Vergleich der besten Rechnungsprogramme für Handwerker

Jedes Unternehmen kennt das Problem: Was ist das am besten für meinen Betrieb geeignete Rechnungsprogramm? Handwerker sehen sich jedoch vor weitere Herausforderungen bei der Auswahl gestellt: Sind Kostenvoranschläge leicht erstellbar? Können Stundensätze flexibel angepasst werden? Ist die Ressourcenverwaltung für die Baustelle inklusive?

Die Automatisierung der Betriebsführung ist ein wichtiges Thema in der Tätigkeit von Bauunternehmen und Handwerksbetrieben. Mit der richtigen Software können Sie Ihre Produktivität verbessern, weniger Zeit für Papierkram und mehr Zeit für Kunden und Ihre alltäglichen Einsätze oder Bauprojekte aufwenden. Die Optimierung Ihrer Rechnungsstellung mit Online-Services kann bis zu mehrere Tage Verwaltungsarbeit pro Monat einsparen und stellt gleichzeitig sicher, dass wichtige Geschäftsunterlagen nicht verloren gehen.

Um Ihnen zu helfen, das beste IT-Werkzeug für das Rechnungswesen für Ihren Betrieb zu finden, hat appvizer den folgenden Vergleich von Handwerkersoftware für Sie erstellt.

Das Rechnungswesen eines Handwerksunternehmens ähnelt dem eines Unternehmens in einem anderen Tätigkeitsbereich, indem es beispielsweise die folgenden Punkte umfasst:

• Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen

• Zahlungsverfolgungen und Mahnungen bei Nichtzahlung

• Cashflow-Überwachung

• Speicherung und Archivierung von Dokumenten

• Identifikation jedes ausgestellten Dokuments über eine Kunden- und/oder Rechnungsnummer

• Definition von Zahlungsbedingungen

Berufstätige im Handwerks- und Bausektor müssen jedoch noch mehr als andere Unternehmen in der Lage sein, auf Reisen, an einem Einsatzort oder auf einer Baustelle Angebote und Rechnungen zu erstellen.

Für selbständige Handwerker, Meisterbetriebe, Bauteams oder deren Bauleiter ist daher eine mobile Version der Software, die über ein Tablet oder Smartphone zugänglich ist, unerlässlich. Dies ist ein wesentliches Kriterium für die Wahl eines geeigneten Programms.

Darüber hinaus ist es wichtig, Ihren Kunden dank eines Kataloges der verfügbaren Tarife, Materialien und Leistungen schnell ein präzises und umfassendes Angebot unterbreiten zu können. Die automatische Kalkulation von Arbeitskräften, Stundensätzen, Gütern, eingesetzten Teilen usw. spart Zeit bei der Erstellung des Kostenvoranschlags.

Arbeiten Sie als Handwerks- oder Baubetrieb mit öffentlichen Auftraggebern zusammen, so sind Sie bereits oder werden in naher Zukunft verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen. Hierfür muss ein Rechnungsprogramm entsprechende Funktionen beinhalten.

Zudem ist es häufig nützlich, wenn die Lager- bzw. Bestandsverwaltung in das Rechnungsprogramm integriert ist, um jederzeit den Überblick über die Posten zu haben, die Sie Ihren Kunden zu einem gegebenen Zeitpunkt anbieten können.

Einige Tools bieten auch die Möglichkeit, die Preise Ihrer Lieferanten direkt zu integrieren. Sie haben so alle Daten zur Hand: Die Rechnungsstellung ist noch einfacher.

Zu guter Letzt ist festzuhalten, dass die Abrechnung im Handwerks- und Bausektor häufig speziellen gesetzlichen Bestimmungen unterliegt, die beispielsweise den separaten Ausweis von Lohnleistungen für Handwerker sowie von haushaltsnahen Dienstleistungen (§35a EStG) verlangen oder die Abrechnung von Bauleistungen unter Berücksichtigung der geltenden Umsatzsteuervorschriften (z.B. § 13b UStG) vorschreiben. Andere ggf. zu berücksichtigende Regelungen beziehen sich zum Beispiel auf Abschlagszahlungen, die der Handwerker vom Auftraggeber verlangen kann (§ 632a BGB).

