Ein Leitfaden für den perfekten E-Mail-Betreff mit Beispielen!

Heutzutage sind E-Mails aus unserem professionellen und privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Wir verschicken und empfangen sie in Hülle und Fülle. Doch der entscheidende Faktor, ob E-Mails vom Empfänger wirklich gelesen werden, ist ganz klar der E-Mail-Betreff. Wir geben Ihnen Tipps und listen Ihnen klare Beispiele von Formulierungen für die Betreffzeile auf.

Das Schreiben von E-Mails und besonders der Betreffzeile ist eine Wissenschaft für sich. Doch wenn man die Do’s and Don’ts beachtet, hat man eine große Chance, mit seiner E-Mail das Interesse des Empfängers zu wecken. Und der alles entscheidende Faktor ist die Betreffzeile. Ein unüberlegter, schlecht formulierter E-Mail-Betreff kann die Zeit und Arbeit, die in das Verfassen einer E-Mail gesteckt wurde, schnell verderben und der oft wichtigen übermittelten Information wird keine Beachtung geschenkt.

Um dieses Szenario zu vermeiden und nicht direkt im Papierkorb zu landen, gibt es folgende Tipps & Tricks, die zu beachten sind. Nachstehend finden Sie eine Liste mit den Do’s and Don’ts.

