Top 7 der unentbehrlichen Werkzeuge für Ihre Kommunikationsagentur

Die Leitung einer Kommunikationsagentur ist nicht mehr nur eine Sache der Kreativität. Zwischen Projektmanagement, Zeiterfassung, Kostenvoranschlägen, Rechnungsstellung und Teamkoordination muss man mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren - und das oft unter Zeitdruck.

Glücklicherweise gibt es Managementsoftware, die darauf ausgelegt ist, den Agenturalltag zu vereinfachen, die Rentabilität zu steigern und die internen Abläufe reibungsloser zu gestalten. Diese Tools helfen Ihnen dabei, einen klaren Überblick über Ihre Projekte, Kunden und Ressourcen zu behalten - und das alles in Echtzeit.

❓Aber wie wählen Sie angesichts des überbordenden Angebots die richtige Lösung für Ihr Geschäft? Wir haben die besten Tools auf dem Markt durchforstet, um Ihnen eine ultrapraktische Top 7 zu liefern!

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Welche Vorteile bietet eine Software für Ihre Kommunikationsagentur?

Ein übersichtlicheres, flüssigeres und strategischeres Projektmanagement.

In einer Agentur folgt ein Projekt dem anderen in rascher Folge. Ohne ein gutes Werkzeug findet man sich schnell dabei wieder, Briefen, Freigaben oder Teammitgliedern hinterherzulaufen. Mit einer Projektmanagementsoftware lassen sich alle Schritte des Produktionszyklus zentralisieren:

• Erstellung von Aufgaben ;
• Verteilung der Rollen ;
• Planung von Deadlines ;
• Einrichten von Abhängigkeiten ;
• Priorisierung; .

Noch besser: Die meisten Tools bieten eine Überwachung in Echtzeit. Der Projektleiter kann auf einen Blick sehen, wie weit ein Dossier fortgeschritten ist, eventuelle Blockaden erkennen und die Ressourcen bei Bedarf anpassen. Man wechselt von einem Feuerwehrmodus zu einem vorausschauenden Modus. Und was ist der Bonus? Auch der Kunde gewinnt an Übersicht und Vertrauen.

Eine bessere Kontrolle über die aufgewendete Zeit und die Rentabilität.

Wie viel Zeit verbringen Ihre Teams tatsächlich mit einer Kampagne? Ist dieser große, "strategische" Kunde wirklich rentabel? Ohne Hilfsmittel bewegt man sich blind vorwärts. Mit einer guten Software zur Zeiterfassung wird die investierte Zeit pro Ressource, pro Aufgabe, pro Projekt oder sogar pro Kundentyp genau gemessen .

Diese Daten, die mit Angeboten und Rechnungen verglichen werden, ermöglichen eine genaue Analyse der Rentabilität. Sie erkennen zeitraubende Aufträge, niedrige Gewinnspannen und Engpässe. Und Sie können handeln, indem Sie Ihre Preise anpassen, Ihre Prozesse überarbeiten oder die Arbeitslast anders verteilen.

Automatisierung zeitraubender Aufgaben für massive Zeitersparnis

Wer hat nicht schon einmal bei der Erstellung eines Angebots, der Mahnung einer überfälligen Zahlung oder der manuellen Bearbeitung einer Rechnung geseufzt? Diese Aufgaben sind zwar notwendig, aber sie belasten die Produktivität. Die beste Software verfügt heute über Automatisierungsmodule, die diese Aufgaben für Sie übernehmen.

Sie erstellen ein Angebot mit wenigen Klicks. Sobald er bestätigt ist, wird er automatisch in eine Rechnung umgewandelt. Die Mahnungen gehen von selbst raus. Einige Lösungen integrieren sogar die Buchhaltung oder synchronisieren sich mit Ihrem bestehenden ERP- oder CRM-System. Das heißt, Sie verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr mit Ihrer Wertschöpfung.