Um herauszufinden, ob eine Abrechnungssoftware sich für Ihre Vorhaben eignet, definieren Sie eingangs die Anforderungen, die Sie an sie haben - beispielsweise anhand der folgenden Fragen:

• Wie groß ist Ihr Unternehmen? Die Anforderungen sind für einen Kleinbetrieb, ein KMU oder ein Großunternehmen unterschiedlich.

• Bevorzugen Sie spezielle Handwerkersoftware für Ihre Branche oder wäre auch allgemeine, branchenübergreifende Software für Ihre Angebote und Rechnungen geeignet?

• Wie hoch ist Ihr Budget?

• Wie viele Benutzer benötigen Zugriff auf die Anwendung?

• Ist eine mobile App notwendig, um Angebote und Rechnungen bei Einsätzen, beim Kunden, auf einer Baustelle usw. bearbeiten zu können?

Mit der mobilen bzw. Online-Rechnungsstellung finden Sie alle Ihre Geschäftsdokumente in einem Programm und laufen nicht mehr Gefahr, ein Angebot oder eine andere wichtige Unterlage im Büro zu vergessen, wenn Sie sich auf den Weg zu einem Kundengespräch machen. Alles wird online gespeichert und ist so jederzeit griffbereit. Sie sind nicht mehr auf einen festen Arbeitsplatz an Ihrem Schreibtisch angewiesen, um die Abrechnung zu verwalten und können Ihre Kunden mit zusätzlichen Informationen und Angebotsdetails überzeugen.

Denken Sie daran, dass Sie die häufig angebotenen kostenlosen Testversionen der Programme nutzen können, um herauszufinden, ob ein Tool das hält, was es verspricht und was Sie von ihm erwarten.

Ein Rechnungsprogramm bzw. eine Faktura-Software unterstützt Handwerker unter anderem bei:

• der Bearbeitung einer Rechnung

• der Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot oder Kostenvoranschlag

• der Erstellung einer Rechnung aus einer Ausschreibung heraus

• der Verwaltung von Anzahlungen

• dem Ausweisen mehrerer Umsatzsteuersätze oder der Befreiung von der USt.

• dem Versand von Rechnungen in verschiedenen Formaten

• der Zahlungserinnerung und -aufforderung an Kunden bei verspäteter Begleichung von Rechnungen

• der Automatisierung der Vertriebsverwaltung auf Reisen zu einem Kunden, auf einer Baustelle oder bei anderen Formen der Mobilität

Es gibt Rechnungsprogramme, die eine kostenlose, aber im Funktionsumfang begrenzte Version anbieten.

So bietet beispielsweise Zervant, das sich an sehr kleine Unternehmen aller Branchen richtet, ein kostenloses Abonnement für bis zu 10 Kunden an. Darüber hinaus müssen Sie - je nach gewählter Paketoption - zwischen 7 und 75 € pro Monat bezahlen. Mit Zervant können Sie Rechnungen online erstellen, eine Kunden- und Produktdatenbank pflegen sowie von Berichtsfunktionen profitieren.

HERO ist mehr als nur ein Rechnungstool. Diese vielseitige Handwerkersoftware hilft Ihnen, auch in anderen Bereichen Zeit zu sparen, indem Sie die Digitalisierung auch ins Projektmanagement, die Kalkulation, das Personalwesen und die Ressourcenplanung bringt. hero ist dabei perfekt an die Bedürfnisse von Handwerkern jeder Art angepasst - seien es Maler, Dachdecker, Profis aus dem Bereich SHK oder Maurer.

Als Komplettlösung vereinfacht sie das digitale Management der Geschäftsaktivitäten, indem Sie alle für eine Online-Betriebsführung relevanten Informationen in einer Anwendung vereint. So müssen Sie zusätzlich zu Ihrem Alltagsgeschäft nicht auch noch eine Vielzahl an unterschiedlichen Programmen synchronisieren und verwalten.

hero umfasst unter anderem die folgenden Funktionen:

• Rechnungs-, Auftrags- und Angebotserstellung

• Speziell an das Handwerk angepasstes Mahnwesen

• Tools für die Personaleinsatzplanung und das Ressourcenmanagement integriert

• Zeiterfassung

• Baustellenmanagement und Projektverwaltung in Echtzeit

• Mobilität dank Web-Anwendung und App

• Planung von Kundenterminen und Transparenz über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter 

invoiz ist eine Rechnungssoftware, die sich an Selbstständige und Kleinunternehmer richtet. Sie integriert darüber hinaus auch Lösungen für die Bedürfnisse von Handwerkern. Mit invoiz können Sie Angebote und Rechnungen erstellen, versenden und verwalten.

