Urlaubsverwaltung im Unternehmen: Effizientes Management der Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter

Ulaubsverwaltung im Unternehmen: Tipps für das Personalwesen

Die Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern bzw. das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist ein zentrales HR-Thema in Unternehmen: Es ist die am zweithäufigsten implementierte Personalsoftware-Komponente. Von einigen als lästige und zeitaufwendige Pflicht empfunden, kann sie, effizient und intelligent ausgeführt, doch zu einem erheblichen Leistungsboost für das Unternehmen führen.

Wie kann man den Urlaub seiner Mitarbeiter einfach verwalten? Surfen Sie auf der Welle der digitalen Transformation, um die Vorteile einfacher, praktischer und erschwinglicher Werkzeuge clever für Ihre Unternehmung zu nutzen. Bringen Sie Ihr Personalwesen und Ihr Business voran, indem Sie sich von Papier und Zeitverschwendung verabschieden und “ja” zur Zentralisierung von Informationen sagen!

Im folgenden Artikel können Sie erfahren, wie Sie das Urlaubsmanagement in Ihrem Unternehmen smart und ohne größeren Aufwand bewältigen und wie entsprechende Softwaretools Ihnen in diesem Prozess helfen können. Wir bieten Ihnen zudem einen kostenlosen Urlaubsplaner im Excel-Format zum Download an.

Inhalt:

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Urlaubsverwaltung - was ist das eigentlich?

Definition

Hinter dem Begriff der Urlaubsverwaltung (auch Urlaubs-, Abwesenheits- oder Fehlzeitenmanagement genannt) verbirgt sich die systematische Abwicklung vorbestimmter HR-Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Planung, Genehmigung, Vergütung und Nachbearbeitung von Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens.

Sinn und Zweck

Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement hat zum Ziel:

  • den Prozess der Beantragung und Validierung einer Abwesenheit zu vereinfachen;

  • den Mitarbeitern mehr Transparenz über ihr Urlaubsguthaben zu geben;

  • die Zuverlässigkeit der an die Mitarbeiter übermittelten Informationen zu gewährleisten;

  • einen Urlaubsplan zu teilen, der allen zur Verfügung steht;

  • Fehler zu vermeiden (z.B. Genehmigung einer Abwesenheit eines Mitarbeiters, obwohl kein Anspruch mehr besteht) usw.

Urlaubsverwaltung als Leistungshebel für Ihr Unternehmen

Laut Bundesverband der Personalmanager (BRM) sind die ethisch korrekte Digitalisierung und Dematerialisierung die Top-Trends 2019 im HR-Management.

Das Beschleunigen der Personal-Arbeitsprozesse und die reduzierte manuelle Dateneingabe, das Aufzeigen von Entwicklungspotenzialen sowie die Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung und der Zugang zu in Echtzeit verifizierten Informationen - all dies wird durch den Einsatz professioneller Personalmanagement-Tools und Informationssysteme ermöglicht.

Der Produktivitätsgewinn bei der Etablierung eines digitalen Urlaubs- und Abwesenheitsmanagements ist dabei nicht zu übertreffen: Denken Sie an die Projekte, die Sie für Ihre Mitarbeiter entwickeln können, wenn das Bearbeiten papiergebundener Urlaubsanträge wegfällt! Die Personalabteilung und die Belegschaft sparen gleichermaßen Zeit, die sie stattdessen in Aufgaben investieren kann, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Einfache Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit im Unternehmen

Urlaubsplanung - Was gilt es zu bewältigen?

Zuallererst muss es im Rahmen einer effektiven und effizienten Urlaubsverwaltung möglich sein, alle Arten von Abwesenheiten zu managen:

  • Erholungsurlaub,

  • bezahlter oder unbezahlter Sonderurlaub (z.B. Abwesenheiten bei Eheschließung, der Geburt eines Kindes, der Krankheit oder dem Tod eines Verwandten),

  • Bildungsurlaub,

  • Bewerbungsurlaub,

  • Krankheitsfälle,

  • Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub,

  • Abbau von Mehrarbeit und Überstunden, etc.

Unternehmen müssen die Abwesenheiten der Mitarbeiter aus organisatorischen Gründen kennen: Die Teamplanung variiert natürlich mit der Anzahl der verfügbaren Arbeitstage pro Mitarbeiter. Es ist daher wichtig, Abwesenheiten frühzeitig zu erfassen, um einen fließenden Personaleinsatz und ggf. -wechsel zu gewährleisten.

Für die Mitarbeiter steht der Zugang zu Informationen im Vordergrund:

  • Wie hoch ist mein Urlaubsanspruch?

