Facility Management: Die Gestaltung einer optimalen Arbeitsumgebung

Facility Management (oder FM) hat vieles mit der allgemeinen Verwaltung eines Gebäudes gemeinsam. Es ist für das optimale Funktionieren eines jeden Unternehmens unerlässlich. Doch wissen Sie wirklich, was Facility Management bedeutet?

Das Facility Management hat großen Einfluss auf die Qualität der Arbeitsumgebung. Es spielt eine entscheidende Rolle in Unternehmen, insbesondere was ihre betriebliche und wirtschaftliche Entwicklung betrifft.

Wie wirkt sich das Facility Management auf die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter und auf die Produktivität eines Unternehmens aus?

Um diese Frage zu beantworten sollten wir eine Definition des Facility Managements aufstellen und erklären in welchen Gebieten es eingesetzt wird.

Facility Management umfasst alle Support Prozesse und Aktivitäten, die das operative und strategische Management von Unternehmen verbessern. Diese Aktivitäten betreffen sowohl die Infrastruktur als auch die Personen, die sich dort aufhalten:

• Gebäudeinstandhaltung,
• Verwaltung von Betriebsräumen,
• Reinigung der Räumlichkeiten,
• Sicherheit,
• Postverwaltung,
• Empfang, usw.

Alle Abteilungen des Facility Managements werden später im Artikel näher erläutert.

Das Ziel ist die Verbesserung der Mitarbeiterleistung durch die Gewährleistung einer optimalen Arbeitsumgebung:

• die den Anforderungen der Arbeit entspricht,
• unter Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltstandards.

💡Der Begriff Facility Management bezeichnet in der Regel eine Vielzahl von technischen, infrastrukturellen und gewerblichen Aufgaben. Es ist auch unter dem Begriff der Liegenschaftsverwaltung bekannt.

Es ist zu beachten, dass das Facility Management häufig die Externalisierung von damit verbundenen Tätigkeiten beinhaltet. Wenn das Management intern bleibt, spricht man in der Tat eher von allgemeinen Dienstleistungen.

Mehr als 30 Berufe und 150 Fachgebiete sind betroffen.

• Gebäudemanagement: Bau, Sicherheit, Instandhaltung;
• Instandhaltung von Außenanlagen: Mauerwerk, Rohrleitungen, Bodenarbeiten, Verputz, Dachdeckung;
• Multi-technische Wartung: Überwachung des korrekten Betriebs und der Verfügbarkeit der Anlagen;
• Vorbeugende Wartung: Überprüfung der Anlagen, Prävention von Pannen und Ausfällen, Gewährleistung der Haltbarkeit der Anlagen.

• Verwaltung von technischen Räumen und Flüssigkeiten;
• Elektrotechnik: elektrische Installationen, Beleuchtung, usw.;
• Klimatechnik: Regulierung und Kontrolle des Energieverbrauchs (Klimaanlage, Lüftung, Heizung (HVAC).

• Sicherheit der Infrastruktur: Instandhaltung, Kontrolle der Einhaltung von Standards;
• Maßnahmen zur Risikoprävention: Brandschutz (Installation von Feuerlöschern, Dokumentation), Beschilderung (Evakuierung usw.);
• Gebäudeschutz: Alarmanlagen, Gegensprechanlagen, Videoüberwachung.

• Kauf von Materialien;
• reprografischer Dienst;
• Raumverwaltung;
• Verwaltung der IT-Systeme: teilweise oder vollständiges Outsourcing der Verwaltung und Wartung des Informationssystems des Unternehmens.

• Pflege von Grünflächen, Bodenpflege und Schädlingsbekämpfung;
• Reinigung der Räumlichkeiten und Gemeinschaftsräume;
• Restaurierung;
• Abfallentsorgung.

• Empfang, Verwaltung der Besucher;
• Telefonzentrale;
• Postverwaltung;
• Hausmeister und Sicherheitsdienste.

• Malerei und Dekoration;
• Raumtrennung;
• Schloßerarbeiten;
• Fußböden und Teppiche;
• Installation von Küchen, sanitären Anlagen, Duschen usw.

Die Folgenden Akteure werden im Hinblick auf die Auslagerung von Tätigkeiten des Facility Managements beschrieben. Der große Vorteil dieser Auslagerung ist ein Produktivitätsgewinn. Denn das Unternehmen kann sich weiterhin auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

• Der Facility Manager oder auch Leiter der Liegenschaftsverwaltung koordiniert alle Aktivitäten zur Optimierung des Arbeitsplatzes. Er ist dafür verantwortlich, die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
• Gebäudeverwalter und Immobilienbesitzer. Abgesehen von der Instandhaltung der Gebäude, entwickeln sich ihre Ziele zunehmend zum Werterhalt bzw. zur Wertsteigerung von Gebäuden und Anlagen.

• Unternehmen mit mehreren Gewerben. Dabei handelt es sich um technische Multispezialisten oder Multiservice-Betreiber. Diese sind historisch gesehen z.B. Bau- und Energieunternehmen. Sie erweitern oft ihre technischen Dienstleistungen, um ein umfassenderes Angebot zu bieten.

👉 Beispielunternehmen: ENGIE Deutschland GmbH (Energie), Strabag Property and Facility Services (Bauunternehmen).
 

• Facility Management Dienstleister. Immobilienberater oder "Property Manager", die das Facility Management im Auftrag eines Kunden verwalten.

👉 Beispielunternehmen: Dussmann Service Deutschland oder WISAG Facility Service Holding.
 

