Lohnabrechnung: Outsourcing oder Internalisierung?

Das Lohnabrechnung-Outsourcing kann für sehr kleine Unternehmen eine attraktive und sorglose Entlastung darstellen. Andererseits sind die Herausforderungen im Zusammenhang mit einer effektiven Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein etwas größeres KMU komplexer: Oft wählen Entscheidungsträger dann aus mehreren Gründen (beispielsweise in Bezug auf Kosten oder Qualifikationsmanagement) eher die Internalisierung der Verwaltung von Personalabrechnungen. In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht über Argumente, die die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing der Personalabrechnung im Unternehmen der jeweiligen Größe beeinflussen.

Bei einer Unternehmensgröße von bis zu 10 Mitarbeitern halten es Unternehmer in der Regel nicht für vorteilhaft, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen zu internalisieren. Sie tendieren oftmals dazu, Ihre Personalbuchhaltung an Experten auszulagern.

Wieso? Die Gründe sind vielfältig: die vielen Einschränkungen, die es zu bewältigen gilt, kein interner Personalverantwortlicher oder kein tiefgründiges Wissen zu komplexen buchhalterischen Themen. Der Unternehmer entscheidet sich für eine Auslagerung des Lohnmanagements (engl. payroll outsourcing) und überlässt alle damit verbundenen Arbeitsprozesse dem Wirtschaftsprüfer. Dieser persönlicher Ansprechspartner nimmt der Organisation zahlreiche Lasten ab, indem er beispielsweise Arbeitsverträge und Änderungen entwirft sowie Beiträge zur Sozialversicherung verwaltet.

Es liegt auch in der Verantwortung eines solchen Sachbearbeiters, über die Rechtsentwicklung in allen Personalfragen - beispielsweise über Entwicklungen bezüglich ausgehandelter Tarifverträge - auf dem Laufenden zu bleiben.

Das klein oder mittlere Unternehmen muss nicht eigenständig sämtliche rechtlichen und steuerlichen Beschränkungen im Auge behalten. Der Wirtschaftsprüfer wendet das Arbeitsgesetzbuch und die in Ihrem Unternehmen geltenden Tarifverträge an. Alle Arbeitsverträge und Lohnzettel entsprechen so den geltenden Vorschriften und alle Variablen und Szenarien wie Entlassung oder Boni werden berücksichtigt. Für eventuelle Fehler sind nicht Sie, sondern er verantwortlich!

Wenn ein Gründer eine Tätigkeit mit neuen Mitarbeitern aufnimmt, muss er überblicken können, wie alle HR-Prozesse in Übereinstimmung mit dem Arbeitsrecht gehandhabt werden können. Er braucht ein personalisiertes Audit, Fachwissen und Rechtsberatung, um seine Aktivitäten auf einem soliden Fundament zu gründen und alle sozialen Verfahren im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu sichern.

Ein Entrepreneur hat noch nicht die Notwendigkeit, einen Personalverantwortlichen einzustellen, der sich allen HR-Angelegenheiten in Vollzeit widmet, oder verfügt nicht über das erforderliche Budget hierfür. Indem er einen externen Dienstleister für das Lohnmanagement einsetzt, optimiert er seine Ausgaben und spart so Kosten ein.

Meldungen an Finanzbehörden, die Einhaltung der Steuervorschriften sowie die Regelung aller Beiträge zur Sozialversicherung, der betrieblichen Altersvorsorge, Zulagen, Abgaben (Kranheit, Urlaub, Unfall, usw.) und ähnlich zeitaufwendiger und mit Fach- und Finanzbegriffen gespickter Unterfangen werden von einem Dritten übernommen. Das Lohnbüro oder der Steuerberater übernimmt zum 31. Mai oder zum Jahresende die wiederkehrenden administrativen Aufgaben, was Fehleranfälligkeit und Mühe spart.

Die Organisation eines Unternehmens und die Abläufe darin sind komplex. Um alle beruflichen Herausforderungen zu meistern und das Personal motivieren zu können, ist es unerlässlich, Energie und Zeit zu sparen, um sie voll und ganz für die Aufgaben einzusetzen, die nur der Unternehmer persönlich und betriebsintern übernehmen kann. Ist ihre Lohnabrechnung ausgelagert, können Sie sich somit vollends auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren.

Ein wenig bekannter aber insbesondere für Kleinstunternehmen sehr praktischer Trick: Durch die Verwendung eines einfach zugänglichen Tools für das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement wie beispielsweise Clockodo oder SaaS.de ermöglicht der Unternehmer seiner Belegschaft einen persönlichen Zugang zum Verwaltungssystem. Die Mitarbeiter stellen ihre Anfragen, der Manager validiert sie unter der Berücksichtigung der Unternehmensplanung und eventuell anstehender Feiertage. Alles ist einfach online zu verwalten: kein lästiger Papierkram oder eine endlose und fehleranfällige Excel-Datei sind mehr nötig!

Der Vorteil: Solche Managementlösungen ermöglichen den Export von sensibler Daten zu Abwesenheiten in universellen Formaten; der Manager kann diese Daten dann problemlos an den Verwalter der Personalabrechnung übermitteln, damit diese in die Lohnzettel übernommen werden können.

