Vergleich: Mit welchem Rechnungsprogramm kann ich einfach Aufträge und Rechnungen erstellen?

Vergleich: Welches Rechnungsprogramm für mein KMU?

Welche Vorteile bringt ein Rechnungsprogramm für die Erstellung von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen für Ihr Unternehmen? Sie erstellen Ihre Rechnungsunterlagen bisher manuell in Tabellenkalkulationen wie Excel oder Sie wollen auf ein neues Programm umsteigen?

appvizer hat für Sie einen Vergleich von acht Rechnungsprogrammen - sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig - erstellt. Ob selbständig, Kleinunternehmer oder KMU, für jeden ist etwas dabei.

Inhalt:

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4 Vorteile einer Fakturierungssoftware

Vorteil Nr. 1: Zeitersparnis

Mit integrierten Angebots- und Rechnungsvorlagen entfällt die Notwendigkeit, für jedes neue Angebot, jeden Auftrag oder jede Rechnung ein neues Dokument auszustellen. Wenn ein neues Formular erstellt werden soll, wählen Sie einfach die Produkte und Dienstleistungen aus dem Katalog aus: Sie müssen keine Positionen mehr Zeile für Zeile eingeben.

Vorteil Nr. 2: Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

Wenn Ihnen ein Rechnungsprogramm bei der Abrechnung unter die Arme greift, haben Sie eine Sorge weniger: die steuerlichen und gesetzlichen Vorschriften wie Umsatzsteuersätze und Co. Die Anwendung und Berechnung dieser erfolgt automatisch und auch Mahnungen werden rechtssicher formuliert und versandt. Oft ist ein Rechnungsprogramm, das Tools für die Buchführung umfasst, zudem nachweislich GoBD-konform.

Vorteil Nr. 3: Vermeidung von Fehlern

Automatisierte Kalkulationen erleichtern Ihnen das Leben: Sie müssen die Berechnungen nicht mehr selbst durchführen und vermeiden somit Fehler in Ihren Aufträgen und Rechnungen.

Vorteil Nr. 4: Verfolgen Sie Ihre Aktivität

Dank einer Echtzeitansicht der eingegangenen Rechnungen, der gesendeten und offenen Angebote, des Umsatzes usw. können Sie Ihre Projekte und deren Erfolge genau verwalten und analysieren.

Die besten kostenlosen Rechnungsprogramme

Collmex rechnung

In der Basisversion ist Collmex rechnung eine kostenlose Anwendung für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen. Dieses sehr einfache Tool bringt Erleichterung bei der effizienten Erstellung Ihrer Rechnungsdokumente, unter anderem durch die:

  • Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen im PDF-Format

  • Verwaltung von Produkten

  • Management Ihrer Kundenkontaktdaten

  • Erstellung von Dokumenten auf Deutsch oder Englisch

Collmex rechnung Screenshot

Aufbauende Versionen von Collmex rechnung umfassen erweiterte Funktionen wie das Mahnwesen oder die Verwaltung offener Posten.

Zervant

Zervant richtet sich vor allem an Kleinunternehmen, ist aber auch für Freelancer und Selbständige geeignet. Die grundlegende Version dieses Rechnungstools ist kostenlos.

Zervant ist ein sehr einfaches Rechnungsprogramm: Es greift Ihnen bei der Bearbeitung von Rechnungen und Angeboten unter die Arme. Alle Schritte sind in nur wenigen Klicks erledigt. Die benutzerorientierte Oberfläche ist angenehm und einfach zu bedienen.

Zervant Rechnungsprogramm Screenshot

Auf der funktionalen Seite bietet Zervant:

  • Auswahl des anzuwendenden Mehrwertsteuersatzes

  • Bearbeitung von Rechnungen in mehreren Sprachen

  • Import der zu fakturierenden Produkte oder Dienstleistungen (Excel-Format oder CSV) in die interne Datenbank

  • Verknüpfung mit Ihrem Email-Postfach für direkten Rechnungsversand

  • Belegs- und Angebotserstellung

  • Umwandlung des Angebotes oder Kostenvoranschlags in eine Rechnung

Zervant ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre gesendeten, bezahlten oder verspäteten Rechnungen zu behalten. Mithilfe dieser Anwendung können Sie außerdem Einnahmeberichte und Buchhaltungsexporte in verschiedenen Formaten herunterladen, um sie anschließend an Ihren Buchhalter zu senden. 

Grenzen von Freeware

Wirklich kostenlos?

Hinter der Bezeichnung kostenlose Software bergen sich leider oft versteckte Kosten, beispielsweise für erweiterte Features, Wartung, Updates, Speicherplatz oder weitere Module. Bevor Sie sich für ein so genanntes "kostenloses" Programm entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Funktionen, auf die Sie wirklich abzielen, keine kostenpflichtigen Zusatzoptionen des Angebots sind.