• Kurz und prägnant
  Die oberste Regel für einen wirkungsvollen E-Mail-Betreff ist, halten Sie es kurz und prägnant. In der Betreffzeile sollte in wenigen Worten der Inhalt der E-Mail erklärt sein, sodass der Empfänger sofort weiß, worum es bei dieser Nachricht geht. Jede E-Mail hat einen bestimmten Aufhänger und Grund, weshalb sie versendet wurde. Ein kompakter Satz, der mit wenigen Worten den Inhalt verständlich macht. Als Richtwert gilt 30 – 70 Zeichen.
  Beispiele:
  Finale Version der Pressemappe 2022
  Neue Architekturtrends
• Worum geht es (informativ)
  Es geht um einen informativen E-Mail-Betreff, der klar darlegt, um welches Thema es sich bei dieser Nachricht handelt. Überflüssige ausschmückende Wörter und lang gezogene Sätze lenken von der Hauptinformation ab und lassen den Empfänger abdriften oder im schlimmsten Fall verhindern sie das Öffnen der E-Mail. Der Betreff ist wie eine Schlagzeile zu behandeln, der ankündigt, was danach ausführlich in der Nachricht erklärt wird.
  Beispiele:
  Ihre Monatsrechnung, Herr Bauer!
  Wieder verfügbar (Back in Stock): die Gore-Tex-Mäntel sind wieder auf Lager
• Schlüsselwörter zu Beginn
  Schlüsselwörter müssen ganz am Anfang des E-Mail-Betreffs stehen, denn die Devise lautet das Wichtigste zuerst. Zudem sollten Sie bedenken, dass Nachrichten heutzutage auch oft auf Smartphones angesehen werden und der Bildschirm kleiner ist. Wenn man eine Benachrichtigung erhält, scheinen oft nur die ersten paar Worte der Betreffzeile auf. Kommen Sie zum Punkt und beginnen Sie den E-Mail-Betreff mit dem richtigen Schlagwort.
  Beispiele:
  Tagesablauf Seminar 2. Quartal
  Energiepreise: Tipps für ökonomisches Heizen
• Personalisierung
  Werden Sie persönlich. Es ist statistisch bewiesen, dass E-Mails, die eine Personalisierung in der Betreffzeile haben, eine sehr gute Öffnungsrate vorweisen. Eine direkte Anrede gibt der E-Mail eine menschliche Seite und weckt mehr Interesse bei den Empfängern. Nicht leicht zu platzieren, aber wenn Sie den richtigen Aufhänger finden, ist dies ein absolutes Must Do. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch auf die Wirkungskraft des Gefühls von Exklusivität setzen. Neben einer persönlichen Anrede reagieren Leute auch positiv auf auserlesene Nachrichten, die klar ersichtlich nicht für jeden bestimmt sind. Personalisierte E-Mails sind heute ein Standard und aus dem Online-Marketing nicht mehr wegzudenken. Die Frage ist nicht, ob personalisierte E-Mails umzusetzen sind, sondern wie es den größtmöglichen Erfolg auf die Öffnungs- und Klickrate hat.
  Beispiele:
  Neueröffnung: Sie sind eingeladen
  Manuel, bist du bereit für den Sommer deines Lebens?
• „Call-to-Action“
  Mit einem „Call-to-Action” (CTA) wecken Sie mit Sicherheit die Neugier des Empfängers. Eine klare Handlungsaufforderung, die durch eine kurze ansprechende Formulierung in der Betreffzeile dem Empfänger klar macht, warum er die E-Mail öffnen sollte. Hierfür kann auch der Pre-Header genutzt werden, um den CTA zu verstärken und den Empfänger mit dem E-Mail-Betreff zu überzeugen.
  Beispiele:
  Gleich anmelden und 20 € auf Ihre erste Bestellung sparen
  Stimme ab und erhalte eine genussvolle Überraschung
• Frage oder Behauptung
  Nutzen Sie die Macht der natürlichen Neugierde der Menschen. Ein entfachter Reiz möchte gestillt werden und die Neugier ist mit der Idee verbunden, etwas Verborgenes noch nicht Bekanntes aufzudecken. Mit dem E-Mail-Betreff kann man mithilfe einer Frage oder einer aufgestellten Behauptung genau auf dieses menschliche Bedürfnis anspielen und es sich zu Nutzen machen. Arbeiten Sie mit diesem Aspekt der Evolution.
  Beispiele Frage:
  Haben Sie eine Winterjacke für den ersten Schnee?
  Kennen Sie die größte Fehlerquelle im Online-Marketing?
  Beispiele Behauptung:
  Wir haben die Lösung für Sie
  Wir kümmern uns um deinen Urlaub
• Zahlen wecken das Interesse
  Werden Sie konkret und geben Sie den E-Mail-Empfängern klare Fakten und Informationen, ganz besonders mit Zahlen. Das menschliche Gehirn spricht auf Zahlen an und es weckt das Interesse. Dadurch vermeiden Sie schwammige Aussagen und vermitteln eine Information mit Mehrwert. Bedenken Sie die Zahlen als Ziffern zu schreiben und nicht als Worte. Dadurch können Sie Zeichen in der Betreffzeile sparen und halten den E-Mail-Betreff dadurch kurz und prägnant.
  Beispiele:
  Noch 3 Tage bis Weihnachten: So können Sie den Weihnachtstisch dekorieren
  Noch 48 Stunden, bis unser Onlinestore öffnet
• Nutzen Sie den Pre-Header
  Während sich der primäre Fokus auf die Betreffzeile richtet, sollten Sie die Kraft des Pre-Headers, also der sogenannten Kopfzeile, nicht unterschätzen. Es ist wie eine Art Ergänzung oder Weiterführung des E-Mail-Betreffs und ist für den Empfänger auch auf den ersten Blick sichtbar. Wichtig ist, dass in der Kopfzeile nicht die Information der Betreffzeile wiederholt wird, das wäre eine vergeudete Chance. Die Idee ist, den Betreff zu unterstreichen und die Neugierde noch mehr zu wecken.
  Beispiele:
  Was sind Gadgets? Erklärungen und die aktuellen Must-Haves
  Wozu dient E-Mail-Personalisierung? Kundenbindung und Umsatzsteigerung

Während es einige Do’s zu beachten gibt, sollte man manche Dinge auf keinen Fall in einen E-Mail-Betreff schreiben.

