Ein gutes Rechnungsprogramm - kostenlos! Geht das?

Von Dominika Niewiadomska
Am 19. November 2020 aktualisiert, ursprünglich im September 2019 veröffentlicht
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Sie suchen ein zuverlässiges Rechnungsprogramm, kostenlos? Rechnungen schreiben: mobile Fernabrechnung, Management der Steuersätze, Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben... Ein professionelles Tool erleichtert Ihnen das Leben im Hinblick auf all diese Punkte.

Wir erklären Ihnen im folgenden Vergleich kostenloser Rechnungsprogramme, welche Vor- und Nachteile Freeware für die Rechnungsstellung hat, welche Alternativen es gibt und nach welchen Kriterien Sie das für sich perfekte Tool auswählen sollten.

Online-Rechnungssoftware: Definition und Vorteile

Wozu das Ganze?

Online-Rechnungsprogramme automatisieren alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung, von der Erstellung des Kostenvoranschlags über die Verfolgung von Zahlungen bis hin zur Verwaltung von Mahnungen.

Webbasierte Rechnungssoftware bietet Ihnen Zugriff, wo immer Sie sind, unter der einzigen Bedingung, dass Sie Zugang zum Internet haben. Sie profitieren von der Echtzeit-Überwachung und Transparenz von Ein- und Auszahlungen, offenen Rechnungen und vielem mehr.

Ein solches Programm beinhaltet auch die strikte Einhaltung des Rechtsrahmens. Sie sind sicher, dass jedes Angebot und jede Rechnung in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung erstellt wird. Wenn sich beispielsweise der Umsatzsteuersatz ändert, brauchen Sie nicht darüber nachzudenken, Ihre Geschäftsunterlagen manuell anzupassen - das Rechnungsprogramm erledigt das für Sie. So sparen Sie Zeit und sind immer topaktuell aufgestellt.

Hauptmerkmale

Rechnungsprogramme vereinfachen Ihr Leben mit einer Vielzahl von Funktionen. Zu den wichtigsten Funktionen dieser IT-Tools zählen unter anderem:

  • Ausgabe von Prognosen
  • Rechnungsbearbeitung
  • Erstellung und Verwaltung von Gutschriften, Lieferscheinen und Bestellformularen
  • Rechnungsversand per E-Mail
  • Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen (Abonnements)
  • Automatisierung von Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen
  • Belegerfassung
  • Bankabgleich

Warum auf Online-Rechnungsstellung setzen?

Online-Software für das Rechnungswesen bringt Ihnen mehr als nur die Automatisierung Ihrer Prozesse und eine unbestreitbare Zeitersparnis.

Vermeidung von Abrechnungsfehlern

Wählen Sie die abzurechnenden Produkte und/oder Dienstleistungen für die jeweilige Bestellung sowie die jeweiligen Stückzahlen und die Software erledigt den Rest. Keine Excel-Formeln, keine Berechnungsfehler. Wählen Sie den betreffenden Kunden, dessen Daten zuvor direkt im Programm registriert oder aus Ihrem CRM-System importiert wurden, und senden Sie das Dokument mit einem Klick!

Überwachung des Cashflows

Behalten Sie Ihre Forderungen im Auge und analysieren Sie Daten aus personalisierten Berichten und Dashboards. Keine Unklarheiten mehr in Sachen Buchhaltung - Sie wissen jederzeit, wie es auf Ihren Konten aussieht.

Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit

Eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche macht die Rechnungsstellung angenehmer: Sie scheuen sich weniger, sich dieser Aufgabe zu widmen und genießen es, sich voll und ganz darauf zu konzentrieren. Infolgedessen verbringen Sie weniger Zeit mit der Abrechnung und können Ihre Zeit effizient nutzen - ganz anders als in einer starren Tabelle, die jedes Mal von Hand aktualisiert werden muss.

Erleichterte Buchhaltung

Die Online-Rechnungssoftware ist auch ein Bindeglied zwischen Ihnen und Ihrem Buchhalter bzw. Steuerberater. Ihr Informationsaustausch wird erheblich erleichtert. Außerdem können Sie sich auch ohne tiefgehende Buchhaltungskenntnisse dank einfach zu bedienender Tools problemlos abrechnen.

