Wie organisiert man seine Bestellungen? Vorlage für ein Bestellformular

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Das Bestellformular ist ein Handelsdokument, das zwischen dem Verkäufer (oder Lieferanten) und dem Kunden erstellt wird. Es wird verwendet, um den Umfang eines Verkaufs zu definieren und beide Parteien zu verpflichten.

Obwohl es unverbindlich ist, impliziert das Erstellen eines Bestellformulars die Einhaltung einiger Kriterien. Außerdem müssen präzise Informationen bereitgestellt werden.

Welche sind es? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie ein korrektes Bestellformular erstellen?

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Das Bestellformular ist ein vom Verkäufer ausgestelltes Handelsdokument, in dem alle Einzelheiten einer Bestellung aufgeführt sind. Es konkretisiert die Kaufabsicht.

Die Erstellung eines Bestellformulars ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Ein Verkauf kann mündlich abgeschlossen werden, wenn sich beide Parteien über den Preis und die Art des Geschäfts einig sind.

Sobald der Kunde jedoch das Bestellformular unterzeichnet, wird eine Verpflichtung eingegangen. Mit anderen Worten, das Bestellformular wird zu einem Vertrag, der für beide Parteien Verbindlichkeiten erzeugt:

• der Verkäufer oder Lieferant muss seine Bestellung erfüllen und die Ware entsprechend den Vertragsbedingungen liefern,
• der Käufer hat die Verpflichtung, dafür zu bezahlen.

☝️ In der Regel wird das Bestellformular im Online-Handel nicht verwendet.

Trotz des rechtlichen Wertes des Bestellformulars ersetzt es nicht die Rechnung. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• die Rechnung ist in vielen Situationen verpflichtend, was beim Bestellformular nicht der Fall ist,
• das Bestellformular ist im Gegensatz zur Rechnung kein Buchhaltungsbeleg,
• die Rechnungsstellung erfolgt später im Verkaufsprozess, z.B. bei der Lieferung der Waren.

Auch der Kostenvoranschlag unterscheidet sich vom Bestellformular.

• der Kostenvoranschlag wird hauptsächlich zur Darstellung des Angebots und der Preise verwendet. Es handelt sich um ein kommerzielles Angebot. Es interveniert noch während der Reflexionsphase des Kunden.
• der Kostenvoranschlag wird eher bei dem Verkauf von Dienstleistungen verwendet. Das Bestellformular kommt beim Handel mit Waren und Gütern zu trage.

Obwohl es nicht verpflichtend ist, entscheiden sich viele Unternehmen und Selbständige dafür, Bestellformulare zu erstellen.

Welche Vorteile bietet ein Bestellformular?

• Es ermöglicht, einen Vertrag abzuschließen und alle Rahmenbedingungen des Verkaufs zu definieren: nicht nur den Preis, sondern auch eine Reihe zusätzlicher Kriterien, wie z.B. Lieferbedingungen.
• Sobald alle Informationen festgehalten und das Bestellformular vom Kunden unterzeichnet worden ist, stellt es eine formelle Vereinbarung dar. Dies kann späteren Streitigkeiten vorbeugen.
• Das Bestellformular begleitet das Unternehmen oder den Selbständigen bei der Kontrolle seiner Finanzen. Es erleichtert die Vorausplanung der eingehenden Einnahmen vor der Zahlung der Rechnung.

Wie gesagt, ist das Bestellformular im Gegensatz zu einer Rechnung nicht obligatorisch. Bei seiner Erstellung müssen jedoch eine Reihe von Kriterien erfüllt werden. Und um legale Konsequenzen zu vermeiden, sollten Versäumnisse unbedingt vermieden werden. Wird gegen die gesetzlichen Vorschriften zum Bestellformular verstoßen, kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden.

