Wiederkehrende Rechnung und Abo-Verwaltung: Das sollten Sie wissen

Von Jérémy Hasenfratz
Am 28. April 2021 aktualisiert, ursprünglich im April 2020 veröffentlicht
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Immer mehr Unternehmen interessieren sich für die Frage der wiederkehrenden Rechnungen. Aber warum?

Weil sich das Konsumverhalten drastisch ändert: Menschen kaufen immer mehr die Nutzung eines Gegenstandes oder Produktes. Sie “mieten” Güter und schließen ein oder mehrere Abonnements ab.

Wenn Ihre Tätigkeit in diesen Rahmen fällt, dann stellt sich diese Frage: Wie können Sie Abonnements effektiv verwalten und wiederkehrende Rechnungen erzeugen?

Wiederkehrende Rechnung oder wiederkehrende Zahlung?

Wiederkehrende Zahlungen und wiederkehrende Zahlungen werden oft miteinander verglichen.

Was bedeutet wiederkehrende Zahlung?

Wiederkehrende Zahlungen, im Vergleich zu einmalige Zahlungen, sind periodisierte Entnahmen in regelmäßigen Abständen infolge des Abonnements einer Dienstleistung oder eines Produkts.

Was bedeutet wiederkehrende Rechnung?

Wiederkehrende Rechnungen, sogenannte Abo-Rechnungen, sind Rechnungen mit einem festen Betrag, die in regelmäßigen Abständen an denselben Kunden verschickt werden.

Die definierte Periodizität variiert natürlich je nach Ihrer Tätigkeit. Zum Beispiel:

  • jede Woche,
  • alle zwei Wochen,
  • jeden Monat,
  • jedes Quartal,
  • jedes Jahr.

Aber worin bestehen Unterschiede im Vergleich zu normalen Rechnungen? Da sich die Rechnungen wiederholen und sich so kaum verändern müssen, müssen nur zwei Beträge verändert werden:

  • das Rechnungsdatum, und
  • die Rechnungsnummer.

Was ist Abo-Verwaltung?

Bei der Abonnementverwaltung, oder Subscription Management, handelt es sich um die Verwaltung Ihrer Abonnenten und ihrer Präferenzen während ihres gesamten Lebenszyklus. Ein Abo-Verwaltung-System speichert Ihren Produktkatalog, die Preise, die Abonnenten-Daten, d.h. ihre Abonnements, alle Add-ons, den Verlauf ihrer Transaktionen und die Abrechnungsperioden.

Wiederkehrende Rechnungen kommen häufig im Rahmen der Abo-Verwaltung vor (Presse, Fitnessstudio, Versicherung, Video-on-Demand, usw.).

wiederkehrende rechnung© Freepik

Vorteile einer spezialisierten Software für Ihre wiederkehrenden Rechnungen

Optimierung der Arbeitszeiten

Im Durchschnitt dauert es 9 Minuten, eine Rechnung zu erstellen.

© zervant.com

Dank einer Abo-Verwaltung- oder Fakturierungssoftware brauchen Sie nur die Rechnungsvorlage auszufüllen, um den Prozess der wiederkehrenden Rechnungen zu starten.

Solche Software erstellt zum Beispiel monatliche Rechnungen automatisch und befreit Ihre Teams von einer zeitaufwändigen Aufgabe.

Zuverlässigkeit und Kontinuität der Prozesse

Die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen reduziert das Risiko von Fehlern oder Verseheneine Software braucht keine manuelle Operation einer oder mehrerer Personen.

Sie können dies in vollem Umfang nutzen, indem die Kontinuität des Dienstes auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters gewährleistet ist.

Reduzierung der Anzahl von Mahnungen

Die strikte Einhaltung der vereinbarten Periodizität bedeutet, dass Ihre Kunden ihre erstellten Rechnungen immer zum gleichen Zeitpunkt erhalten.

Konsequenz?

Diese Gewohnheit verfestigt sich bei Ihren Kunden und vergessen nicht mehr zu bezahlen.

Besseres Management Ihres Unternehmens

Schließlich bieten die Oberfläche und Funktionalitäten einer spezialisierten Software einen schnellen Überblick über Ihren Cashflow, insbesondere über zukünftige Mittelzuflüsse dank Abo-Rechnungen.

Dies erleichtert die Kontrolle Ihrer Kosten.

Rechnungsprogramme für wiederkehrende Rechnungen

Debitoor

Debitoor ist eine Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und KMUs. Intuitiv gestaltet und an Ihr Unternehmen angepasst, Debitoor vereinfacht die Rechnungsstellung. 

Sie können Ihre wiederkehrenden Rechnungen mit einer automatischen Zahlungsoption programmieren. Da Sie Ihren Kunden ermöglichen online zu bezahlen, erleichtern Sie ihnen das Zahlen, und so erhalten Sie auch das Geld schneller.

invoiz

invoiz ist ein deutsches Rechnungsprogramm zur Buchhaltung und Fakturierung für Selbstständige und KMUs. Mit dieser Software können Sie Angebote und Rechnungen individuell und rechtssicher gestalten, versenden, verwalten und revisionssicher speichern.

Sie haben auch die Möglichkeit Abo-Rechnungen anzulegen, indem Sie die Rechnung erstellen, den Rhythmus programmieren und einen Empfänger auswählen. invoiz regelt danach alles automatisch.

Chargebee: Software für die komplette Abo-Verwaltung

Chargebee ist eine SaaS für E-Commerce Unternehmen mit einem Abonnementmodell. Mit Chargebee können Sie Abo-Rechnungen erstellen oder schreiben. Seine skalierbare Plattform ermöglicht ein verbessertes Einnahmenmanagement und einen effizienteren Abonnement-Workflow.

Chargebee bietet folgendes an:

  • mehr als 30 Zahlungs-Gateways, darunter weltweit führende Unternehmen wie Stripe, Braintree,
  • Behandlung von alternative Zahlungsmethoden wie PayPal und Amazon Payments,
  • Automatisierung des Inkassos von Zahlungen,
  • Fakturierung,
  • E-Mail-Benachrichtigungen,
  • Native Integrationen wie Salesforce Sales Cloud, QuickBooks, Shopify, Squarespace, MailChimp, ShipStation, Refersion, Google Analytics und Zapier.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr... und verdienen Sie Geld

Die Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung, eine vom Abonnementmanagement untrennbare Praxis, kann komplizierter sein, als sie es scheint. Ein Fehler oder Versehen hat eine doppelte Folge: Das kostet nicht nur Geld, sondern Sie verlieren auch an Glaubwürdigkeit bei Ihren Kunden.

Die gute Nachricht ist, dass es wiederkehrende Abrechnungssoftware gibt. Und angesichts der Zeitersparnis, die durch ihre Nutzung gewonnen wird, können Sie schnell positive wirtschaftliche Auswirkungen spüren.

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