Vergleichstabelle der 7 besten Software für Ihre Kommunikationsagentur

Die 7 besten Tools für Ihre Kommunikationsagentur

Asana

Asana ist eine weltweite Referenz für das Projektmanagement und besonders beliebt bei Marketing- und Kommunikationsteams. Die intuitive Benutzeroberfläche und die zahlreichen Ansichten ermöglichen eine einfache Strukturierung aller Arten von Projekten, von der Erstellung einer Website bis hin zur Verwaltung einer Multichannel-Kampagne. Ob Ihre Agentur aus 3 oder 30 Mitarbeitern besteht, Asana passt sich Ihrer Arbeitsweise an.

Was Agenturen besonders schätzen, ist die Möglichkeit, Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen, Abhängigkeiten zu verwalten, Dateien gemeinsam zu nutzen oder sich wiederholende Schritte in einem Kundenbriefing zu automatisieren. Das Ergebnis: mehr Klarheit, weniger Hin- und Herlaufen und eine gesteigerte Produktivität ohne technische Komplexität.

⚒️ Hier sind einige der Funktionen, die Asana zu einem idealen Verbündeten für eine Kommunikationsagentur machen:

• Intuitives Multiprojektmanagement mit Ansichten für jeden Bedarf: Timeline, Kanban, Kalender ... ;
• klare Zuweisung von Aufgaben mit Terminen, Kommentaren, Anhängen und Prioritätsstufen ;
• Leistungsstarke Automatisierungen, um bei wiederkehrenden Aufgaben Zeit zu sparen: Benachrichtigungen, Freigaben, Erinnerungen... ;
• Zeiterfassung und Berichterstattung, um die genutzten Ressourcen im Blick zu behalten ;
• reibungslose Zusammenarbeit auch im Hybridmodus dank kontextbezogener Diskussionen ;
• native Integrationen mit den Tools , die bereits in der Agentur verwendet werden: Slack, Google Drive, Adobe Creative Cloud...

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Axonaut

Axonaut ist eine All-in-One-Verwaltungssoftware, die für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert wurde, insbesondere für solche im Dienstleistungssektor, darunter auch Kommunikationsagenturen. Sie vereint in einer einzigen intuitiven Benutzeroberfläche die Schlüsselfunktionen: CRM, Fakturierung, Buchhaltung, Cashflow. Und das mit einem klaren Ziel: Zeitersparnis bei der Verwaltung und bessere Zentralisierung der Kunden- und Projektdaten.

Axonaut ist für Teams von 5 bis 50 Mitarbeitern konzipiert und richtet sich direkt an Führungskräfte oder Verwaltungsleiter, die mit verstreuten oder zu komplexen Tools jonglieren. Wenn Ihre Agentur zu viel Zeit damit verbringt, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen anzumahnen oder ihre Interessenten von Hand zu verfolgen, ist dies eindeutig eine Lösung, die Sie in Betracht ziehen sollten. Für sehr große Strukturen, die ein maßgeschneidertes ERP-System benötigen, wird das Tool jedoch seine Grenzen aufzeigen.

⚒️ Hier erfahren Sie, warum Axonaut die Verwaltung Ihrer Agentur verändern kann:

• Intuitive Benutzeroberfläche, die so gestaltet ist, dass sie ohne komplexe Schulungen verwendet werden kann;
• anpassbares Vertriebs-Dashboard, um Kunden, Interessenten und Chancen in Echtzeit zu verfolgen ;
• Automatisierte Rechnungsstellung mit schneller Angebotserstellung, automatischen Mahnungen und Zahlungsverfolgung;
• Automatische Banksynchronisation, um erneute Eingaben zu vermeiden und den Cashflow tagesaktuell zu verfolgen;
• Automatisierung von Verwaltungsaufgaben: Spesenabrechnungen, Versand von Dokumenten, Mahnungen usw. ;
• reaktiver Kundensupport, 100 % auf Französisch.