• Global Players des Facility Managements. Das sind die Großkonzerne, die sich auf das globale Facility Management spezialisiert haben.

👉Beispielunternehmen: Vinci Facilities oder Bouygues E&S.
 

• Spezialisierte Dienstleistungsunternehmen. Elektrizitäts-, Sanitär-, IT- oder Wartungsunternehmen.
   

Eines der Hauptziele des Facility Managements ist die Übernahme von Tätigkeiten, die nur einen geringen Mehrwert für das Unternehmen haben. Es verfolgt somit das Ziel, die Kosten zu senken. Auch wenn die Betriebskosten optimiert werden, sollte das Wohlbefinden und die Effizienz der Mitarbeiter gewährleistet sein.

Somit ermöglicht das Facility Management den Unternehmen, die davon Gebrauch machen:

• ihre Arbeit auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren,
• die Performance zu steigern,
• einen Mehrwert zu kreieren.

Das Facility Management sorgt dafür, dass Besuchern und Mitarbeitern der Unternehmens angenehme Räume zur Verfügung stehen.

Doch neben der Gewährleistung guter Lebens- und Arbeitsbedingungen hat das Facility Management auch folgende Aufgaben:

• Kreativität fördernde Orte zu schaffen, damit Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen können;
• Verbreitung von Informationen zu fördern;
• Mitarbeiter, Dienstleister, Zulieferer und Kunden zu vernetzen.

Kein Unternehmen bleibt vom Risiko verschont. Jedes Unternehmen muss sich mit einer Risikomanagement-Strategie auseinandersetzen. Die Sicherheit der Beschäftigten zu gewährleisten und allen Arten von Gefahren vorzubeugen hat oberste Priorität.

Das Facility Management zielt darauf ab, alle Haftungsziele zu erreichen:

• soziale,
• hygienische, und
• ökologische Ziele.

Im Zentrum des Facility Managements nimmt der Begriff der Dienstleistung eine neue Dimension an. Ob es sich um Bewohner, Mitarbeiter oder Kunden handelt, im Mittelpunkt steht nun der Faktor Mensch.

Die Dienstleistungen zielen darauf ab, Fehler aufzudecken und zu verbessern. Es hilft, den Bogen zwischen den Menschen und ihrem Fachwissen zu spannen. Es ermutigt zum Handeln, zum testen, und zu innovieren. Ziel ist, einen Mehrwert zu schaffen und darüber hinaus die langfristige Zukunft der Infrastrukturen zu sichern.

Egal, ob Sie ein Dienstleister, Manager oder Leiter von Unternehmensdienstleistungen sind. Machen Sie Ihr Leben leichter und setzen Sie auf spezielle Management-Software.

• Immobilienverwaltung
  • Vorteile: Sicherheitsdienste, Wachpersonal, Qualitätsaudits usw. Ein geeignetes Programm ermöglicht es Ihnen, die Digitalisierung voranzutreiben und die Verwaltung Ihrer Gebäude zu zentralisieren.
  • Software Beispiel: Kizeo Forms ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Formulare für eine mobile und optimale Nachverfolgung von Interventionen. Die Manager konfigurieren einfach die Anwendung und das Personal füllt sie direkt vor Ort aus.
     
• Die Verwaltung von Interventionen und Touren
  • Vorteile: Diese Anwendung hilft Ihnen, Ihre Außendienst Teams zu beaufsichtigen und alle Einsätze in Echtzeit zu verwalten.
  • Software Beispiel: Praxedo bietet mobile Unterstützung für Teams, die für Inspektionen und Wartung von Anlagen zuständig sind. Sie bietet Einsatz- und Tourenplanung für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst: Wartungstechniker, Auditoren, Inspektoren. Manager haben einen optimalen Einblick in die Routenplanung.
     
• Wartung der Standorte
  • Vorteile: Computergestütztes Instandhaltungsmanagement ist darauf ausgelegt, die Instandhaltung zu optimieren. Es verwaltet die Ausrüstung, die korrigierende oder vorbeugende Instandhaltung, Anträge auf Interventionen uvm.
  • Software Beispiel: ADASMA zentralisiert Anlagenverwaltung, Tourenplanung und eine Techniker-App innerhalb einer modernen Plattform. Es ermöglicht, Projekte schnell durchzuführen, ist flexibel und voll konfigurierbar.
     
• Sicherheitsmanagement
  • Vorteile: Aus rechtlichen und praktischen Gründen ist die Sicherheit nicht immer Teil der Facility-Management-Verträge. Wer die Sicherheit seiner Unternehmensbestände und Mitarbeiter erhöhen will, kann eine spezielle Lösung wählen.
  • Software Beispiel: Kelio Security, die Sicherheitssoftware von Bodet, ermöglicht eine zentrale Verwaltung Ihrer Zugangskontrolle und Sicherheit. Sie verbindet u.a. Zutrittskontrolle, Reservierung von Räumlichkeiten, Videoüberwachung, Brandschutzübungen und Besuchermanagement.

Das Ökosystem des Unternehmens wird immer breiter und integrativer. Facility Management ist von zentraler Bedeutung. Vor allem angesichts der ökologischen Verantwortung, des Wohlbefindens bei der Arbeit, und der Digitalisierung von Prozessen.

Neue Technologien revolutionieren Praktiken und führen zu einer Veränderung des Dienstleistungssektors. Dank moderner Technologien können die Akteure des Facility Managements ihre betriebliche Effizienz verbessern. Gleichzeitig ermöglicht es Ihnen, den Kunden einen größeren Mehrwert zu bieten.

Wie sieht das Facility Management in Ihrem Unternehmen aus?