Hier finden Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, die Sie auf Ihrem Bestellformular angeben müssen:

• Allgemeine Informationen:
  • die Bestellnummer,
  • das Ausstellungsdatum der Bestellung,
  • die Nummer des ursprünglichen Kostenvoranschlags, falls zutreffend,
  • ein für die Unterschrift des Kunden vorgesehenes Feld. Vor der Unterschrift sollten die Worte "gelesen und genehmigt" oder "mit dem Inhalt einverstanden" gestellt werden,
  • ein Feld für Ihre Unterschrift, dringend empfohlen.
    
• Informationen über die Art der Transaktion:
  • die Bezeichnung der Produkte,
  • die Menge der Produkte,
  • der Stückpreis der Produkte ohne Steuern,
  • der Gesamtbetrag der Bestellung vor und nach Steuern,
  • die geltenden Mehrwertsteuersätze,
  • die Liefer- und Leistungsbedingungen,
  • die Zahlungsbedingungen,
  • die Erwähnung einer Anzahlung, falls zutreffend,
  • der Rabattsatz, falls vorhanden,
  • die Strafsätze für Zahlungsverzug,
  • die Widerrufsfrist,
  • alle rechtlichen Garantien.
     
• Die Informationen über den Kunden, im Rahmen eines Verkaufs in BtoC:
  • der Name des Kunden,
  • seine Wohnadresse.
     
• Die Informationen über den Kunden, im Rahmen eines Verkaufs im BtoB:
  • der Firmenname des Unternehmens,
  • die Adresse des eingetragenen Hauptsitzes.
     
• Informationen über das Unternehmen:
  Der Umfang weiterer Pflichtangaben ist von der Gesellschaftsform des Unternehmens abhängig:

1. Nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen:
   • Name, Vorname,
   • Anschrift.
      
2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR):
   • Name und Vorname aller Gesellschafter,
   • ladungsfähige Anschrift der Gesellschaft.
      
3. Eingetragene Einzelunternehmen (e.K.)
   • der im handelsregister eingetragene Firmenname,
   • der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine gebräuchliche Abkürzung, wie z.B. „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“,
   • der Ort der Handelsniederlassung,
   • das Registergericht und die Handelsregisternummer.
      
4. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
   • der im handelsregister eingetragene Firmenname,
   • die Rechtsform „Offene Handelsgesellschaft“ („oHG“) bzw. „Kommanditgesellschaft“ („KG“),
   • der Sitz der Gesellschaft,
   • das Registergericht und die Handelsregisternummer.
      
5. GmbH & Co. KG
   • alle Angaben der OHG bzw. KG,
   • die Firma des persönlich haftenden Gesellschafters und die spezifischen Angaben dieser Gesellschaft.
      
6. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
   • der im handelsregister eingetragene Firmenname,
   • die Rechtsform der Gesellschaft,
   • der Sitz der Gesellschaft,
   • das Registergericht und die Handelsregisternummer,
   • Name und Vorname aller Geschäftsführer,
   • Gegebenenfalls das Stammkapital (Wenn das Bestellformular Informationen über das Kapital der Gesellschaft enthält),
   • Gegebenenfalls Informationen über eine Liquidierung der Gesellschaft. In diesem Fall wird der Name des Geschäftsführers durch die Namen der Liquidatoren ersetzt,
   • Gegebenenfalls der Name und Vorname des Vorsitzende des Aufsichtsrates.
      
7. Aktiengesellschaft (AG)
   • der im handelsregister eingetragene Firmenname,
   • die Rechtsform der Gesellschaft,
   • den Sitz der Gesellschaft,
   • das Registergericht und die Handelsregisternummer,
   • Name und Vorname aller Vorstandsmitglieder und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats,
   • Gegebenenfalls der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen,
   • Gegebenenfalls ein Hinweis zur Abwicklung,
   • Gegebenenfalls Angaben zum Grundkapital (wenn das Bestellformular Angaben über das Kapital der Gesellschaft enthält),
   • Gegebenenfalls Informationen über eine Liquidierung der Gesellschaft und Benennung aller Abwickler und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.

