Effizient Rechnungen stellen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Eine einfache Rechnung stellen. Was sind die Anforderungen und Regelungen, die es bei der Fakturierung zu berücksichtigen gilt? Und wie stellen Sie es am besten an, dass Sie nicht monatelang auf unbezahlte Rechnungen warten müssen und wertvolle Zeit mit der Abrechnung verlieren?

Dieser Artikel frischt Ihre Kenntnisse zum Thema Abrechnung auf. Wir beantweorten Ihre Fragen zum Thema Fakturierung und helfen Ihnen, die für Sie beste Lösung zu finden, um diese Herausforderungen anzugehen. Eine passende Rechnungssoftware hilft, Zeit und Ressourcen einzusparen.

Erfahren Sie im Folgenden, wie professionelle Rechnungen schreiben können und entdecken Sie in unserer Auswahl an Tools.

Eine kaufmännische Rechnung oder Faktura ist das offizielle Schriftstück, in welchem der Verkäufer dem Käufer den nach einem Kaufvertragsabschluss fälligen Entgeltbetrag mitteilt. Das Rechnungsformular besteht aus einem Kopf, der wesentliche Angaben zum Kaufauftrag enthält (Empfängeranschrift, Bestellnummer und - datum, Auftragsnummer usw.), und einem Kern, in dem entsprechende Informationen zu den betroffenen Leistungen oder Waren wie Produkt- und Mengenangaben, Preise und Zahlungsbedingungen aufgeführt werden.

Quelle:  Gabler Wirtschaftslexikon

Bei der Abrechnung muss zwischen einer normalen Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung unterschieden werden. Eine Kleinbetragsrechnung darf bis maximal 250€ ausgestellt werden und muss im Vergleich zur normalen Rechnung weniger Angaben enthalten.

Die Richtlinien für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung sind in §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (§14 Ustg) festgelegt. Dies sind die Pflichtangaben einer Rechnung:

• Vorname, Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden,
• Die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer oder USt-IDNr.,
• USt-IDNr. des Kunden,
• Eine Beschreibung der erbrachten Leistung,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die vom Aussteller nur einmal vergeben werden darf,
• Der Zeitpunkt der Lieferung der Leistung,
• Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen (Steuerbefreiungen, sonstige Leistungen),
• Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz,
• Bei der Schlussrechnung: Vorher eingenommene Teilentgelte und die entsprechenden Steuerbeträge.

Angaben bei Kleinbetragsrechnungen:

• Vorname, Nachname und Anschrift des Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Entgelt und maßgeblicher Steuerbetrag für die Lieferung oder andere Leistungen in einer Summe,
• Menge und Art der Lieferungen und sonstige Leistungen,
• Aufschlüsselung des Steuersatzes oder Angabe von Steuerbefreiungen.

Zusätzlich sollte man beachten, dass die reduzierten Mindestanforderungen bei Kleinbetragsrechnungen nicht bei grenzüberschreitendem Versandhandel, im EU Ausland, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Reverse-Charge-Verfahren gelten. Hier müssen die Pflichtangaben einer normalen Rechnung angewendet werden.

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer zahlen. Folglich müssen sie bei der Fakturierung auch keine Umsatzsteuer in den Abrechnungsdaten angeben. Allerdings sind auch Kleinunternehmer an das Umsatzsteuergesetz gebunden und müssen die festgelegten Mindestanforderungen bei einer Rechnung beachten. Auch sie müssen also eine Rechnung innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach dem Stattfinden einer geschäftlichen Transaktion mit einem anderen Unternehmer ausstellen.

Außerdem sind Kleinunternehmer verpflichtet, einen Grund für die fehlende Umsatzsteuer auf der Rechnung anzugeben. Dies kann zum Beispiel mit folgendem Vermerk geschehen: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Alle Unternehmen müssen ihren Kunden die verkauften Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen. Genauer gesagt: Eine Rechnung ist in folgenden Fällen verpflichtend:

• für jede geschäftliche Transaktion zwischen Unternehmen
• für jede geschäftliche Transaktion zwischen einer Privatperson und einem Unternehmen, wenn es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder andere Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken handelt.

