Wie lässt sich eine Projektbesprechung effizient durchführen?

Projektbesprechungen werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt, um den Projektstatus zu verfolgen, um aufgetretene Probleme zu erörtern und bei Bedarf Entscheidungen zu treffen. Die Häufigkeit einer Projektsitzung wird in der Regel vom Projektleiter festgelegt. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Dringlichkeitssitzungen einberufen werden müssen, insbesondere wenn es dringende Probleme gibt, die sofort gelöst werden müssen.

Projektbesprechungen können sowohl ein Fluch als auch ein Segen sein. Im besten Fall können Meetings hervorragend dazu dienen, kooperative Partnerschaften zu schmieden, sich auf einen pragmatischen Weg nach vorn zu einigen und verschiedene Standpunkte zu berücksichtigen. Im schlimmsten Fall können sie Projekte und Programme entgleisen lassen, Zeit verschwenden, Entscheidungen aufschieben und dabei Beziehungen verschlechtern.

Was sind also die Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektbesprechung? Welche guten Praktiken können eingeführt werden, um sie wieder sinnvoll zu machen?

Eine Projektbesprechung ist ein regelmäßiges Ereignis, zu dem alle Personen zusammenkommen, die mit einem Projekt zu tun haben oder die ein persönliches Interesse an einem Projekt haben. Sie können:

• über den Fortschritt berichten,
• Ideen vorschlagen oder generieren,
• Fragen diskutieren,
• Ideen genehmigen oder ablehnen,
• Probleme lösen.

Projektbesprechungen können ausschließlich zur Erörterung eines dieser Gründe oder aus mehreren Gründen abgehalten werden. Sie sollten ein Treffen nur dann in Anspruch nehmen, wenn es keine anderen praktischen Mittel gibt, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie lediglich Informationen austauschen, sollten Sie die Verwendung einer Gruppen-E-Mail in Betracht ziehen.

Der Grund für ein Projekttreffen ist es, einen Gruppenkonsens zu erzeugen, der den Fortschritt des Projekts unter allen gesetzten Zielen oder erwarteten Ergebnissen beschleunigt. Vor diesem Hintergrund können Projekttreffen auch den Team- oder Gemeinschaftssinn unter den Kollegen fördern, was die Kommunikation verbessert.

Viele Unternehmen behaupten nach wie vor, dass 9 Uhr am Montagmorgen die beste Zeit für eine Sitzung sei. Mit dieser Zeit bleibt uns genügend Zeit, um alle Aufgaben zu erledigen, die während der Projektbesprechung im Laufe der kommenden Woche anstehen. Die Forschung beginnt nun zu zeigen, dass 9 Uhr morgens nicht die optimale Zeit ist.

Das Problem mit 9 Uhr morgens ist, dass die Mitarbeiter vor der Sitzung wenig Zeit haben werden, sich vorzubereiten. Auch der Montag liegt zu nahe am Wochenende. Zwei Tage sind verlaufen,, während denen sich Ihr Team nicht mit seiner Arbeit beschäftigt hat.

Und vermeiden Sie so weit wie möglich Besprechungen zwischen 14.00 und 16.00 Uhr: Wegen der Verdauung ist das Gehirn in diesem Zeitfenster viel weniger aufnahmefähig.

• Beginnen Sie pünktlich.
• Rufen Sie die Tagesordnung und die Ziele des Treffens in Erinnerung.
• Machen Sie einen kurzen Überblick über die Rolle jedes Teilnehmers. Erinnern Sie ihn an die Regeln und die für Ihre Sitzung vorgesehene Zeit.
• Ernennen Sie gegebenenfalls einen Sekretär, der Notizen macht (zur Vorbereitung des Protokolls) oder sogar die Zeit verwaltet.
• Beachten Sie, dass die Verwendung bestimmter Software die Arbeit des Sekretärs erleichtert. Microsoft OneNote in der Office 365 Suite kann eine effiziente Lösung darstellen. Was ist das Ziel? Um ihn oder sie besser mit dem Treffen in Verbindung zu halten.