ClickUp

ClickUp hat sich als eines der anpassungsfähigsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt etabliert. Es ist in Agenturumgebungen sehr beliebt und ermöglicht die Verwaltung von Kampagnen, internen Aufgaben, Kundendeadlines ... und sogar von Leistungszielen für das Team. Wo Asana auf Einfachheit setzt, zeichnet sich ClickUp durch seinen Funktionsreichtum und seine Fähigkeit aus, sich an alle Methoden (Agile, Kanban, Gantt usw.) anzupassen.

Es ist das ideale Tool für schnell wachsende Agenturen oder Strukturen, die viele Kunden und Projekte gleichzeitig verwalten. Durch Automatisierungen, mehrere Ansichten und weitreichende Integrationen wird ClickUp zu einem schlanken und flexiblen ERP-System, das ein breites Spektrum an Anforderungen abdecken kann: vom Projektmanagement bis zur strategischen Planung.

⚒️ Hier sind die Funktionen, die ClickUp zu einem gefürchteten Werkzeug für agile Agenturen machen:

• 100 % anpassbare Ansicht: Aufgaben, Projekte, Dokumente, Dashboard - alles passt sich Ihrer Arbeitsweise an ;
• Leistungsstarke Automatisierungen, um die Verwaltung interner Workflows zu beschleunigen;
• integrierte Zeitverfolgung, nach Mitgliedern, Aufgaben oder Kunden ;
• Integrierte kollaborative Dokumente, um Briefings, Protokolle oder Verfahren zu zentralisieren;
• Ziele und KPIs, um die Leistung von Teams und Projekten zu überwachen;
• zahlreiche Integrationen: Slack, Zoom, Google Workspace, Figma...

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Die All-in-One-App für die Arbeit: Projektmanagement und +

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iabako

iabako ist eine französische Lösung, die speziell für Kommunikationsagenturen, Kreativstudios und organisierte Freelancer entwickelt wurde. Es ist ein einfaches, effizientes Tool, das sich auf die tägliche Verwaltung konzentriert: Angebote, aufgewendete Zeit, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung und Rentabilität. Wo viele Softwareprogramme generalistisch sind, zielt iabako genau auf die Bedürfnisse einer Kreativagentur ab, indem es die Organisation von Aufträgen, die Einhaltung von Fristen und die zu versendenden Rechnungen in die Hand nimmt.

Seine minimalistische Benutzeroberfläche spricht auch nicht-technische Profile an. Man muss kein ERP-Experte sein, um das Tool in die Hand zu nehmen. Für Agenturen, die sich strukturieren wollen, ohne ihren Alltag komplexer zu machen, ist es eine zuverlässige Lösung, die einfach einzusetzen ist und sowohl für Freelancer als auch für kleine Teams geeignet ist.

⚒️ Hier erfahren Sie, warum iabako im Alltag Ihrer Agentur schnell unentbehrlich werden kann:

• Vereinfachte Projektverfolgung mit klarer Visualisierung der laufenden Aufträge ;
• Zeitmanagement nach Projekten oder Aufgaben, um die Rentabilität besser messen zu können ;
• Automatisierte Rechnungsstellung: von der Erstellung des Angebots bis zum Versand der Rechnung ;
• zentrale Kundendatenbank mit Historie und Nachverfolgung des Datenaustauschs ;
• Rentabilitäts-Dashboard, das mit einem Klick zugänglich ist ;
• intuitive Benutzeroberfläche, die eher für Kreative als für Buchhalter gedacht ist.

IABAKO

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Innovative Projektmanagement-Software für Unternehmen

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Inedee

Inedee wurde für Kommunikations- und Marketingagenturen entwickelt und ist ein ERP-System der nächsten Generation, das alle Produktions-, Verwaltungs- und Kooperationsabläufe zentralisiert. Das Ziel? Ihnen helfen, Ihre Agentur besser zu steuern, vom Pre-Sales über die Produktion und Rechnungsstellung bis hin zur Lieferung. Der modulare Ansatz ermöglicht es, das Tool an Ihre Organisation und Ihre internen Prozesse anzupassen, ohne Ihnen eine starre Struktur aufzuzwingen.

