Welche Software sollten Sie für die Vereinsbuchhaltung wählen?

Welche Software für Ihre Vereinsbuchhaltung?

In diesem Artikel finden Sie eine Einleitung zum Thema Vereinsbuchhaltung sowie einen Vergleich von Buchhaltungssoftware - ob kostenlos oder zu geringeren Kosten - speziell für Ihren Verein.

Mea culpa, das Rechnungswesen wird Ihnen immer ein wenig komplex erscheinen, aber nicht mehr unüberwindbar. Sie werden nämlich entdecken, dass es hilfreiche Software gibt, die Ihre Vereinsbuchhaltung automatisieren und vereinfachen.

Je nach Größe, Budget und Tätigkeit des Vereins führen die Verwalter eine Buchhaltung, um den Mitgliedern, Partnern und Geldgebern über die Verwendung der ausgezahlten Gelder zu berichten.

Eine Vereinsbuchhaltung ist sehr nützlich um:

• Ergebnisse von einem Jahr zum nächsten zu vergleichen und Zuschüsse zu erhalten (wirtschaftlicher Zweck),
• Berichte an den Schatzmeister und dann an die Generalversammlung der Mitglieder in voller Transparenz zu erstatten (demokratischer Zweck)
• Beweise auf Verlangen der Behörden vorzulegen (rechtlicher Zweck).

Laut der gesetzlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) muss jeder Vereinsvorstand bei der Mitgliedersammlung Informationen über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins liefern, unabhängig davon, ob es gemeinnützig oder eingetragen ist. In vielen Vereinen in Deutschland präsentiert der Vorstand die finanzielle Lage einmal pro Jahr. Nach dem BGB müssen Vereine keine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Im Grundsatz gilt, dass Vereine eine vereinfachte Form der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) dem Finanzamt vorlegen. In dieser Rechnung müssen nur die Geldflüsse verbucht werden. Eine doppelte Buchführung ist im Gegenteil nicht erforderlich, da es nur steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe betrifft, die einen Jahresumsatz von mehr als 600.000€ erzielen oder einen Gewinn über 60.000€ erhalten.

Sobald ein Verein sich im Vereinsregister einschreiben lässt (ab 7 Mitglieder möglich), gilt er als eingetragener Verein und unterliegt einer Rechenschaftspflicht, da er eine juristische Person ist: Solche Vereine nehmen am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und sind somit verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Aufwendungen und Erträge für das Finanzamt zu liefern, um zu sehen, ob Steuer- und Abgabepflichten bestehen.

Gemeinnützige Vereine arbeiten auf nichtkommerzieller Basis und sind nicht gewinnorientiert. Infolgedessen sind Sie von der Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer befreit.

Ein anderer steuerlicher Vorteil von gemeinnützige Vereine ist, dass sie berechtigt sind, eine Spendenbescheinigung auszustellen, was bedeutet, dass der Beitrag von den Steuern der Spender abgezogen werden kann.

Ob kostenlose, kostenpflichtige oder Online Tool, Kassenabrechnungs- und Spendenverwaltungssoftware, für kleine oder große Vereine, gibt es für jeden Bedarf etwas.

Excel ist die erste Software, die wir uns für die einfache Vereinsbuchhaltung vorstellen. Es handelt sich nicht um eine Software, die speziell für die Buchhaltung entwickelt wurde, sondern um ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Sie kann sehr grundlegende geschäftliche Bedürfnisse erfüllen. Seine Funktionalitäten sind sicherlich fortgeschritten, wenn man über ein Expertenniveau verfügt (Formeln, Pivot-Tabellen usw.), jedoch fehlt es ihr an Salierbarkeit, Intuitivität und kollaborativer Dimension.

Im Falle einer Kontrolle muss die .xls-Datei in eine .pdf-Datei umgewandelt werden, so dass sie nicht mehr verändert werden kann, da die Belege nicht mehr verändert werden können.

Mit kostenlosen Werkzeugen können Sie einen Fuß in die Tür eines professionell geführten Buchhaltungssystems setzen. Aber kostenlos bedeutet notwendigerweise Grenzen in Bezug auf:

• die Anzahl der Benutzer,
• die Anzahl der Belege,
• die Speicherung,
• Funktionalitäten (Updates, Hosting oder Support zusätzlich).

Ein kostenloses Programm kann für Sie geeignet sein, wenn Ihr Verein eine kleine Größe und minimale Aktivitäten behält, aber wenn er wächst, müssen Sie mittelfristig auf eine skalierbare Software setzen. Sie müssen entweder auf die kostenpflichtige Version desselben Management Systems umsteigen, oder müssen die Tools komplett ändern, was möglicherweise Migrationsverfahren für Ihre Dateien und Zeit für Schulung und Anpassung erfordert…

easyVerein ist eine intuitive und benutzerfreundliche SaaS - (Software as a Service) Software zur Verwaltung der Alltagsaufgaben Ihres Vereines. Ob Mitgliederverwaltung, Buchhaltung oder Terminverwaltung, alles wird sicher und DSGVO-konform auf einem Cloud-Speicher abgelegt und automatisch gespeichert. Auch von unterwegs können Sie und Ihre Kollegen simultan mit Ihrem Smartphone, Tablet oder PC auf die Vereinsdaten zugreifen und verwalten.

Ihr Vorteil? Mitglieder erhalten einen Zugriff auf das Intranet und können so Informationen kriegen, ihre Teilnahme an Veranstaltungen an- und abmelden oder einfach zusammen kommunizieren.

MeinVerein ist auch eine hilfreiche Software zur Verwaltung Ihrer alltäglichen Vereinsaufgaben, wie die Mitgliederverwaltung, die Organisation und Abstimmung von Termine, das Beitrags- und Finanzwesen. Die cloudbasierte Softwarelösung fördert außerdem die Zusammenarbeit und die Einbeziehung der Mitglieder durch die Zuweisung bestimmter Aufgaben auf den tatkräftigen Kollege.

Ihr Vorteil? Durch eine integrierte Chat-Funktion können Ihre Mitglieder leicht zusammen kommunizieren.

Linear ist ein professionelles und leicht zu bedienendes Programm für die komplette Vereinsverwaltung. Von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung integriert diese Software umfangreiche Funktionen, die für die Verwaltung Ihres Vereines hilfreich sein werden.

Pluspunkt? Seine Buchhaltungsfunktion ist sehr fortgeschritten und ermöglicht Ihnen Konten auf Basis von SKR 49 aufzustellen.