• Zu lange Sätze

  Das Ziel eines E-Mail-Betreffs ist, mit möglichst wenigen Worten so kurz und einfach formuliert wie möglich eine klare Aussage an den Empfänger zu schicken. Zu lange Sätze und groß ausgeschmückte Aussagen haben in der Betreffzeile einer E-Mail nichts zu suchen. Das Interesse des Lesers wird schnell verloren gehen und die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail ungeöffnet bleibt, ist groß. Zudem hat der Betreff eine maximale Zeichenzahl, die nicht überschritten werden soll. Zudem werden E-Mails auf verschiedenen Bildschirmen gelesen und am Smartphone beispielsweise scheinen nur die ersten paar Worte als Benachrichtigung auf. Als Richtwert werden um die 45 Zeichen maximal empfohlen.

• Unklare Aussagen
  Unklare Aussagen und sehr allgemeine Formulierungen sollten vermieden werden. Die Devise lautet „Kommen Sie zum Punkt“ und leiten Sie Ihre E-Mail mit einer konkreten Information ein. Die Betreffzeile ist wie die Schlagzeile Ihres Anliegens und muss eine informative Aussage darstellen.
  Beispiele:
  Klicken Sie schnell auf die E-Mail und erfahren Sie mehr
  Bei uns finden alle etwas
• Rechtschreibfehler
  Ein absolutes Don’t, das auf der Hand liegt, sind Rechtschreibfehler und die falsche Grammatik. Der E-Mail-Betreff ist das erste, das der Empfänger liest, Fehler sind hier unbedingt zu vermeiden. Greifen Sie im Notfall auf einen Rechtschreibprüfer zurück, um ganz sicher zu sein.
• Wörter, die wie Spam wirken
  Vermeiden Sie im E-Mail-Betreff Wörter, die nach Spam klingen. Es handelt sich um Wörter, die wenig Nutzen für den Empfänger haben, eine fragwürdige Handlungsaufforderung in sich haben oder beispielsweise mit einer herausstechenden Schreibweise auffallen. Abhängig von der Branche gibt es einige bekannte Spam-Wörter, die die Erfolgsquote des Öffnens von E-Mails verringern.
  Beispiele:
  Finanz: 100 % gratis, Bargeld, Günstiger Kredit, Versteckte Kosten
  Gesundheit: Abnehmen über Nacht, Haarausfall behandeln, Sofort „x“ Kilos verlieren
  Shopping: Discount, Jetzt kaufen, Limitiertes Angebot, Schnäppchen
  Sonstiges: Achtung!!!, Dringend, Kostenlose Info, Hier klicken, Dies ist kein Spam
• Übernutzung von Satzzeichen & Großschreibung
  Und neben diversen Wörtern kann auch die Schreibweise und die Nutzung von Satzzeichen in der Betreffzeile zu einem negativen Resultat im E-Mailverkehr führen. Es wirkt unseriös und aufdringlich und wird gerne in Spam-E-Mails verwendet. Der Empfänger wird die E-Mail mit großer Wahrscheinlichkeit direkt in den Papierkorb verschieben.
  Beispiele:
  !!!DRINGEND!!! – VERPASSEN SIE NICHT UNSEREN AUSVERKAUF
  NUR HEUTE: tolle AKTIONEN und ÜBERRASCHUNGEN!!!

Wie formuliert man also einen tollen und ansprechenden E-Mail-Betreff mit Erfolg bei der Öffnungsrate? Wenn man die großen Do’s und Don’ts beherzigt, ist man bereits auf dem richtigen Pfad. Für noch mehr Trefferquote und positives Feedback bedenken Sie zusätzlich die folgenden Punkte:

Das Wichtigste bei einem E-Mail-Betreff ist, dass man diese ganz klar für die gewünschte Zielgruppe formuliert. Es gibt Unterschiede für E-Mails von B2C und B2B. Business to Customer ist persönlicher, freier und fragt nach mehr Originalität und Kreativität. Die Formulierung kann wie eine Kommunikation zwischen Freunden gesehen werden und braucht sogar eine gewisse Lockerheit und Spaß.

