Spesenabrechnung - Definition, Erstellung & kostenlose Vorlage

Was ist eine Spesenabrechnung und wie wird sie erstellt?

Hier finden Sie die Definition und eine Vorlage, um Ihre Dokumente intern zu standardisieren.

Die Spesenabrechnung ist ein Buchhaltungsformular, mit dem Mitarbeiter die Erstattung ihrer beruflichen Ausgaben beantragen können. Spesen sind die Kosten, die ein Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens verursacht, beispielsweise durch gefahrene Kilometer, kostenpflichtige Veranstaltungen und Hotel- oder Restaurantbesuche. Andere Begriffe sind Tagegeld, Verpflegungsmehraufwand oder Verpflegungspauschale.

Alle Beteiligten von aller Arten von Strukturen (Vereine, KMUs, Start-Ups, große Konzerne, usw) müssen eventuell sich mit der Erstattung von Spesen auseinandersetzen:

• Angestellte;
• Führungskräfte;
• Geschäftsführer;
• Freiwillige.

Die Erstattung von entstandenen Kosten ist ein Recht: Es ist nicht zwingend erforderlich, dass der Arbeitsvertrag die Erstattung von Spesen vorsieht.

Bei der Verhandlung und Unterzeichnung des Vertrages kann der Arbeitgeber jedoch entweder eine Rückerstattung der tatsächlichen Kosten oder eine pauschale Entschädigung anbieten. In jedem Fall ist maximal der Pauschalbetrag von der Steuer absetzbar.

Die Pauschalvergütung umfasst alle potenziellen Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Reisen. Dies ist eine flexiblere Lösung, die weder das Ausfüllen und Begründen von Ausgaben noch die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Belegen erfordert. Laut einer Studie von wity.fr zahlen Arbeitgeber nur in 5 % der Fälle eine globale Pauschalvergütung

Wenn das Unternehmen die tatsächlichen Kosten trägt, erstattet es die entstandenen Kosten in voller Höhe.

Um eine Spesenabrechnung zu erstellen müssen die Belege aller genannten Ausgaben eingereicht werden.

Eine Spesenabrechnung kann mehrere Arten von Geschäftsausgaben abdecken:

• Kilometerpauschale: 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (20 Cent pro Kilometer für Motorräder);
• Kilometersatz: Dazu werden die gesamten Fahrzeugkosten eines Jahres durch die beruflich gefahrenen Kilometer geteilt. Die betrifft unter anderem Wartungs-, Reparatur- und Versicherungskosten, die Steuer, Benzinkosten, Zinsen und Abschreibung.

• Kosten für Übernachtungen in Hotels oder Ferienwohnungen;
• Für eine korrekte Reisekostenabrechnung müssen alle Belege eingereicht werden. In dem Fall werden die Kosten in voller Höhe abgerechnet.

• Es besteht die Möglichkeit einer Verpflegungspauschale (für Frühstück, Mittag- und Abendessen, Snacks und Getränke). Die Pauschale wird wie folgt berechnet:
  • Dienstreise von mehr als 8 Stunden: 14 Euro pro Tag (stand 2021);
  • Dienstreise von mehr als 24 Stunden: 28 Euro pro Tag (stand 2021).

Die Pauschale kann gekürzt werden, wenn das Frühstück im Hotel mit der Übernachtung mitgebucht wurde oder wenn der Arbeitgeber Mittag oder Abendessen bezahlt. Die Höhe der Kürzung für das Frühstück beträgt 5,60€, für Mittag und Abendessen 11,20€.

Die Höhe der Pauschale variiert außerdem je nach Aufenthaltsland. Eine genaue Übersicht aller Pauschalen können auf Ländertabellen gefunden werden.

• Telefon- und Internetkosten im Hotel;
• Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen;
• Mautgebühren;
• Parkgebühren, usw.

Für eine konstante und automatisierte Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen, empfehlen wir, eine Vorlage zu nutzen. Sie können hier eine Spesenabrechnung Vorlage für Excel herunterladen und die Tabelle personalisiert ausfüllen:

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Fassen wir zusammen: Spesen sind alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise anfallen. Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Kosten: Die Spesenabrechnungen ermöglicht, alle Reisekosten, für die Mitarbeiter:innen in Vorleistung gegangen sind, zu erstatten. Arbeitgeber können diese Kosten von der Steuer absetzen.

Nun wissen Sie, worauf es bei der Spesenabrechnung ankommt. Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit Spesen um? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!