Buchungssätze: Bilden Sie ganz einfach einen Buchungssatz!

Für ein Unternehmen sind Buchungssätze das Fundament einer zuverlässigen und repräsentativen Buchhaltung, die die finanzielle Situation des Unternehmens, mit allen Aufwands und Ertragskonten, abbildet.

Diese Buchungssätze wirken zwar anfangs kompliziert, folgen aber einer Reihe von Prinzipien und Regeln, die man unbedingt kennen sollte. Lernen Sie mit Appvizer schnell und einfach die Logik des Buchungssatzes und wie Sie effizient Buchungssätze bilden können!

Ein Buchungssatz ist die Aufzeichnung einer Bewegung im Buchhaltungsjournal zwischen mindestens zwei Konten. Das Journal hält alle Vorgänge des Unternehmens fest, die wirtschaftlicher, finanzieller oder kommerzieller Art sind. Buchungssätze bilden die Grundlage der Rechnungsführung. Aus ihnen können die Jahresabschlüsse und andere Buchhaltungsunterlagen erstellt werden, die die finanzielle Situation des Unternehmens widerspiegeln.

Dabei gibt es einfache und zusammengesetzte Buchungssätze.

Einfache Buchungssätze bezeichnen Transaktionen, in dem zwei Konten betroffen sind, z.B. Unternehmen und Kunde, Bank und Kasse, usw.

In der Praxis sieht das z.B. so aus:

Zusammengesetzte Buchungssätze werden verwendet, wenn mehr als zwei Konten in die Aktion verwickelt sind. Das Prinzip bleibt aber das Gleiche.

In beiden Fällen arbeitet man mit sogenannten T-Konten. Welche Konten die Transaktionen genau betreffen, stellt der Buchhalter abhängig vom jeweiligen Geschäftsvorfall fest.

"Soll an Haben": Dies ist die allgemeine Formulierung des Buchungssatzes. Das heißt, dass alle Konten, die im Soll bebucht werden müssen, vor dem "an" stehen. Andere Konten, die im Haben bebucht werden müssen, stehen nach dem "an".

Ein Buchungssatz setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen:

• dem Datum auf dem Beleg (der Rechnung),
• dem Dokumentenverweis,
• der Beschreibung,
• den betreffenden Konten,
• dem Sollbetrag oder der Forderung,
• dem Betrag auf der Haben Seite.

Die Buchung basiert auf dem Grundsatz der doppelten Buchführung

Das bedeutet, dass jeder Buchungssatz folgende Kriterien erfüllen muss:

• er muss mindestens zwei Zeilen haben, eine mit einem Haben-Betrag und eine mit einem Soll-Betrag;
• Soll und Haben müssen sich ausgleichen.

Dies ermöglicht eine Bilanz und die Rückverfolgung der Herkunft jeder finanziellen Transaktion und reduziert das Risiko von Betrug.

Um Ihre Buchungssätze zu kontieren (= buchen), haben Sie zwei Möglichkeiten:

entweder listen Sie sie in einem einzigen Buchhaltungsjournal auf, das alle Ihre Transaktionen, unabhängig von ihrer Art, chronologisch dokumentiert

oder Sie führen mehrere Journale, die es Ihnen ermöglichen, gleichartige Transaktionen in einem Buch zusammenzufassen:

• Grundbuch für Käufe,
• Verkaufs-Journal,
• Kassenbuch,
• Bank-Journal,
• Protokoll für verschiedene Vorgänge.

Wie kann ich sicher sein, dass ich die richtigen Konten für die Buchung meiner Buchungssätze auswähle? Die Identifizierung der richtigen Art von Kontenklasse ist der erste Schritt. Danach können Buchungssätze auf diese Konten gebucht werden.

Um ganz sicher zu sein, dass die richtigen Konten angesprochen werden, prüfen Sie Ihren Geschäftsvorfall genau!

Wenn Sie die richtigen Konten identifiziert haben, gilt es zu entscheiden, ob Sie sie belasten oder etwas gutschreiben müssen.

Je nachdem, ob es sich bei dem betreffenden Konto um Aktiva oder Passiva, um Einnahmen oder Ausgaben handelt, hat die Gutschrift auf einem Konto einen anderen Effekt: im einen Fall eine Erhöhung, im anderen Fall eine Verringerung. Dies ist auch bei Lastschriften der Fall. Die entsprechenden Konten nennt man dann Aktivkonto oder Passivkonto und Aufwands oder Ertragskonto.

Um Fehler zu vermeiden, finden Sie hier eine zusammenfassende Tabelle, die zeigt, wie diese Konten mit den Soll- und Haben-Spalten zusammenwirken:

Sobald Sie die verschiedenen Beträge auf der Rechnung identifiziert haben, die Sie für den Buchungssatz brauchen:

• belasten Sie das Ertragskonto (Klasse 7) mit dem Betrag ohne Steuer;
• belasten Sie das Konto Ausgangssteuer mit dem MwSt.-Betrag;
• dem Kundenkonto den Betrag inklusive Mehrwertsteuer gutschreiben;
• die Banktransaktion buchen, sobald die Rechnung vom Kunden bezahlt wurde:
• Guthabenkonto Kunden mit dem Betrag inklusive Mehrwertsteuer;
• Lastschriftkonto Bank für den Betrag inklusive Mehrwertsteuer.

Buchen Sie die Banktransaktion, sobald die Rechnung bezahlt ist:

• belasten Sie das Konto Kreditorenbuchhaltung mit dem Betrag einschließlich der Steuern
• und das Guthabenkonto Bank mit dem Betrag inklusive Steuern.

Hier erfahren Sie, wie sie Ihre Rechnungsprozesse mit einem kostenlosen Rechnungsprogramm automatisieren können.

→ Ihr Ergebnis ist negativ?

Wenn ja, übertragen Sie den Verlust in das nächste Geschäftsjahr, indem Sie einen Verlustvortrag (Rückstellung) durchführen.

→ Ist Ihr Ergebnis ein Gewinn?

Wenn ja, müssen Sie den Gewinn zuteilen:

• obligatorische, gesetzliche Rücklagen (mindestens 5% des Gewinns),
• Rücklagen auf freiwilliger Basis,
• Dividenden, die an die Aktionäre ausgeschüttet werden.

Um die Verwaltung Ihrer Buchungen so weit wie möglich zu automatisieren, ist es empfehlenswert sich mit einer Buchhaltungssoftware auszustatten.

Kennen Sie vielleicht ein paar Life-Hacks zum Thema Buchungssätze? Teilen Sie sie gerne in den Kommentaren.