Eingeschränkter Funktionsumfang

Die andere böse Überraschung, die Sie bei Freeware erleben können, ist der manchmal sehr kleine Umfang an verfügbaren Funktionen. Achten Sie auf die Anzahl der Benutzer, Rechnungen und Kunden, die Speicherkapazität oder den Grad der Interoperabilität mit anderen Tools, die bei einer Freeware angeboten werden.

Die besten Pro-Rechnungsprogramme

Software Unternehmensart Besonderheit
easybill KMUs Perfekt für Einsteiger
invoiz Selbstständige und Kleinunternehmer Flexible Anpassung Ihrer Rechnungen je nach persönlichem Bedarf
Lexware faktura+auftrag KMUs Großer Funktionsumfang
sevDesk Startups, KMUs Rechnungswesen und Buchführung in einem
Teamleader KMUs CRM, Projektarbeit und Rechnungsstellung
WinRechnung Handwerksbetriebe Angepasst für Handwerker

easybill: Schritt für Schritt zum digitalen Rechnungswesen

easybill ist ein Fakturierungssystem für alle, die Ihr Rechnungswesen digitalisieren möchten, um Zeit und Mühe zu sparen und das Fehlerrisiko bei der Erstellung von Rechnungen zu reduzieren. Mit easybill erstellen Sie Angebote und Rechnungen schnell, unkompliziert und gemäß aller steuerlichen Vorgaben.

Diese Rechnungssoftware bietet Werkzeuge für die Verwaltung wiederholter Rechnungen, sowie ein automatisiertes Mahnverfahren. Auch Funktionen für die Projektverwaltung und Zeiterfassung sind integriert. So finden Sie noch mehr Informationen genau dort, wo Sie sie benötigen - bei Ihrer Online-Abrechnung.

Mit easybill haben Sie ein Rechnungsprogramm, das Ihnen bei diesen und vielen weiteren Aufgaben hilft:

  • Einfache Erstellung, Verwaltung und Umwandlung von unbegrenzt vielen Angeboten und Rechnungen

  • Angebots-, Rechnungs- und Auftragsversand direkt per Email

  • DATEV-Schnittstelle für einfacheren Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater

  • Hosting und Datenverarbeitung auf deutschen Servern

  • Individuelles Dokumentendesign möglich

  • Personalisierte Optionen für Onlinehändler

Sie erhalten vielleicht wenige, aber dafür größere Aufträge? Easybill ist für Unternehmer mit bis zu drei Kunden außerdem auch kostenlos erhältlich.

invoiz: Für Selbstständige und Kleinunternehmer

invoiz ist ein Rechnungsprogramm für Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer, mit dem Sie individuelle und professionelle Angebote und Rechnungen ausstellen, bearbeiten, versenden und verwalten können. Dank übersichtlicher Dashboards haben Sie darüber hinaus stets den Überblick über die Zahlungsstatus und Ihre finanzielle Situation.

Dabei integriert das Tool nicht nur eine starre und standardisierte Rechnungsvorlage: Mit invoiz können Sie auch eine Abschlagsrechnung, Sammel- oder Teilrechnung oder wiederkehrende Rechnung ausstellen. Auch ein rechtssicheres Mahnwesen ist inklusive - so bleiben Sie für den Fall der Fälle abgesichert.

invoiz Rechnungssoftware Screenshot

invoiz vereinfacht Ihr Rechnungswesen unter anderem durch:

  • Anpassbares Briefpapier und vorgefertigte Angebotsvorlagen

  • Echtzeit-Benachrichtigung bei Annahme des Angebots der bei erfolgter Online-Zahlung einer Rechnung durch den Kunden

  • Verwaltung von Rabatten, Umsatzsteuersätzen, Stundensätzen uvm.

  • Umfangreiche Umsatzstatistiken und -prognosen

  • Kontaktmanagement und einfacher Datenimport

  • Revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente und einfacher Export an Ihren Steuerberater

Lexware faktura+auftrag: Einfache Rechnungs- und Auftragsbearbeitung

Lexware faktura+auftrag ist ein Klassiker im Bereich der Rechnungssoftware. Mit diesem höchst umfangreichen Tool kommen Sie schnell zu mehr Leistung in der Abrechnung und Auftragsbearbeitung. Neben der alltäglichen Rechnungsabwicklung umfasst dieses Rechnungsprogramm auch ein strategisches Business-Cockpit, in dem alle Kennzahlen übersichtlich dargestellt werden. Entscheidungen können Sie so fundierter treffen.