Ansicht der Benutzeroberfläche von Clockodo:

Ansicht der Benutzeroberfläche von SaaS.de:

Sobald das Unternehmen eine bestimmte Größe und einen bestimmten Geschäftswert erreicht hat, ziehen es Manager vor, das Management der Löhne und Gehälter zu internalisieren. Wenn Ihre Belegschaft eine Größe von 100 oder 200 Mitarbeitern erreicht, erhalten Angelegenheiten im Bereich HR-Management eine ganz andere Dimension. Es wird dann notwendig, eine Struktur zu schaffen, das alle Aspekte des Personalwesens organisiert, wie z.B. das individualisierte Monitoring pro Mitarbeiter, um deren Fähigkeiten besser auswerten, Lohnabrechnungen erstellen, Ausbildungsbedarf feststellen oder Gehaltslücken korrigieren zu können. Auch die Zuordnung von Beförderungen und eine Politik der Talentbindung einschließlich des Gehaltsmanagements werden erleichtert.

Die Buchführung bleibt in Ihren eigenen vier Wänden. Dieser Komfort bietet Ihnen eine hohe Reaktionsbereitschaft im Falle eines Fehlers und vor allem eine fundierte Beratung und Analyse in Echtzeit, gerade um etwaige Fehler zu vermeiden.

Das Insourcing der Verwaltung der Mitarbeiter einschließlich der vollständigen Gehaltsabrechnung ermöglicht erhebliche Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung von Verwaltungsdokumenten (Neueinstellung, Verträge, Zertifikate…) sowie bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Abwesenheiten, Boni usw. Administrative Dokumente können dank einer Softwarelösung leicht ans Finanzamt verschickt werden.

Das Volumen der Gehaltsabrechnungen eines Großunternehmen ist viel größer als das eines Kleinunternehmens. Es wird dann durchaus kostengünstiger, diese intern zu verarbeiten und dabei dem Verarbeitungsprozess zusätzliche Qualität zu verleihen: Der Leiter der Personalabrechnung kontrolliert gesetzliche und steuerliche Auflagen. Diese Vision der Kostenreduzierung ist umso effektiver, wenn ein hoher Umsatz für das Unternehmen von zentraler Bedeutung ist.

Der Arbeitgeber weiß es immer zu schätzen, wenn die Daten des Unternehmens im Unternehmen selbst bleiben. Je mehr Daten vorhanden sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass ungewollt Lecks auftreten. Die Internalisierung des Lohn- und Gehaltsmanagements folgt daher dem alten Sprichwort “Vorsicht ist besser als Nachsicht”.

Jede Datei und jede Erfahrung ist einzigartig: Die zwischenmenschlichen Kontakte zwischen dem Personalverantwortlichen, dem Vorgesetzten und den Mitarbeitern ermöglichen es, die Informationen der Abrechnungselemente zu ergänzen. Stehen die reinen Zahlen im Vordergrund, so zeigen allein diese Kontakte zuverlässige Werte für die Entwicklung des Unternehmens auf.

Die vollständig intern gehandhabte Lohnbuchhaltung und -verwaltung ermöglicht es dem Unternehmen, die Kontrolle über alle Prozesse zu behalten. Dies verbessert die Verfolgbarkeit und Transparenz der Entscheidungsfindung und hilft, eine Bearbeitungsverbindung entsprechend den Bedürfnissen in Bezug auf Budget, Sozialbilanz usw. aufrechtzuerhalten. Die berühmte Cloudlösung edlohn von eurodata kann Ihnen beispielsweise dabei helfen.

Die Einrichtung von PayFit garantiert dem Lohnbuchhalter die Automatisierung einer Vielzahl von Aufgaben wie der Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen und deren Versand per E-Mail-Adresse.

Die unbestreitbaren Vorteile der Lohnsoftware:

• PayFit kümmert sich um alle Steuermeldungen zur Lohnabrechnung wie z.B. Abgaben zur Rentenversicherung, Unfallversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung usw.

• Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und die Fernabrechnung werden vom System automatisch durchgeführt.

• Das Tool wird laufend aktualisiert, um der aktuellen Gesetzeslage zu entsprechen.

• Rückverfolgbarkeit von Informationen zur Vermeidung von Fehlern.

In übersichtlichen Dashboards sind in PayFit alle für die Personalabteilung wichtigen Unterlagen und Vorgänge auf den ersten Blick einsehbar.

Ihren Mitarbeitern wiederum ermöglicht das persönliche Benutzerportal von PayFit, ihre Gehaltsabrechnungen einzusehen, Spesenabrechnungen einzugeben, persönliche Daten zu ändern (beispielsweise bei einer Adressänderung nach einem Umzug oder bei der Geburt eines Kindes) und sogar Urlaubsanträge zu stellen.

Selfservice: Ein persönliches Portal bietet einen Überblick über Abwesenheiten, gestellte und bestätigte Urlaubsanträge sowie das Urlaubskonto des separaten Mitarbeiters.

Aus Sicht des Managers eines sehr kleinen oder mittelständischen Unternehmens kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung lästig und ermüdend erscheinen. Aus Mangel an Zeit und finanziellen Mitteln, die anderweitig effizienter eingesetzt werden können, wird sie daher bevorzugt ausgelagert.

Dennoch ist die Personalabrechnung eines der strategischen Themen eines Unternehmens: Sie muss von einem Wirtschaftsprüfer, einem bestätigten Dienstleister wie einem Lohnbüro oder einem internen sachkundigen Manager durchgeführt werden, der für die Konformität der Dokumente verantwortlich ist.

Für ein Unternehmen mittlerer Größe sind die Anforderungen umso höher: Deshalb wendet es sich der Internalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu, um so die volle Kontrolle über die Daten, die ihm helfen, auf komplexere Personalfragen zu reagieren, zu behalten.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Internalisierung oder Auslagerung der Lohnabrechnung gemacht? Teilen Sie Ihre Meinung doch in den Kommentaren mit uns!