Geschäftsreise: Definition und Checkliste zur Organisation

Geschäftsreisen tragen zur Entwicklung und Humanisierung von Unternehmen bei. Abgesehen von 2020 steigt die Zahl der Geschäftsreisen von Jahr zu Jahr: 2019 wurden 195,4 Millionen Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen gebucht (Statista, 2021).

Während wir also in einer zunehmend entmaterialisierten Welt leben, in der die virtuelle Kommunikation ein Kinderspiel ist, sind der menschliche Kontakt und das Tätigsein im Außendienst manchmal unerlässlich.

Eines Tages werden wir vielleicht in der Lage sein, uns mit einer guten Wifi-Verbindung zu teleportieren. In der Zwischenzeit bieten wir Ihnen einen Überblick über das Thema Geschäftsreisen, Tipps und einen kostenlos herunterladbaren Leitfaden für Geschäftsreisen. Wir wünschen Ihnen eine gute Reise!

Eine Geschäftsreise setzt voraus, dass eine berufliche Tätigkeit einzeln oder in Gruppe außerhalb der üblichen Tätigkeitsstätte oder der Wohnung ausgeübt wird. Im Steuerrecht wird von einer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” gesprochen, d.h. dass eine Tätigkeit eine berufsbedingte Ortsveränderung verlangt, die üblicherweise Reisekosten verursacht.

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Der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise kann ziemlich unklar sein: Während im öffentlichen Sektor der Begriff "Dienstreise" üblich ist, wird in der Privatwirtschaft hauptsächlich der Begriff "Geschäftsreise" verwendet. Im Prinzip beziehen sich beide Begriffe auf Reisen im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit.

Die einzige Differenz besteht also in der Beschäftigungsform der Person: Angestellte gehen auf Dienstreisen und Selbstständige oder Unternehmer gehen auf Geschäftsreisen.

Je nach Dauer und Entfernung des Außendienstes können höhere oder niedrigere Kosten anfallen, sowohl auf der Seite des/der Mitarbeiters*in als auch auf der Seite des Unternehmens.

Der Arbeitgeber hat gegenüber den Mitarbeitenden eine Fürsorgepflicht: Vor der Abreise sollte das Unternehmen Reiseversicherungen abschließen, um mögliche Schäden an Dritten abzusichern und eine medizinische Versorgung zu gewährleisten.

Die während der Geschäftsreise geleisteten Arbeitsstunden gelten als Arbeitszeit. Auch wenn der/die Mitarbeiter*in hinter dem Lenkrad sitzt, gilt dies auch als Arbeitszeit. Doch wenn er/sie nur Beifahrer*in ist und private Dinge auf dem Laptop oder Handy erledigt, gilt dies nicht mehr als Arbeitszeit. Um die Abgrenzung der Arbeitszeiten zu klären, müssen diese im Arbeitsvertrag oder, falls vorhanden, in den Reiserichtlinien des Unternehmens festgelegt und regelmäßig aktualisiert werden.

Für die Verpflegung auf dem neuen Beschäftigungsort fallen sogenannte Reisekosten an. Diese Kosten sind erstattungsfähig, d.h. Mitarbeiter können ihre Aufwendungen beim Unternehmen geltend machen. Vier verschiedene Ausgabearten können dafür identifiziert werden:

• Fahrtkosten,
• Verpflegungskosten,
• Übernachtungskosten, und
• Reisenebenkosten.

Wenn sich das Unternehmen für die Erstattung dieser Ausgaben entscheidet, müssen alle Spesenabrechnungen / Reisekostenabrechnungen der Arbeitnehmer aufbewahrt werden. Falls der Arbeitgeber irgendeine Reisekostenart nicht zurückerstattet, können Mitarbeiter Ihre Aufwendungen bei Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Der deutsche Gesetzgeber hat keine Höchst- oder Mindestdauer für Geschäftsreisen festgelegt. Wenn ein*e Mitarbeiter*in organisatorisch in einer neuen Arbeitsstätte integriert wird, handelt es sich nicht mehr um eine Geschäftsreise oder Dienstreise, sondern um eine Entsendung, für die andere gesetzliche Regelungen gelten.

Eine Geschäftsreise ins Ausland unterscheidet sich von einer Inlandsreise durch die Bezahlung der Reisezeit: Da eine Auslandsreise meist länger als eine Dienstreise im Inland ist, gehören auch die Stunden für Hin- und Rückreise zur Arbeitszeit. In diesem Fall geht das Bundesarbeitsgericht davon aus, dass die Geschäftsreise ins Ausland im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers liegt, und dass er daher den gesamten Zeitaufwand bezahlen muss.