Eine Transaktion muss also in den allermeisten Fällen offiziell auf einer Rechnung dokumentiert werden. Dies erfordert eine gute Organisation, Routine und ein Feingefühl für die zahlreichen Herausforderungen, die die Fakturierung mit sich bringt.

Selbstständige und Kleinunternehmen haben keinen Mitarbeiter, der sich ausschließlich um die Erstellung, Änderung und das Versenden von Rechnungen und Mahnungen kümmert. Sie treffen deshalb häufig auf Schwierigkeiten oder Verzögerungen bei der Fakturierung.

Der Zeitverlust bei der Erstellung von Rechnungen, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten und rechtssicher sein müssen, ist enorm. Die aufgewendete Zeit hält Kleinunternehmer von der eigentlichen Arbeit ab und verlangsamt alle Abläufe, da jedem Auftrag zwangsläufig die Rechnungsstellung folgt. Für Selbständige und Kleinunternehmer kann das schnell kostspielig werden.

Zudem besteht auch das Risiko von Fehlern in der Rechnung: Ein Fehler bei der Rechnungsnummer, den Abrechnungsdaten und sonstigen Mindestanforderungen kann später zum Problem werden und die Rechnung unter Umständen ungültig machen.

Wenn Sie Selbstständiger oder Kleinunternehmer sind, werden Sie wahrscheinlich nicht das Budget für ein kostspieliges Rechnungsprogramm haben. Sie wollen aber trotzdem Ihre Rechnungsstellung mit einer Software automatisieren?

Wir zeigen Ihnen hier einige Vorteile einer online Faktura-Software im Vergleich zu einer Abrechnung mithilfe von Excel:

• Automatisierung von Aufgaben und Berechnungen,
• Vereinfachung der Rechnungsstellung,
• Zeit sparen mit der digitalen Bearbeitung,
• Weniger Fehler (Überspringen, Einfügen & Kopieren, maßgebliche Steuersätze, Kundendaten, etc.),
• Einhaltung gesetzlicher Richtlinien,
• Einfaches Management von Mahnungen und Erinnerungen,
• Wiederkehrende Abrechnung,
• Zentralisierung und Speicherung von geschäftlichen Daten,
• Zugang zu Rechnungen und Mahnungen mithilfe der Cloud-Speicherung,
• Personalisierung von geschäftlichen Dokumenten, usw.

Neben diesen Vorteilen gibt es auch Software, die sogar personalisierte Berichte und Grafiken erstellt, um Forderungen und die Abrechnung immer im Blick zu haben. Außerdem haben viele Rechnungsprogramme eine Schnittstelle für Ihren Steuerberater, sowie eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung und zu Ihrem Bankkonto.

Mit Fakturierungssoftware können Sie Rechnungen standardisiert erstellen, gruppieren, übersichtlich sortieren und archivieren.

Ein cloud-basiertes Fakturierungssystem benötigt lediglich eine Internetverbindung: Die Anwendung ist zumeist kompatibel für Windows und Mac-Betriebssysteme und besitzt meistens auch eine Anwendung für Smartphones und Tablets (iOS oder Android).

Am 27. November 2018 ist das sogenannte E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten. Deutschland setzt damit eine EU-Richtlinie von 2014 in nationales Recht um, die eine Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen schafft.

Das Gesetz gibt gewisse Standards vor: Die relevanten Daten und Mindestanforderungen müssen in strukturierter Form vorhanden sein. Sie müssen menschlich lesbar sein und die Rechnung muss eine digitale Signatur haben. Reine Bild-Dokumente oder PDFs, die nur ein Bild der Rechnung enthalten, sind somit keine elektronischen Rechnungen. Rechnungsprogramme können Ihnen bei der Erstellung rechtssicherer E-Rechnungen helfen und Ihr Unternehmen für die Zukunft fit machen.

Sie wollen Ihre Abrechnung personalisieren und automatisieren, haben aber kein Budget für eine kostenpflichtige Software-Lizenz? Es gibt einige Anbieter, die gratis online Faktura-Software anbieten. Der Funktionsumfang der Software kann für Selbstständige und Kleinunternehmen ausreichend sein:

Fakturama ist eine Open-Source Anwendung für das Rechnungswesen. Mit der Anwendung können Sie Rechnungen, Angebote und Mahnungen schreiben. Die maßgeblichen Steuersätze werden automatisch auf den Rechnungen ausgewiesen. Die Anwendung kann Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausgeben, die als elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden verwendet werden können.