Kundensupport

Bei Fragen oder Problemen steht Ihnen der Kundensupport des Softwareanbieters zur Verfügung. Mit der Rechnungsstellung sind Sie also nicht mehr allein.

Mobilität = Freiheit

Dank einer mobilen Anwendung werden Informationen in Echtzeit übertragen, egal wo Sie sich gerade befinden. Haben Sie einen Termin außerhalb des Büros? Kein Problem, Sie können ein Angebot auch von Ihrem Smartphone aus senden, einen Auftrag per App bestätigen oder eine Rechnung auf Ihrem iPad erstellen.

Die 4 Gebote für Angebote und Rechnungen

Nr. 1: Du sollst Kundendaten aktuell halten

Änderung der Bestellung, neue Adresse oder neue Telefonnummer... Damit eine Rechnung gültig ist, müssen die Daten des Leistungsempfängers korrekt sein. Über den rechtlichen Aspekt hinaus ist dies natürlich auch für das Image Ihres Unternehmens wichtig. Wird sich Ihr Kunde wertgeschätzt fühlen, wenn Sie einen Fehler in seinen Informationen machen?

Nr. 2: Du sollst den richtigen Steuersatz anwenden

Achten Sie besonders auf den Umsatzsteuersatz, der für die von Ihren vertriebenen Produkt und Dienstleistungen anzuwenden ist. Fehlerhafte Daten sind echte Zeitfresser!

Nr. 3: Du sollst nicht die gesetzlichen Vorgaben vergessen

Wie bereits erwähnt, müssen bestimmte Informationen in einer Rechnung enthalten sein. Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 250€ brutto werden unter anderem die folgenden Punkte gefordert:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende und individuelle Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Leistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt (nach Steuersätzen oder -befreiungen aufgegliedert)
  • Rabatte und Minderungen
  • Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • ggf. Hinweis bei Abrechnung per Gutschrift
  • ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers.

Eine Rechnung, deren Summe 250€ brutto nicht übersteigt, also eine sog. Kleinbetragsrechnung, muss mindestens die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Leistungen
  • Entgelt sowie Steuerbetrag als Summe
  • Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Haben Sie auf Ihrer Rechnung nicht das Fälligkeitsdatum der Zahlung angegeben? Planen Sie viel Geduld ein, bis Sie Ihre Zahlung erhalten…

Nr. 4: Du sollst Rechnungsfehler vermeiden

Außer durch den damit verbundenen finanziellen Schaden leidet Ihr Unternehmen bei fehlerhaften Rechnungen auch im Hinblick auf sein Image und Sie riskieren umso mehr den Verlust von Kunden.

Wie wähle ich mein Rechnungsprogramm aus?

Was sind meine Bedürfnisse?

Um ein geeignetes Programm zu finden, ist es notwendig, dass Sie Ihre Bedürfnisse im Vorfeld definieren. Zu den Anforderungen, die Sie definieren sollten, gehören: erwarteter Funktionsumfang, Anzahl der Benutzer sowie der monatlich ausgestellten Rechnungen und ähnliches.

Müssen Sie Ihre Dokumente so anpassen, dass sie das Image Ihres Unternehmens widerspiegeln und sich in Ihr Corporate Design einfügen? Auch dies sollte bei der Auswahl Ihres Werkzeugs berücksichtigt werden.

Wie werde ich die Software nutzen?

Müssen Sie das Rechnungsprogramm auch von unterwegs aus verwenden können? In diesem Fall ist eine mobile bzw. webbasierte Anwendung für Sie unerlässlich.

Unterschätzen Sie außerdem nicht den Faktor Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit der Software. Das Layout und die Benutzeroberfläche müssen Ihnen gefallen, damit die Handhabung des Werkzeugs angenehm und die Anwendung effizient ist.

Wie sieht es mit der Interoperabilität aus?

Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer vorhandenen Tools: Buchhaltung, CRM, Projektmanagement usw. Sie sparen noch mehr Zeit, wenn die von Ihnen gewählte Abrechnungssoftware über APIs mit Ihren Tools verbunden werden kann.