Was Inedee auszeichnet, ist seine Fähigkeit, Führungskräften einen umfassenden und strukturierten Überblick über ihre Aktivitäten zu geben. Von der Ressourcenverwaltung über die Rentabilität von Projekten bis hin zu Kosten und Zeitplänen - alles ist miteinander verbunden. Es ist das ideale Werkzeug für Agenturen, die einen Reifegrad erreichen wollen, ohne die Software zu vervielfachen.

⚒️ Hier ist, was Inedee zu Ihrem operativen Alltag beitragen kann:

• Vollständiger Überblick über die Aktivitäten: Projekte, Teams, Aufwand, Budgets, Rentabilität ;
• Ultrapräzise Zeitverfolgung mit Aufschlüsselung nach Kunden, Aufträgen und Mitarbeitern ;
• Ressourcenplanung mit Warnungen bei Über- oder Unterlastung ;
• CRM-Modul und Angebote und Rechnungen, um den Geschäftszyklus von A bis Z zu verfolgen;
• Dynamische Dashboards, ideal für Manager und Führungskräfte;
• Sicheres Hosting in Frankreich mit einer zu 100 % auf Französisch verfügbaren Benutzeroberfläche.

Inedee

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Optimierte Projektverwaltung für Teams

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IOvision

IOvision ist weniger bekannt als einige seiner Konkurrenten, aber dennoch ein solider Akteur in der Welt der ERP-Lösungen für Agenturen. IOvision ist eine Komplettlösung, die entwickelt wurde, um mittleren und großen Unternehmen zu ermöglichen, ihre Prozesse zu standardisieren, ihre Produktivität zu steigern und ihre Gewinnspannen zu optimieren. Der Ansatz ist ganz klar auf die interne Verwaltung ausgerichtet: Kosten, Produktion, Zeit, Projekte, Einkauf, Rechnungsstellung... alles ist in einer einzigen Schnittstelle miteinander verbunden.

Es eignet sich besonders für Agenturen, die mehrere Bereiche verwalten (Kreation, Digital, Medien usw.) und einen genauen analytischen Überblick benötigen. Seine Einführung ist aufwändiger als die eines "Plug & Play"-Tools, aber am Ende erhält man eine echte Grundlage, um seine Entwicklung zu strukturieren.

⚒️ Dies sind die Hauptstärken von IOvision für wachsende Agenturen:

• Vollständiges ERP, von der Personal- über die Projekt- bis hin zur Finanzverwaltung;
• Detaillierte Budgetüberwachung nach Kunden, Aufträgen, Abteilungen oder Mitarbeitern ;
• erweitertes Berichtswesen mit konsolidierten Daten für das Management ;
• genaue Zeitverfolgung, mit Warnungen bei Überschreitung ;
• Verwaltung von Einkäufen und Ausgaben, die in die Projektbudgets integriert sind ;
• anpassbare Lösung, begleitet von einem soliden Support.

IOvision

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Effiziente Videoüberwachungslösung für Unternehmen

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Sarbacane

Sarbacane ist den Fachleuten des digitalen Marketings wohlbekannt und ist eine französische Lösung, die auf E-Mailing, SMS-Marketing und die Automatisierung von Kampagnen spezialisiert ist. Es ist kein ERP, sondern ein unverzichtbares Zusatztool für jede Kommunikationsagentur, die Kundenkampagnen verwaltet. Gepflegte Schnittstelle, solide Leistung, integrierte DSGVO... es ist eine ernsthafte Alternative zu den amerikanischen Giganten wie Mailchimp oder ActiveCampaign.

Sarbacane zeichnet sich durch seinen produktivitäts- und leistungsorientierten Ansatz aus, mit einer schnellen Einarbeitung, messbaren Ergebnissen und an Agenturen angepassten Funktionen: Verwaltung mehrerer Konten, personalisiertes Branding, präzises Reporting, etc. Ideal, um Ihren Kunden mehr Wert zu liefern und gleichzeitig Ihre eigenen Prozesse zu optimieren.