Sie erstellen zunächst ein individuelles Angebot in professionellem Design und versenden es direkt dank der integrierten Schnittstelle zu Ihrem Email-Postfach. Sobald der Kunde das Angebot annimmt, werden Sie benachrichtigt und die Angebotsdatei kann schnell in eine Rechnung umgewandelt werden, die Sie in nur wenigen Klicks rechtssicher fertigstellen und die Ihr Kunde beispielsweise über PayPal oder einen Überweisungsträger direkt bezahlen kann. Anschließend wird alles revisionssicher gespeichert.

invoiz integriert unter anderem die folgenden Funktionen:

• Rechtssichere Rechnungsvorlagen für rundum sorgenfreie Abrechnung

• Einfacher Import von Stammdaten über Excel

• Verwaltung von Dienstleistungen oder individuellen Stundensätzen

• Einfaches Management von Kundendaten

• Rechnungsstellung mit oder ohne Umsatzsteuer (inklusive automatischer Begründung)

• Übersichtliches Dashboard mit allen relevanten Statistiken und Kennzahlen sowie offenen Angeboten und Rechnungen

Lexware handwerk ist eine gänzlich auf das Handwerk spezialisierte Rechnungssoftware, die Ihnen hilft, Ihre Verwaltungs- und Büroarbeit zu automatisieren und zu vereinfachen. Dabei greift sie Ihnen sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Warenwirtschaft und Kundenverwaltung unter die Arme.

Mit umfangreichen branchenspezifischen Ausweisen, die in die zu erstellende Rechnung integriert werden können, gewährleistet Lexware handwerk hohe Rechtssicherheit und Konformität mit den jeweils anzuwendenden gesetzlichen Bestimmungen.

• Belegs- und Rechnungsverwaltung (u.a. auch Sammelrechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Abrechnung von Bauleistungen, Aufmaßberechnung usw.)

• Integriertes Einkaufs-, Lager- und Bestandsmanagement

• Schnittstellen zu Eldanorm, ZVEH-Norm und Datanorm sowie ELSTER

• Anbindung an Online-Adressüberprüfung, Frankierung sowie Versanddienste

• Elektronische Rechnungsstellung mit qualifizierten elektronischen Signaturen

• Mobiler Zugriff über App und Internet-Anwendung

WinRechnung ist ein Rechnungsprogramm für Handwerker jeder Art. Dieses Tool hilft Ihnen, Ihre Abrechnung zu digitalisieren und zu automatisieren. Und das nicht nur im Hinblick auf die Rechnungsstellung, sondern auch hinsichtlich anderer Management-Bereiche!

Zwar ist das Tool nicht ganz so visuell ausgestaltet, dafür erlauben die vielseitigen Rechnungseinstellungen es, professionelle Dokumente ganz nach Ihren Bedürfnissen zu erstellen. Auch die Tatsache, dass WinRechnung sich mehr als nur der Rechnungsstellung von Handwerksbetrieben und selbstständigen Handwerkern angenommen hat, ist eine Stärke: Von der Auftrags- und Artikelverwaltung über das Kontaktmanagement mit umfangreichen Filteroptionen bis hin zur Lagerverwaltung hat WinRechnung alles im Gepäck, was Sie für die Abrechnung Ihrer Dienstleistungen und Produkte benötigen.

WinRechnung integriert die:

• Rechnungsstellung und das Auftragswesen

• Verwaltung von Kontakten, Lagerbeständen und Aufträgen

• Speicherung von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten

• Schnittstelle zu Ihrem Email-Programm

• Liste offener Posten

• Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Gutschriften, Ausschreibungen und Rechnungen

Wenn Sie eine komplette, einfach zu bedienende Software für Handwerker und Dienstleister suchen, sind Sie bei uns richtig: Sie finden sie in diesem Vergleich.

Welche Software Sie auch immer wählen, sie wird Ihnen zwangsläufig eine beträchtliche Zeitersparnis bringen, die Sie besser dafür nutzen können, Ihre Kunden mit Ihrer eigentlichen Arbeit zufriedenzustellen!

Lassen Sie uns gerne wissen, welche Erfahrungen Sie als Handwerksbetrieb mit der Abrechnung gemacht haben!