Vergiss nicht deinen Buchhalter.

Wenn Sie die Dienste eines Buchhalters, Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers in Anspruch nehmen, erleichtert Ihnen ein sicherer Zugang für Ihren Finanzprofi die Kommunikation. Letzterer kann über sein eigenes Benutzerportal auf die für ihn relevanten Daten zugreifen: Sie müssen keine Dateien mehr per E-Mail versenden, die richtige oder aktuellste Version eines Dokuments auffinden und Ihre Dateiordner mühselig durchforsten.

Unser Vergleich: Die besten kostenlosen Rechnungsprogramme

Fakturama - Die Open-Source-Rechnungssoftware

Für wen? Kleinunternehmen mit Grundkenntnissen im Rechnungswesen

Fakturama ist eine Open-Source-Anwendung für das Rechnungswesen, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Dokumente nach Belieben zu erstellen und zu bearbeiten. Neben Funktionen für die Rechnungsstellung umfasst dieses Software auch Tools für den E-Commerce wie Anbindungen zu den gängigsten Onlineshop-Plattformen.

Fakturama ermöglicht unter anderem die folgenden Aktionen:

  • Erstellung einer breiten Auswahl an Dokumentenarten: Angebot, Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung, Gutschrift…,
  • Belegerfassung,
  • Datenimport aus Ihrem Webshop,
  • Unterstützung des ZUGFeRD-Formats für den Austausch mit Ihren Finanzberatern,
  • Adressdatenbank und Produktmanagement.
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Da Sie bei Fakturama Steuersätze, Rabatte, Skonti und Co. selbstständig auswählen müssen, empfehlen sich für die Anwendung dieser Rechnungssoftware grundlegende Kenntnisse im Bereich Buchhaltung und Rechnungswesen.

Zervant - Rechnungswesen leicht gemacht

Für wen? Kleine Unternehmen und Selbstständige

Zervant ist ein Online-Tool, das sich durch seine einfache Bedienung auszeichnet. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Angebote und Rechnungen professionell gestalten und bearbeiten. Anschließend können Sie sie im Nu versenden - per E-Mail, als PDF oder Papierversion, es liegt an Ihnen!

Zervant bietet unter anderem die folgenden Features:

  • einfacher Rechnungseditor,
  • Kontakt- und Adressverwaltung,
  • Versenden von Dokumenten,
  • Nachverfolgung Ihrer Verkäufe,
  • Bearbeitung von individuell konfigurierbaren Dokumenten,
  • mehrsprachige Verwaltung von Angeboten und Rechnungen.

Sie können in wenigen Sekunden einsehen, ob Ihre Rechnungen bezahlt sind, weiter ausstehen oder sich Ihre Kunden mit dem Begleichen verspäten. So haben Sie den vollen Überblick über Ihren Cashflow.

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Mit Zervant ist alles an einem Ort zentralisiert. Es ist schnell und einfach alles miteinander verbunden.

Die Lösung ist in Deutschland für Rechnungen an bis zu 10 Kunden kostenlos. Ein größerer Funktionsumfang ist ab 7 € pro Monat erhältlich.

Bei allen Vorteilen: Achtung bei Freeware!

Eine kostenlose Rechnungssoftware kommt mit vielen Vorteilen einher, allen voran natürlich die Ressourcenersparnis. Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass eine kostenlose Vollversion oftmals auch mit einigen Herausforderungen daher kommt, die die sorglose Anwendung einer solchen Anwendung mehr oder weniger stark einschränken.

Kostenlos heißt nicht immer kostenlos

Leider ist es in den meisten Fällen so, dass ein leistungsstarkes Programm nie gänzlich kostenlos ist. Versteckte Kosten können beispielsweise auftreten, wenn Sie feststellen, dass Sie auf kostenpflichtige Erweiterungsmodule angewiesen sind. Fakturama ermöglicht Ihnen als quelloffene Software den gänzlich kostenlosen Gebrauch und bleibt damit eine rare Ausnahme. Achten Sie daher darauf, was im Paket enthalten ist, wenn Sie Ihre Entscheidung treffen.

