Vergleich: Welches Open-Source-Rechnungsprogramm für mein Unternehmen?

Ein Open-Source-Rechnungsprogramm zur Verwaltung Ihrer Angebote, Rechnungen und Kaufaufträge kann die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen deutlich effizienter gestalten, kommt jedoch auch mit eventuellen Einschränkungen einher. Sie sind sich bei Ihrer Auswahl unsicher? appvizer präsentiert Ihnen Schritt für Schritt die Einsatzmöglichkeiten von Open-Source-Lösungen, ihre Vor- und Nachteile und liefert Ihnen abschließend einen Vergleich von Open-Source-Software zur Verwaltung Ihrer Rechnungen.

Professionelle Fakturierungssoftware ist ein wertvolles Werkzeug für ein Unternehmen, das Abrechnungsaufgaben automatisieren möchte. Von der Verfolgung von Belegen, Angeboten und Rechnungen bis hin zur Überwachung von Kundenforderungen: Sie sparen Zeit und profitieren gleichzeitig von einer besseren Transparenz Ihres Cashflows.

Dies gilt für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe - vom selbständigen Unternehmer bis zum Großkonzern.

Eine Fakturierungssoftware bietet zumeist einen großen Funktionsumfang, einschließlich Tools für die folgenden Aufgaben:

• Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften,

• Bearbeitung des Bestellformulars,

• Versand von Rechnungen per E-Mail,

• Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen (Abonnements),

• Automatisierung von Mahnungen und Eintreiben von Forderungen bei unbezahlten Rechnungen,

• Überwachung der Belege,

• Finanzberichterstattung,

• Banksynchronisierung usw.

Eine Software gilt als Open Source bzw. als offene Anwendung, wenn ihr Quellcode "offen" ist, d.h. für die freie Bearbeitung von Dritten zur Verfügung steht. Sie zeichnet sich zudem durch weitere Merkmale aus:

• das Computerprogramm kann nicht verkauft werden;

• der Softwarecode ist zugänglich und veränderbar;

• die Entwicklung von abgeleiteten Anwendungen muss möglich sein.

Open-Source-Software ist in der Regel das Ergebnis der Zusammenarbeit zwischen einer Vielzahl von Entwicklern.

Open-Source-Software ist oft kostenlos, muss es aber nicht zwingend sein. Überprüfen Sie stets den Umfang der kostenlosen Version einer Software, um unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen integriert haben, die Sie für Ihre Abrechnung benötigen. Die Funktionen, die in kostenlosen Tools enthalten sind, können für Sie aber durchaus ausreichen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Open-Source auf einer großen Entwicklergemeinschaft basiert. Dies ermöglicht eine schnelle Weiterentwicklung der Lösungen.

Gleichzeitig ist die Open-Source-Nutzergemeinschaft sehr aktiv. Eine solche Community ist oft eine wertvolle Hilfe, um bei Bedarf eine Antwort auf Ihre Frage zu finden.

Open-Source Softwarenawendungen für den Bereich der Rechnungsstellung sind bislang rar. Wir stellen Ihnen jedoch zwei Vorreiter dar, die sich einer großen Beliebtheit erfreuen.

Fakturama ist eine kostenlose Open-Source-Rechnungssoftware, die neben Tools für die Buchführung und Fakturierung auch Integrationen für die Verbindung zu Ihrem Webshop umfasst.

• Das Tool unterstützt das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen und erleichtert so die Kommunikation beispielsweise mit Ihrem Finanzamt.

• Fakturama ist plattformunabhängig. Das heißt, dass Sie dieses Rechnungsprogramm sowohl unter Windows und Mac X OS als auch unter Linux verwenden können.

• Umfangreiche Auswertungen und Finanzberichte auf Grundlage Ihrer Rechnungsdaten können vorgenommen werden, um die Vertriebssituation des Unternehmens zu evaluieren.

• Auch ein Modul für die Produktverwaltung ist enthalten.

Zudem stehen Anwendern von anderen Mitgliedern der Open-Source-Gemeinschaft von Fakturama erstellte Rechnungsvorlagen zum Download zur Verfügung. Der Anbieter stellt überdies ein Benutzerhandbuch bereit.

open3A ist als modulare Open-Source Ressourcenplanungssoftware Rechnungstool, Buchhaltungsprogramm, CRM-Software, Tool für das Kontaktmanagement und Fertigungssoftware zugleich.