⚒️ Hier ist, was Sarbacane für Ihre Marketingkampagnen tun kann:

• E-Mailing & SMS pro, mit Drag & Drop-Editor, erweiterter Personalisierung und A/B-Testing ;
• Kampagnenautomatisierung: Szenarien, Mahnungen, verhaltensbasiertes Scoring ;
• Multi-Client-Management: White-Label-Zugang, Segmentierung, Reporting pro Konto ;
• Echtzeitstatistiken mit Öffnungsraten, Klicks, Konversionen usw. ;
• RGPD-ready, mit Datenhosting in Frankreich ;
• reaktiver Support mit Sitz in Frankreich, der von den Agenturen geschätzt wird.

Übersichtstabelle der besten Software für Ihre Kommunikationsagentur.

Software	Gezielter Nutzer	Herausragende Vorteile	Einstiegspreis
Asana	Kreative Teams, agile Agenturen	Reibungsloses Projektmanagement, visuelle Zusammenarbeit, Automatisierungen.	Kostenloses Angebot
Axonaut	Kleinst- und mittelständische Unternehmen, allgemeine Agenturen	All-in-One-ERP, Rechnungsstellung, CRM, vereinfachte Buchhaltung.	Ab 34,99 €/Monat
ClickUp	Strukturierte oder wachsende Agenturen	Anpassbare Ansicht, Zeit, Ziele, integrierte Dokumente.	Kostenloses Angebot
iabako	Kleine Kreativagenturen, Freelancer	Einfaches Tool, schnelle Rechnungsstellung, Rentabilität pro Auftrag.	Ab 8 €/Monat
Inedee	Ambitionierte Agenturen, die sich in der Strukturierung befinden.	Modulares ERP, umfassende Steuerung, Verfolgung der Auslastung.	Nach Kostenvoranschlag
IOvision	Mittelgroße bis große Agenturen	Leistungsstarkes ERP, analytische Überwachung, zentrale Verwaltung	Auf Kostenvoranschlag
Sarbacane	Agenturen für digitales Marketing/Kommunikation	Pro-E-Mailing, SMS, Automatisierung, mehrere Accounts	Ab 69 €/Monat

Welche Kriterien Sie bei der Auswahl einer Software für Ihre Agentur beachten sollten.

Die Auswahl einer Software für Ihre Agentur ist nicht nur eine Frage des Budgets oder der Schnittstelle. Sie muss zu Ihrer Organisation, Ihren Prozessen, Ihren Kunden und Ihren Zielen passen. Hier sind die Schlüsselkriterien, die Sie unter die Lupe nehmen sollten, bevor Sie loslegen:

• Art der abgedeckten Bedürfnisse: Projektmanagement, Angebote/Rechnungsstellung, CRM, Reporting, interne Kommunikation ... ;
• Anpassbarkeit an die Größe Ihrer Agentur;
• Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit: Ihre Teams müssen in der Lage sein, die Software ohne komplexe Schulung zu nutzen;
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Aufgabenverwaltung, Dateifreigabe, Kommentare, geteilte Ansichten ... entscheidend für die Teamkoordination ;
• Zeiterfassung und Rentabilität: entscheidend für die Steuerung von Projekten, die genaue Rechnungsstellung und die Analyse der Gewinnspannen ;
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: spart Zeit bei Mahnungen, Benachrichtigungen, der Erstellung von Dokumenten etc;
• Integrationen mit Ihren bestehenden Tools: Slack, Google Workspace, Buchhaltungs- und CRM-Tools... Das Tool muss sich gut in Ihren Stack einfügen;
• Kundenbetreuung und Skalierbarkeit: Ein gutes Tool ist auch eine gute Betreuung. Und es muss mit Ihrem Wachstum Schritt halten können;
• Hosting und Einhaltung der DSGVO: Vor allem, wenn Sie sensible Daten im Auftrag Ihrer Kunden verwalten.