• Die AGB:
  Dem Bestellformular liegt in der Regel die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) bei. In der Tat müssen sie nach der Gesetzgebung obligatorisch mitgeteilt werden.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass sie vom Kunden akzeptiert werden. Deshalb empfehlen wir Ihnen, sie dem Bestellformular beizufügen. Der Kunde kann sie dann unterschreiben und damit ihre Klauseln akzeptieren. Auf diese Weise garantieren Sie sich zusätzliche Sicherheit im Falle von Streitigkeiten.

☝️ Befindet sich Ihre AGB auf der Rückseite des Bestellformulars oder auf separaten Seiten? Stellen Sie sicher, dass alle Seiten vom Kunden unterschrieben sind.

Wie Sie sicher verstanden haben, ist es durchaus möglich, Bestellungen von Hand oder von einer Bestellformular-Vorlage aus zu bearbeiten.

Sobald Ihre Tätigkeit jedoch intensiver wird, wird diese Aufgabe schnell zeitaufwendig. Deshalb wird die Softwarelösung schnell zu einem Muss. Und sie hat eine Reihe von Vorteilen:

• Sie sparen Zeit, dank der Automatisierung der Prozesse und der automatischen Hinzufügung bestimmter Kriterien (Personendaten, Zahlungsbedingungen, Widerrufsfrist usw.).
• Sie verfügen bereits über Ihre Kundenakten. Mit wenigen Klicks können Sie die betreffenden Daten importieren, wenn das Bestellformular ausgestellt wird.
• Sie stellen die Rechtskonformität Ihres Bestellformulars sicher und vergessen keine Pflichtangaben.
• Sie vermeiden Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Eingabe von Informationen.
• Sie verfügen über eine Verbindung zwischen Bestellungen und Lagerbestandsverwaltung bzw. zwischen Bestellungen und Rechnungen und erleichtern so die gesamte Verwaltung Ihrer Tätigkeit.

Beispiele für Software:

Tricoma ist eine Cloud-basierte ERP-Software, die hilft Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Sie verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, einfach und schnell Aufträge zu verwalten. Sie integrieren einfach Ihre Kundenbestellungen in das System, das für Sie automatisch Rechnungen und Lieferscheine generiert.

Tricoma verfügt unter anderem über folgende Optionen:

• Zentralisierte Verwaltung aller Produkte
• Schnittstellen zu e-commerce Websites
• Zahlreiche Filteroptionen und Vorlagen
• Automatische Preis- und Margenberechnung
   

Yousign ist eine zertifizierte Softwarelösung, die es Ihnen ermöglicht, rechtskräftige elektronische Unterschriften zu erstellen und Dokumente online zu unterschreiben.

Die Software zeichnet sich durch eine einfache Handhabung aus. Es genügt, den Unterzeichner auszuwählen, die zu signierenden Dokumente per Drag-and-Drop in die entsprechende Ablage zu ziehen und schon können die gewünschten Empfänger die Dateien digital unterschreiben. Yousign erleichtert die Dematerialisierung der handschriftlichen Unterschrift und die Digitalisierung von Dokumenten.

Yousign kann Ihnen bei der Steigerung Ihrer Effizienz im Büro helfen. Die digitale Unterschrift ist schnell, papierlos und überwindet geografische Entfernungen zwischen den Vertragsparteien.

Sie haben nun die Schlüssel in der Hand, um Bestellungen in ordnungsgemäßer Form vornehmen zu können. Vermitteln Sie dank Ihrer sorgfältigen Ausführung dieser Aufgabe ein seriöses Bild Ihres Unternehmens. Profitieren Sie gleichzeitig von der vertraglichen Regelung Ihrer Verkäufe.

Letztendlich ist das Erstellen eines Bestellformulars eine Win-Win-Situation für Sie und Ihre Kunden!