  • Wo kann ich den Saldo des mir zustehenden Urlaubs verfolgen?

  • Wie kann ich Urlaub beantragen?

Schließlich wird die Virtualisierung von HR-Prozessen zunehmend in Unternehmen umgesetzt, um zunehmende Rationalisierung und die Verbesserung der Unternehmensleistung zu gewährleisten. Alle Informationen müssen dafür an einem einzigen, sicheren und für alle Betroffenen (Mitarbeiter, Personalmanager und Führungskräfte) zugänglichen Ort zusammengefasst werden.

Urlaubsmanagement mit Excel [mit Muster-Urlaubsplaner zum Download!]

Viele Unternehmen setzen bei der Urlaubsverwaltung für ihre Mitarbeiter automatisch auf Microsoft Excel. Durch seine Integration in die allgegenwärtige Office-Suite ist es ein weit verbreitetes Werkzeug, das sich vieler Benutzer erfreut. Für das Urlaubsmanagement ist es ein auf den ersten Blick leicht zu bedienendes Programm.

appvizer stellt Ihnen eine kostenlose Urlaubsplanungsvorlage zum Download im Excel-Format zur Verfügung:

Aber Achtung! Beachten Sie die Einschränkungen von Excel:

Obwohl Excel insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen das naheliegende Werkzeug zur Verwaltung der Freistellung von Mitarbeitern zu sein scheint, sind seine Grenzen schnell erreicht:

  • Duplizierung von Dokumenten,

  • Informations-Rundreisen zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und der Personalabteilung, um eine Anfrage zu stellen, zu überprüfen und zu validieren,

  • langer Validierungsprozess,

  • Fehlergefahr durch manuelle Mehrfacheingaben,

  • Fehlende Tools für die Urlaubsplanung mit zuverlässigen und gesetzeskonformen Informationen in Echtzeit, etc.

👉 Es ist nicht einfach, eine größere organisationale Veränderung in einem Unternehmen umzusetzen, die beispielsweise die Implementierung eines neuen HR-Tools darstellt.

Seien Sie versichert: Eine intuitive und praktische Online-Software beseitigt nun die oben genannten Nachteile und unterstützt Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation. Ihre Mitarbeiter benötigen geeignete Personalmanagement-Tools, die allen am Urlaubsverwaltungsprozess beteiligten Personen helfen, Zeit und Mühe zu sparen. Warum also warten?

Behalten Sie im Hinterkopf, wenn Sie bei der Auswahl eines geeigneten cloud-basierten Tools auf eine Preishürde stoßen, dass die ebenfalls Lizenz für Microsoft Office 365 erhebliche Kosten mit sich bringt. Außerdem ist der Tarif für eine Online-Software zumeist degressiv: Je mehr Mitarbeiter und Benutzer, desto niedriger der Preis pro Kopf.

Wie löst eine Software für Urlaubsverwaltung diese Probleme?

Die Dematerialisierung des Urlaubs- und Abwesenheitsmanagements mithilfe von Online-Software:

  • bietet Zugang zu einem Urlaubs- und Abwesenheitsplan, der von der Personalabteilung, den Führungskräften und den Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird;

  • aktualisiert Daten in Echtzeit für alle Benutzer: Sie sind sicher, dass die im Tool angezeigten Informationen für alle gleich sind;

  • gibt den Benutzern mehr Autonomie: Eine einfache Verbindung zur Online-Software ermöglicht es Ihnen, den Urlaubsplan einer Person, einer Abteilung usw. einzusehen. (gemäß vordefinierten Zugriffsrechte);

  • erleichtert durch Datenexport die Arbeit der Buchhaltung bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen;

  • spart Zeit für alle Benutzer;

  • erleichtert den Prozess der Urlaubsvalidierung;

  • beteiligt sich an der Implementierung des Digital HR;

  • spart Papier und schont die Umwelt.

Unsere Auswahl an Urlaubsplanern

Absence.io - Smart und modular

Absence.io ist ein modular aufgebauter digitaler Urlaubsplaner. Die Fehlzeitenverwaltung wird in diesem sehr benutzerfreundlichen Programm äußerst angenehm gestaltet. Mitarbeiter beantragen und Personalverantwortliche genehmigen Abwesenheiten unterschiedlicher Art direkt mit nur einem Klick. Missverständnisse und Fehler werden so reduziert und Arbeitsabläufe rationalisiert.