Wegen der unterschiedlichen Gründe für die Organisation eines Projekttreffens ändert sich auch das Format des Treffens. Es hängt von dem gewünschten Ergebnis ab. Während Ihres Meetings:

• Konzentrieren Sie sich auf das Ziel
  Lassen Sie sich Zeit, den Zweck des Treffens und die gewünschten Ergebnisse zu überdenken.
• Besprechen Sie es mit Ihrem Team
  Wenn Sie die Einladung verschicken, fragen Sie sie, ob sie irgendwelche Ideen, Fragen oder Bedenken haben, die sie gerne angesprochen hätten.
• Übersetzen Sie die Ideen in eine Tagesordnung
  Entwerfen Sie einen produktiven Plan zur Erreichung Ihrer Ziele.
• Teilen Sie die Tagesordnung
  Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer vor Beginn der Sitzung eine Kopie der Tagesordnung erhält. Es ist von größter Wichtigkeit, die Tagesordnung mit Ihren Kollegen zu teilen. Wenn alle über die Reihenfolge des Ablaufs Bescheid wissen, ist das Engagement in der Sitzung größer.

Bei der Problemlösung oder Ideengenerierung gibt es eine Vielzahl von Ideengebern. Es kann schwierig sein, die richtige Übung für Sie und Ihr Team auszuwählen. Hier sind einige Übungen, die in einer Projektbesprechung gut funktionieren:

Brainstorming - Brainstorming ist ideal für die Problemlösung und ermöglicht ein Maximum an Interaktion und Engagement unter Ihren Teilnehmern. Nehmen Sie alle Ansichten auf, es gibt keine falschen Antworten in einem Brainstorming.

Brainwriting - Der Projektleiter stellt die "Problemstellung" vor, während er ein Blatt mit der oben angezeigten Problemstellung austeilt. In Stille schreibt jeder Teilnehmer 3 Lösungen oder Ideen zu der Problemdarstellung. Nach 5 Minuten reicht jeder sein Blatt nach links weiter. Jeder schreibt dann 3 weitere Ideen, die von den bereits auf dem Blatt vorhandenen Ideen inspiriert wurden. Nach mehreren Runden sollten Sie mit Dutzenden, vielleicht Hunderten von Ideen und Lösungen zurückbleiben.

Time-Boxing - Wenn Ihr Team zu einem bestimmten Thema keine Entscheidung treffen kann oder Schwierigkeiten hat, Lösungen oder Ideen zu entwickeln, erklären Sie, dass es eine gewisse Zeit hat, um zu einem Ergebnis zu kommen, sonst parken Sie die Idee und fahren mit der Tagesordnung fort.

Die besten schlimmsten Ideen - Indem Sie Ihre Teilnehmer nach den schlimmstmöglichen Lösungen für Ihr Problem fragen, können Sie dazu beitragen, ein verbliebenes Selbstbewusstsein zu beseitigen, das sie möglicherweise beherbergen. Es ist viel einfacher, auf eine schlechte Idee zu kommen als auf eine gute. Generieren Sie also eine Menge davon. Besprechen Sie diese schlechten Ideen, was könnten Sie tun, um sie zu guten Ideen zu machen?

• Die eigentliche Arbeit des Projekts sollte außerhalb des Treffens erfolgen.
• Treffen Sie sich nur, wenn es keine andere praktische Möglichkeit gibt, Ihre Ziele zu erreichen.
• Suchen Sie nach Alternativen zu einem Treffen, um Informationen zu verbreiten, möglichst unter Verwendung elektronischer Hilfsmittel. Es ist selten zu rechtfertigen, Menschen physisch zusammenzubringen, um einfach nur den Status auszutauschen oder Informationen bereitzustellen.
  Mit ein bisschen Vorbereitung können Sie ganz einfach eine Videokonferenz mit Ihre Teams halten. Verwenden Sie dazu ein geeignetes Werkzeug. TeamViewer bringt das Videokonferenzerlebnis noch einen Schritt weiter mit der gemeinsamen Bildschirmnutzung, der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und der Möglichkeit, bis zu 25 Teilnehmer pro Konferenz zu empfangen.
• Vermeiden Sie es, ein wöchentliches Treffen abzuhalten.
• Halten Sie Besprechungen so kurz wie möglich.