Wie können Sie die Nutzung einer Software zugunsten Ihrer Kommunikationsagentur optimieren? 6 Schritte.

Die Wahl einer guten Software ist eine Sache. Ihren vollen Wert daraus zu ziehen, ist eine andere. Hier sind 6 wesentliche Schritte für eine erfolgreiche Integration und Optimierung eines Tools für Ihre Kommunikationsagentur :

• Schritt 1: Kartografieren Sie Ihre tatsächlichen Bedürfnisse. Bevor Sie überhaupt etwas einrichten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre kritischen Prozesse, Reibungspunkte und unverzichtbaren Funktionen zu identifizieren. Wie sieht es mit der Projektverwaltung aus? Rechnungsstellung ? Nachverfolgung von Zeiten ? HR? So können Sie die Software an Ihren betrieblichen Prioritäten ausrichten.

• Schritt 2: Nach und nach einsetzen. Sie müssen nicht alles auf einmal verbinden. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, einem Testteam oder einer Schlüsselabteilung (z. B. Produktion oder Vertrieb). Das begrenzt Fehler, sichert die Einführung und ermöglicht schnelle Anpassungen vor der globalen Einführung.

• Schritt 3: Schulen Sie die Teams und ernennen Sie Referenten. Eine schlecht bediente Software wird schnell zum Hemmschuh. Investieren Sie in eine kurze, aber gezielte Schulung und ernennen Sie einen oder zwei interne Botschafter, die andere anleiten. Je besser das Tool beherrscht wird, desto mehr wird es zu einem Leistungshebel.

• Schritt 4: Automatisieren Sie, was automatisiert werden kann. Benachrichtigungen, Mahnungen, Berichte, Aufgabenzuweisungen... Die meisten Tools verfügen über Automatisierungsregeln. Nutzen Sie diese, um wertvolle Zeit zu sparen, Vergessen zu vermeiden und Ihre Prozesse zu standardisieren, ohne zu starr zu sein.

• Schritt 5: Verfolgen Sie die richtigen Indikatoren. Eine gute Software ermöglicht es Ihnen, zu steuern, nicht nur zu organisieren. Richten Sie KPIs zur Überwachung ein: aufgewendete Zeit, Rentabilität pro Projekt, Belastung pro Mitarbeiter, Quote der unterzeichneten Angebote usw. Diese Echtzeitdaten werden zu einem echten strategischen Vorteil.

• Schritt 6: Bewerten Sie Ihre Nutzung regelmäßig neu. Die Bedürfnisse Ihrer Agentur ändern sich. Machen Sie alle 6 bis 12 Monate eine Bestandsaufnahme: Werden die Funktionen gut genutzt? Ist die Software weiterhin für Ihre aktuelle Tätigkeit geeignet? Müssen neue Module aktiviert oder das Tool gewechselt werden?

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Was wäre, wenn Ihre Software zum besten Verbündeten Ihrer Agentur werden würde?

Eine erfolgreiche Kommunikationsagentur zu führen, hängt nicht mehr nur von Menschen und Kreativität ab. Heutzutage ist es auch eine Frage der Struktur, des rigorosen Managements und der gut gewählten Werkzeuge.

Die Software, die wir ausgewählt haben, ist keine Spielerei. Sie sind echte Wachstumshebel, die in der Lage sind, Ihnen Zeit zu sparen, Ihre Prozesse flüssiger zu gestalten, die Rentabilität Ihrer Projekte zu verbessern und die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu stärken.

👉 Das richtige Werkzeug wird niemals das Talent Ihrer Mitarbeiter ersetzen. Aber es kann ihnen eindeutig die Mittel an die Hand geben, um es voll auszudrücken. Vielleicht ist es also an der Zeit, Ihre Steuerung zu professionalisieren und endlich die Software zu wählen, die zu Ihren Bedürfnissen passt ?