Zu den Stärken der Urlaubsplanersoftware Absence.io zählen unter anderem:

  • der modulare Aufbau - Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich benötigen;

  • die umfassende und übersichtliche Teamverwaltung mit Berechtigungsmanagement und entsprechend angepassten Anzeigen;

  • Integrationen zu Jira, Redmine oder Windows Sharepoint;

  • eine einfache Kalenderintegration dank Schnittstellen zu Outlook oder Google Agenda.

Bei Bedarf können zusätzlich ein Modul zur Arbeitszeiterfassung sowie eine digitale Personalakte hinzugebucht werden.

Absence.io Urlaubsplaner Screenshot - Urlaubsverwaltung für Ihre Mitarbeiter

Im Zeiterfassungstool können ausgehend vom Tracking der Arbeitszeiten Ihrer Angestellten Berichte über geleistete Arbeits- und Überstunden generiert werden und in das Modul für Urlaubsverwaltung übertragen werden.

In der digitalen Personalakte haben Sie zudem alle Basisdaten und HR-Dokumente sowie detaillierte Informationen zu Abwesenheiten, Kontingenten und Arbeitszeiten pro Teammitglied zentralisiert und übersichtlich organisiert.

PayFit - Abrechnung und Urlaubsverwaltung in einem

PayFit ist ein Kombi-Paket für Ihr Personalwesen. Diese HR-Software vereint die Urlaubsverwaltung mit zusätzlichen Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das intuitive und übersichtliche Design ermöglicht es den Nutzern - ob Personalchef oder Angestellter - alle relevanten Daten im Blick zu haben.

  • Mitarbeiter können im persönlichen Portal Ihre Daten verwalten, Urlaubskonten einsehen und Anträge auf unterschiedliche Arten von Abwesenheiten stellen. Sie bekommen direkt eine Email-Benachrichtigung, wenn diese vom zuständigen Personalmitarbeiter bestätigt, abgelehnt oder kommentiert werden.

  • Die Admins sehen in ihrem Dashboard die Gesamtübersicht über die Arbeitszeiten, Anträge, Fehlzeiten der Angestellten und können deren Einsatz entsprechend planen. Auch können sie ein Organigramm des Unternehmens erstellen und Teams sowie individuelle Berechtigungen für das Urlaubsmanagement verwalten.

PayFit Urlaubsmanagement Software

Darüber hinaus integriert PayFit die Personalabrechnung in seinen Umfang. Lohnauszüge können aufbauend auf persönlichen Daten automatisch erstellt und vom Mitarbeiter übersichtlich und nachvollziehbar in seinem Portal eingesehen werden.

Der Personalverantwortliche wiederum wird von der manuellen Berechnung und Dokumentierung der Arbeitszeiten und Fehltage, Abgaben zur Sozialversicherung, Zuschlägen, Abzügen, Boni usw. erlöst, da die App die Erfassung dieser automatisiert. Auch kann er die Gehaltsliste aller Angestellten sehen und die Personalstrategie in finanzieller Hinsicht im Auge behalten.

timebutler - Der 360°-Urlaubsplaner

timebutler ist ein Allrounder für die Urlaubsverwaltung. Die breitgefächerten Funktionen dieses Urlaubsplaners umfassen unter anderem:

  • personalisierbare Abwesenheitstypen mit der Möglichkeit der Einstellung spezifischer Kontingente und Ansprüche,

  • Individualisierung der Nutzer- und Ansichtsrechte,

  • Vertretungsmanagement mit “Vererbung” der Zugriffsrechte,

  • Management ärztlicher Atteste im Krankheitsfall,

  • unterschiedliche Filteroptionen in allen Ansichten.

Timebutler Urlaubsmanagement Personalwesen

Die Software ist für alle Arten von Endgeräten optimiert, sodass jederzeit und überall auf die jeweiligen Funktionen zugegriffen werden kann - bequem per Webbrowser und ohne eine spezielle mobile App installieren zu müssen.

Des Weiteren kann die Oberfläche an Ihr individuelles Corporate Design angepasst werden und sich so noch besser in Ihre IT-Infrastruktur einfügen.

Fazit: Auf Ihre Bedürfnisse kommt es an

Der Trend zum Digital HR macht eine professionelle Anwendung für die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter immer attraktiver, da sie Ihnen erlaubt, zeitaufwändige, repetitive und mühselige Aufgaben im Zusammenhang mit der Abwesenheitsverwaltung zu automatisieren.

Je nachdem, wie umfangreich und detailliert Ihre Anforderungen an eine solche Software sind und ob in Ihrem Unternehmen Bedarf für die Implementierung ergänzender Tools besteht, findet sich im wachsenden Markt für Personalmanagement-Tools garantiert ein passendes eher spezialisiertes oder generalistisches Programm. Sie müssen nur wählen!

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