Das Faktura-Modul von open3A enthält neben den Standardfunktionen für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen und Aufträgen beispielsweise Tools für die Adress-, Artikel- und Lieferantenverwaltung, das Mahnwesen, Teil- und Abschlussrechnungen sowie einen Vorlageneditor.

Die etwas abgespeckte Standardversion ist kostenlos, die umfangreicheren und spezialisierten ERP-Module können (auch einzeln) gegen einmalige Zahlung heruntergeladen und dem System angefügt werden. Die Preise und der Funktionsumfang sind dabei unterschiedlich.

Möchte man seine offene Unternehmenssoftware nicht nur auf die Rechnungsstellung beschränken, lohnt sich durchaus ein Blick auf den Markt für Open-Source-ERPs. Eine solche ERP-Software verwaltet alle Aspekte der Unternehmensführung: Buchhaltung, CRM, Gehaltsabrechnung, etc. Die Rechnungsstellung ist als integriertes Modul daher oft auch Teil ihres Funktionsumfangs, welcher dank des vorherrschenden Baukasten-Prinzips dazu individualisier- und skalierbar ist.

Odoo ist ein beliebtes offenes ERP-System mit über 250 frei wählbaren und erweiterbaren Modulen (z.B. Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, CRM-System oder Projektmanagement). Das Modul Fakturierung ermöglicht es Ihnen, Verträge, wiederkehrende Rechnungen und Stundenzettel zu verwalten. Das System hat bereits 3 Millionen Anwender weltweit gewonnen - unter anderem dank Funktionen zur:

• Automatisierung der Rechnungsstellung,

• automatischen Verfolgung von Rechnungen,

• Umwandlung eines Bestellformulars oder Angebots in eine Rechnung in nur wenigen Klicks,

• direkten Anbindung zum E-Mail-Postfach und zum einfachen Versand von Rechnungen.

Odoo zeichnet sich vor allem durch eine angenehme Benutzeroberfläche, einfache Konfiguration, Tools zur Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen sowie umfangreiche Analysefunktionen im Bereich Finanzen aus.

Open-Source-Anwendungen zeichnen sich durch viele Vorteile aus. Sie kommen jedoch leider auch mit einigen Einschränkungen einher:

• Im Widerspruch zur weit verbreiteten Meinung ist nicht jede Open-Source-Software kostenlos.

• Sie kann daher versteckte Kosten verursachen.

• Die Benutzeroberfläche kann oftmals unübersichtlicher oder weniger intuitiv sein als die einer kommerziellen Software.

• In ihrem Angebot ist wenig oder gar kein technischer Support enthalten.

• Installation, Updates und Hosting erfolgen auf Ihre Kosten.

• Der Funktionsumfang nicht an alle Unternehmen angepasst.

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms müssen Sie daher Ihre aktuellen sowie in Zukunft erwarteten Anforderungen, Bedürfnisse und finanziellen Mittel analysieren und ausgehend von Ihrer Evaluierung alle beachtenswerten Vor- und Nachteile abwägen.

Wie bereits erwähnt sind Open-Source-Projekte nicht unter allen Umständen als flexible Tools für das Finanz- und Rechnungswesen geeignet. Kommerzielle Software wie Debitoor oder Zervant bietet alle Funktionen für eine optimale Rechnungsstellung, befolgt penibelst genau alle gesetzlichen Bestimmungen und Steuervorschriften, die Unternehmen einhalten müssen, und ist dabei oft übersichtlicher und unkomplizierter in der Anwendung als eine offene Lösung. 

💡 Professionelle proprietäre Software ist zudem nicht unbedingt teurer als Open-Source-Software. Debitoor ist beispielsweise bereits ab 4€/Benutzer/Monat verfügbar und Zervant bietet für Nutzer mit bis zu zehn Kunden eine kostenlose Version an bzw. ist in seiner Grundversion ab 7€/Benutzer/Monat erhältlich.

Open-Source ist eine gute Lösung für Unternehmen, die über die finanziellen Mittel und Humanressourcen verfügen, um sie zu pflegen und instand zu halten, und deren Anforderungen an ein Rechnungsprogramm dem gelieferten Umfang, Design und Supportangebot entsprechen.

Oft ist eine ERP-Software einem reinen Rechnungsprogramm aufgrund des größeren und flexibleren Funktionsumfangs solcher Softwaresysteme zur globalen Ressourcenplanung im Unternehmen vorzuziehen.

Kommerzielle Lösungen sind für alle, die durch die doch beachtlichen Einschränkungen offener Software in einer effizienten Rechnungsstellung begrenzt sehen, eine betrachtenswerte Alternative.