Vorteile von Fakturama:

• Elektronische Rechnungen,
• Dokumenten- und Rechnungsvorlagen,
• Auch für den E-Commerce geeignet (entsprechende Schnittstellen).

Zervant ist eine kostenlose Lösung für KMUs. Es kann eine unbegrenzte Anzahl an Rechnungen per E-Mail oder als PDF versendet werden.

Vorteile von Zervant:

• Rechnungen in weniger als 60 Sekunden erstellen,
• Ausstehende Forderungen schneller eintreiben,
• Produkt- und Kundendaten zentralisieren.

Bevor Sie sich eine kostenlose Software anschaffen, sollten sie sich überlegen, welche Anforderungen Sie an eine Software stellen und welche Funktionen sie haben muss. Gratis Lösungen haben oft begrenzte Funktionen:

• Evtl. müssen Sie zusätzliche Module nachkaufen oder eine Premium-Version abonnieren, um über mehr Funktionen zu verfügen;
• Kein Support oder kein Premium-Support. Das kann zum Problem werden, wenn es einen dringenden Vorfall gibt und Sie plötzlich keine Rechnungen erstellen können;
• Oft limitierte Anzahl an Rechnungen;
• Gratis-Tools sind unter Umständen nicht kompatibel mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Kundenverwaltung, Lagerverwaltung, etc.

Appvizer hat für Sie drei Rechnungsprogramme mit attraktivem Preis-Leistungsverhältnis ausgewählt: Die Anwendungen decken alle wichtigen Elemente der Rechnungsstellung ab und haben zum Teil sogar zusätzliche Module wie Projektmanagement oder eine integrierte Unternehmensbuchhaltung.

Für wen? - Kleinunternehmen und Selbstständige

Teamleader ist ein einfaches und sehr intuitives Tool für die Rechnungsstellung. Die Software bietet mehrere Module, die miteinander verknüpft sind: CRM, Projektmanagement, Support-Tickets und die Rechnungsstellung.

Vorteile von Teamleader:

• Verknüpfung mit anderen Modulen innerhalb der Software (CRM, Projektmanagement),
• Rechnungsvorlagen und automatische Übernahme von Kundendaten,
• Rechnungsstellung aus existierenden Angeboten.

Für wen? - kleine und mittlere Unternehmen

SevDesk ist eine Faktura- und Buchhaltungssoftware, mit der Sie die Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen schnell und einfach abwickeln können. Angebote, Rechnungen und Mahnungen können auf einem Dashboard erstellt werden. Auch bei sevDesk kann man die Kundendaten einfach zur Rechnung hinzufügen, wenn sie bereits in der Software hinterlegt wurden.

Vorteile von sevDesk:

• Schnelles Erstellen von Rechnungen,
• Verbindung mit der Buchführung,
• integrierte Postschnittstelle (automatisches Versenden per Post oder Mail).

Für wen? - Gründer und Selbstständige

Debitoor ist ein einfaches Rechnungsprogramm für Selbstständige, das intuitiv zu bedienen ist. Der Fokus der Software liegt auf der Einfachheit und Bedienerfreundlichkeit, sodass auch Einsteiger schnell Rechnungen stellen können

Vorteile von Debitoor:

• Mobile Rechnungsstellung per App,
• Integrierte Zahlungsanbieter wie Paypal und SumUp,
• Papierlose Bearbeitung von Einnahmen, Ausgaben und Rechnungen.

Fakt ist: Beinahe ausnahmslos jedes Unternehmen muss Rechnungen stellen. Hierbei ist höchste Sorgfalt und Organisation geboten, um Fehler und ihre oft weitreichenden Folgen zu vermeiden und die verschiedenartigen Challenges wie Fristen, Feinheiten in Gesetzen oder die konsequente Einforderung von Beträgen aus ausstehenden Rechnungen im Blick zu behalten.

Eine Rechnungssoftware kann Ihnen viele dieser Aufgaben abnehmen und automatisieren und so dazu beitragen, Ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter zu gestalten. Es wird also Zeit, den Hebel auch für die Rechnungsstellung auf "Digital" zu stellen! Sind Sie bereit?