Die Rechnungssoftware Lexware faktura+auftrag stellt Ihnen die folgenden Punkte zur Verfügung:

  • Belegerstellung von A bis Z

  • Artikel- und Warengruppenverwaltung inklusive Rabatten und Preisgruppen

  • Erstellung von e-Rechnungen

  • Integriertes Bestellwesen und Lagerverwaltung

  • DATEV-Schnittstelle für einfachen Export an Ihren Steuerberater

  • Verwaltung offener Posten: Sofort sehen, welcher Kunde in Zahlungsverzug ist

  • Rechnungserstellung auch für Kleinunternehmer gemäß Kleinunternehmerregelung

sevDesk: Rundum-Verwaltung für Ihre Unternehmensbuchhaltung

sevDesk ist ein Tool, mit welchem Sie Ihr Rechnungswesen und gleichzeitig auch Ihre Buchhaltung mithilfe sehr umfassender Funktionen managen können.

Von der Kassenbuchverwaltung über die EÜR bis hin zur digitalen Belegerfassung ist in sevDesk alles enthalten, um die finanzielle Verwaltung Ihres Unternehmens im Griff zu haben. Auch das Kunden- und Aufgabenmanagement ist inbegriffen.

sevDesk Rechnungsproramm

Im Hinblick auf die Rechnungsstellung überzeugt sevDesk vor allem durch:

  • Erstellung individueller Rechnungen passend zu Ihrem Corporate Design

  • Vereinfachte Auftragsabwicklung dank professioneller Angebotserstellung und Nachverfolgung

  • Übersichtliche Rechnungsverwaltung und GoBD-konforme Archivierung

  • Integrierter Zahlungsabgleich und automatisches Mahnwesen

  • Auswertungen und Berichte

Neben direkt buchhalterischen Werkzeugen sind in sevDesk auch sekundäre Rechnungswesen-Anwendungen für die Zeiterfassung, das Inventarmanagement sowie die Kontaktverwaltung enthalten.

Teamleader: Rechnungsstellung und mehr

Teamleader ist mehr als nur eine einfache Abrechnungssoftware: Es ist ein komplettes Tool für die kaufmännische Verwaltung kleiner Unternehmen. Es ermöglicht Ihnen, alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen voranzubringen, in einem einzigen Tool zu zentralisieren. Teamleader ist zudem sehr übersichtlich gestaltet und bietet zahlreiche Anpassungsoptionen, um Ihrer Verwaltung und Ihren Dokumenten einen persönlichen Touch zu verleihen.

Die Fakturierung ist eines der Module dieser Anwendung, welches die anderen Komponenten der Lösung, ein CRM-System und ein Tool für das Projektmanagement, ergänzt. Tragen Sie Ihre Kunden in das CRM ein, pflegen Sie Ihre Kundenbeziehung, überwachen Sie Projekte genau und stellen Sie Rechnungen für jeden Kunden aus.

Teamleader Rechnungswesen

Die Rechnungs-Funktionen von Teamleader umfassen unter anderem:

  • Einfach ein Angebot oder eine Rechnung erstellen, bearbeiten und versenden

  • Integrierte Rechnungsvorlagen

  • Versand automatisierter Mahnungen bei Nichtzahlung

  • Preisgestaltung in verschiedenen Währungen

  • Klare Nachverfolgung dank Echtzeit-Ansicht

  • Viele Integrationen zu anderen IT-Tools (Google Suite, MailChimp, Office 365, Exact Online, Mollie, Stripe, WooCommerce, Sage, usw.)

WinRechnung: Handwerker und Dienstleister

WinRechnung ist eine Management-Software für Handwerker, die neben dem Rechnungswesen auch die Lagerverwaltung integriert. Mit WinRechnung können Sie Dokumente unterschiedlichster Art (von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung) individuell erstellen.

Diese Anwendung erscheint auf den ersten Blick vielleicht etwas starrer als andere Rechnungstools, ist dafür aber dank umfangreicher Einstellungsoptionen (z.B. Zahlungsbedingungen, Steuersätze, Stundensätze, Positionen…) sehr gut an die Bedürfnisse von Handwerksunternehmen angepasst.

WinRechnung Screenshot Fakturierungssoftware

WinRechnung umfasst beispielsweise die folgenden Elemente:

  • Schnelles Ausstellen von Angeboten, Ausschreibungen, Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften

  • Artikelverwaltung mit umfangreichen Filter- und Suchoptionen

  • Lagerverwaltung mit Lagerbuchung und Erstellung von Lager- und Inventarlisten

  • Vierstufiges Mahnwesen

  • Berücksichtigung der GoBD

Treffen Sie eine gut durchdachte Wahl

Ein letzter Ratschlag, bevor Sie sich für Ihre Angebots- und Rechnungssoftware entscheiden: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bedürfnisse vorher definiert haben. Konsultieren Sie bei Bedarf Ihre Teams, um gemeinsam die wesentlichen Anforderungen zu ermitteln, die ein Rechnungsprogramm für Sie haben muss.

Zögern Sie daher auch nicht, eine professionelle Software durch die angebotene kostenlose Testphase auszuprobieren. Dann wissen Sie, ob das Rechnungsprogramm, das Sie in Betracht ziehen, für Sie geeignet ist - insbesondere in Bezug auf Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit.

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