Merkmale und Funktionen

Vergewissern Sie sich bei jedem Programm, dessen Einsatz Sie in Erwägung ziehen, ob es alle notwendigen und relevanten Funktionen integriert, die Sie benötigen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie für sich entscheiden, ob Sie bereit sind, ein zusätzliches Budget für erweiterte und essenzielle aber kostenpflichtige Zusatzfunktionen aufzuwenden.

Kundensupport

Können Sie bei Fragen, Problemen oder Unsicherheiten auf professionelle Unterstützung hoffen? Ein solcher Support wird bei kostenlosen Rechnungsprogrammen in den allermeisten Fällen nicht geboten.

Anwendungsmöglichkeiten

Freeware ist in erster Linie für selbstständige Unternehmer und kleine Organisationen geeignet, da die darin enthaltene Höchstanzahl der Benutzer oder zu erstellenden Dokumente oder die maximal verfügbare Speicherkapazität bei größeren Unternehmen schnell erreicht wird. Erweiterungen sind auch hier mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Alternativen mit kostenlosen Testversionen

Debitoor: Intuitiv, innovativ, informativ

Für wen? Freelancer, Gründer und Kleinunternehmer

Debitoor ist ein Programm für das Rechnungswesen und die Buchhaltung, das sich vor allem an selbstständige Unternehmer richtet. Mit dieser intuitiven Rechnungssoftware können Sie Rechnungen erstellen, Gutschriften managen und bei Bedarf Mahnungen versenden. Auch die Belegerfassung per OCR-Technologie für eine vollständige Buchhaltung ebenso wie ein spezieller Zugang für Ihren Steuerberater sind integriert.

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Die kostenlose Version von Debitoor ist für sieben Tage erhältlich. Die professionellen Vollversionen sind zwar kostenpflichtig, werden jedoch sicherlich Ihren Geldbeutel erfreuen: los geht es schon ab 4€ pro Monat.

Lexoffice: Funktionen über Funktionen

Für wen? Selbstständige, Gründer und KMUs

Lexoffice ist der Klassiker unter den deutschen Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen. Egal, ob Rechnungserstellung, Belegversand, Abschlagsrechnungen, integriertes Onlinebanking, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER-Schnittstelle oder EÜR - Lexoffice ist eines der umfangreichsten Tools für Ihr Finanzmanagement. Die vielfach prämierte und GoBD-testierte Software überzeugt vor allem durch den Umfang ihrer Features und Anwendungsmöglichkeiten.

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Lexoffice bietet eine 30-tägige Gratis-Testversion an, im Rahmen welcher Sie das Tool vollständig prüfen können. Anschließend können Sie die Vollversion ab 7,90€ pro Monat nutzen.

orgaMAX

Für wen?

orgaMAX geht über das reine Rechnungswesen hinaus. In dieser Management-Lösung sind neben Tools für die Rechnungsstellung und das Auftragswesen beispielsweise auch Funktionen für die alltägliche Aufgabenverwaltung, das Einkaufs- und Verkaufsmanagement, die Verwaltung Ihrer Kundenstammdaten sowie umfangreiche Berichtsoptionen vereint. So sind alle für die Rechnungsstellung nötigen Daten an einem Ort vereint.

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orgaMAX bietet eine unverbindliche und kostenlose 30-tägige Probeversion an. Die Preise für die Vollversion beginnen bei 7,50€ pro Monat.

Einfache Rechnungsstellung mit kostenloser Software

Wir können es nicht oft genug wiederholen: Die genaue Bestimmung Ihrer Bedürfnisse ist entscheidend, um die für Sie passendste Software zu finden. Indem Sie Ihre Anforderungen, Probleme, Anwendungsarten und so weiter identifizieren, werden Sie besser in der Lage sein, das Werkzeug zu finden, das Ihnen Antworten liefern kann.

Es gibt sehr zuverlässige kostenlose Programme für die Rechnungsstellung, wie beispielsweise Faktura und Zervant. Sollten die Gratisversionen jedoch nicht Ihren Erwartungen entsprechen, zögern Sie nicht, auch die Testversionen der kommerziellen Rechnungsprogramme zu nutzen.

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