In der B2B Kommunikation stehen Professionalismus und eine gewisse Seriosität im Vordergrund. Ein E-Mail-Betreff für einen B2B-Empfänger sollte auf Fakten und klare Interessenspunkte setzen. Verspieltheit und zu viel Personalisierung sind hier fehl am Platz.

Die großen Do’s and Dont’s sind aber allgemeingültig und sowohl für B2C als auch für B2B anzuwenden. Letztendlich liegt es an Ihnen abzuschätzen, mit welcher „Schlagzeile“ Sie bei Ihrem Empfänger die Neugierde wecken möchten. Und bedenken Sie, Tonalität und Sprachstil sind die entscheidenden Faktoren.

Um die oft nur kleinen Unterschiede und Nuancen in der Wortwahl verständlicher zu machen, finden Sie nachfolgend einige wirkungsvolle E-Mail-Betreff-Beispiele für B2C und B2B.

Und nachfolgend noch eine Auswahl an negativen Beispielen für eine Betreffzeile und einer folglich schlechten Öffnungsrate Ihrer E-Mails. Durchlesen und unbedingt vermeiden.

Die Liste der positiven und negativen E-Mail-Beispiele ist endlos, aber ein erster Überblick ist gegeben und soll Ihnen als Hilfestellung dienen, damit Ihre E-Mail die gewollte Aufmerksamkeit bei dem Empfänger erhält.

Der E-Mail-Betreff ist das Aushängeschild Ihrer zu übermittelnden Nachricht. Die Betreffzeile entscheidet, ob der Empfänger die E-Mail direkt öffnet, er sie später öffnet oder sie ungelesen und ungeöffnet im Papierkorb landet. Das wäre natürlich der absolute Horror und ist mit allen Mitteln zu vermeiden. Das Ziel des E-Mail-Betreffs ist also das Schaffen des Gefühls von „Liebe auf den ersten Blick“, wodurch der Empfänger einfach nicht widerstehen kann. Mit der richtigen Wortwahl und einer klaren Optimierung der Betreffzeile sollte der Empfänger vor Neugierde, Interesse, Dringlichkeit und Relevanz sofort auf die E-Mail klicken.

Grob zusammengefasst geht es um:

• In der Kürze liegt die Würze
• Persönlichkeit und Schlüsselwörter
• Einen klaren Nutzen und Relevanz der übermittelten Information
• Einen aktiven Schreibstil
• Kenntnisse über die Zielgruppe

Ein Rezept für den perfekten E-Mail-Betreff gibt es nicht. Abhängig von der Branche und der Zielgruppe variiert die Formel für eine erfolgreiche Betreffzeile. Die Basis bildet demnach ganz klar eine Analyse der Zielgruppe und das Einholen von relevanten Daten für ein besseres Verständnis ihrer Interessen. Mit den gesammelten Informationen durch Ihre E-Mailing-Software über den Erfolg Ihrer Öffnungs- und Klickrate der integrierten Links und Daten, die Sie durch die Online-Einkäufe auf Ihrer Website einholen können, schaffen Sie sich eine Basis, die klar auf Ihre Zielgruppe und dessen Interessen abzielt.

Es muss ganz klar auf eine Standardisierung und Pauschalisierung in der Sprache verzichtet werden und vielmehr auf die kommunikativen Fähigkeiten und die facettenreichen Aspekte der Sprache gesetzt werden. Versetzen Sie sich immer in die Position des Empfängers und versuchen Sie ihn direkt mit einer klaren Ansage im Betreff abzuholen. Das heißt auch Themen und Inhalte klar filtern, nicht jedes Thema eignet sich für die E-Mail-Kommunikation. Die Strategie heißt Qualität über Quantität.

Letztendlich ist nichts in Stein gemeißelt und die Kommunikationsstrategie kann jederzeit verändert und angepasst werden. Um herauszufinden, welcher E-Mail-Betreff wirklich funktioniert und die erwünschten Resultate erzielt, heißt es viel testen und ausprobieren.