In der Regel sind Inlandsreisen günstiger und leichter zu organisieren. Bei ausländischen Geschäftsreisen müssen verschiedene Details berücksichtigt und im Vorfeld geklärt werden, wie z.B.:

• spezielle Versicherungen,
• notwendige Visa, oder
• Impfungen.

Schließlich, wenn der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen anbietet, sollten diese je nach Ort oder Land der Reise variieren. Der Grund dafür ist, dass die Verpflegungskosten je nach Land unterschiedlich hoch sein können.

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit 7 Punkte, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Geschäftsreise beachten sollten, um den damit verbundenen Stress zu vermeiden, die Zeit während Ihrer Reise optimal zu nutzen, das Risiko von Problemen mit den Flugplänen zu verringern, und sie auch zu genießen.

Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht gegenüber den Reisenden und muss eine spezielle Reiseversicherung abschließen. In einigen Ländern ist eine Reiseversicherung sogar eine Einreisevoraussetzung.

Die Wahl der Unterkunft hängt von der Dauer der Reise ab. Wenn Sie nur ein paar Stunden bleiben, wählen Sie am besten eine Unterkunft, die zwischen dem Geschäftssitz und dem Flughafen liegt.

Wenn Sie wissen, dass Sie etwas Freizeit haben werden, bietet ein Hotel im Stadtzentrum eine größere Auswahl an touristischen oder gastronomischen Möglichkeiten.

Wenn das Hotel Ihr Arbeits- und Tagungsort sein soll, achten Sie darauf, dass es über besondere Einrichtungen wie Konferenzräume, Minibar, Kaffee- und Barservice während des ganzen Tages verfügt. Vergessen Sie auch nicht die Wi-Fi-Verbindung!

Fahren mit Ihrem privaten Auto? Dann können Ihre Fahrtkosten in der Einkommenssteuererklärung abgesetzt werden.

Handelt es sich um eine Fernreise? Dann ist ein Flug unvermeidbar. Bevor Sie Ihre Reservierung bestätigen, prüfen Sie, ob Sie über alle für die Einreise erforderlichen Dokumente, Visa und Impfungen verfügen.

Die meisten Fluggesellschaften bieten Vielfliegerprogramme an. Denken Sie also daran, Ihre Mitgliederkarte mitzunehmen, um in der Zukunft von freie Plätze zu profitieren.

Denken Sie vor der Ankunft ein Transportmittel zu mieten, denn so sparen Sie Zeit, gewinnen an Komfort und sind an bestimmten Zielorten sogar sicherer.

Prüfen Sie auch die Gewichts- und Größenbeschränkungen, unabhängig davon, ob es sich um einen Rucksack, eine Handtasche oder ein Koffer handelt. Sie sollten unbedingt Folgendes mitnehmen:

• Ihren Terminkalender,
• Ihr Telefon, Ihre Kontakte,
• Ihre Hoteladresse,
• die Telefonnummern der Taxis,
• Ihren Reisepass,
• und alle notwendige Dokumente mitnehmen.

Vergessen Sie auch nicht die adäquate Kleidung für Ihr Treffen.

Außerdem ist es ratsam, Bargeld in der Landeswährung mitzunehmen, wenn die Reise ins Ausland geht, oder Euros. Achten Sie genau auf die Sicherheitskontrollen am Flughafen; vermeiden Sie Kosmetika, Flüssigkeiten und Metallgegenstände.

Geschäftsreisende haben in der Regel einen sehr engen Terminkalender. Deshalb empfiehlt es sich Zeitpuffer einzuplanen, insbesondere für den Fall von Verkehrsproblemen oder Meetings, die über die geplante Zeit hinausgehen.

Denken Sie auch an die Zeitverschiebung im Zielland im Vergleich zu Ihrem Abflugort.

Telefon, Laptop, Tablet, usw.: Bringen Sie nur das Nötigste mit.

Wenn Sie ins Ausland reisen, sollten Sie einen universellen Stromadapter mitnehmen, der in den meisten Ländern an Steckdosen funktioniert. Vergessen Sie nicht in Ihren Einstellungen das Roaming für Ferngespräche zu deaktivieren, um zusätzliche Kosten zu vermeiden, und nutzen Sie stattdessen das verfügbare WLAN.

Geschäftsreisen bedeuten lange Wartezeiten in Warteräumen oder an Flughäfen. Um Stresssituationen zu vermeiden, die sich negativ auf Ihre Gesundheit auswirken können, sollten Sie Pausen planen, sich bewegen und gesund ernähren.

Die Reiseorganisation ist Ihnen überlassen, Hauptsache, Sie vergessen nichts. Das Wichtigste ist alle notwendigen Dokumente mitzubringen, eine Reiseversicherung abzuschließen und genügend Zeitpuffer einzuplanen. Dann können Sie Ihre Geschäftsreise beginnen!