Projektorganisation: Die beste Software im Vergleich

Projektorganisation: Top Tools im Vergleich

Tools für die Projektorganisation: Worum handelt es sich dabei? Welchen Vorteil können sie für Ihr Unternehmen bringen? Jede Firma hat Projekte und Vorhaben, die möglichst effizient organisiert und verwaltet werden müssen. Damit Sie schnell einen Projekterfolg erleben, lohnt es sich, ein professionelles Softwareprogramm zur Projektverwaltung zu benutzen.

Die Studie “Capturing the Value of Project Management” des Project Management Institutes zeigt ein wachsendes Interesse von Unternehmen aller Art am Thema Projektmanagement: In einem kompetitiven Umfeld wird die effektive Durchführung von Projekten und Optimierung von Arbeitsprozessen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Eine Software für die Projektorganisation kann deshalb ein entscheidender Faktor für hochwertige Projekte und gute Ergebnisse sein.

In diesem Artikel finden Sie neben grundlegenden Informationen zur Organisation von Projekten auch einen Vergleich von Management-Tools für Projekte, die Ihre Performance entlang des gesamten Arbeitsprozesses verbessern können und ein effektives Qualitätsmanagement für Ihre Vorhaben ermöglichen.

Inhalt:

Software-Auswahl für Sie

MeisterTask

MeisterTask
Task Management für Teams
Visit Website
Software ansehen

Teamleader

Teamleader
Software, die Ihre Arbeit erleichtert
Kostenlos testen
Software ansehen

BIC Cloud

BIC Cloud
BPM und GRC Software
Visit Website
Software ansehen

Was ist Projektorganisation?

Der Begriff Projektorganisation bezeichnet ein

System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

Im Gegensatz zur fortlaufenden Organisation eines Unternehmens oder einer Abteilung hat die Projektorganisation einige besondere Merkmale: Ein Projekt ist zunächst zeitlich begrenzt, stellt eine einmalige Aktion dar, hat ein bestimmtes Ziel und einen klaren finanziellen und personellen Rahmen.

Bei der Projektorganisation stehen die effektive Planung und Priorisierung von Teilaufgaben und Zuständigkeiten im Rahmen eines Projektes sowie deren Zuordnung zum Projektleiter sowie anderen Verantwortlichen im Mittelpunkt. Die organisatorische Struktur eines Projekts und auch die Methoden, die für seine Bearbeitung zum Einsatz kommen, variieren je nach Projektumfang, geplanten Projektphasen, Unternehmenskapazitäten usw. Die Entscheidung für oder gegen eine Organisationsform sollte daher auf einer tiefgehenden Analyse all dieser Aspekte aufbauen.

Arten von Projektorganisation

Reine Projektorganisation

Die reine Projektorganisation wird vor allem bei großen Projekten eingesetzt: Der Projektleiter hat dabei die volle Verantwortung und viele Befugnisse. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens werden speziell für dieses Vorhaben aus Ihrer ursprünglichen Abteilung ausgegliedert. Das Vorhaben ist quasi für die eine begrenzte Zeit eine extra Abteilung oder eine eigene Gesellschaft.

Diese Art der Organisation kann schematisch wie folgt dargestellt werden:

Reine Projektorganisation Schema

©️ appvizer

Stablinienorganisation

Die Stablinienorganisation bietet sich vor allem für kleine Projekte an. Es werden keine Mitglieder aus den Abteilungen herausgepickt, sondern einzelne Aufgaben der jeweiligen Abteilung zugewiesen. Der Projektleiter hat lediglich eine Beratungsfunktion und kann sich auf die Unternehmensleitung berufen. Der Name “Stablinie” zielt auf die Verbindung zwischen Unternehmensleitung und Abteilungsleitung ab, den beiden Elementen des Unternehmens, die das Vorhaben aushandeln und organisieren.

Die Stablinienorganisation lässt sich anhand der folgenden Abbildung darstellen:

Stablinienorganisation Schema

©️ appvizer

Matrixorganisation

Bei der Matrixorganisation überlagern sich die Befugnisse von Abteilungsleitung und Projektleitung. Abteilungsleiter behalten weiterhin die Oberhand über ihre Mitarbeiter, die auch während des Projekts in den Abteilungen bleiben. Die Projektleiter haben in dieser Organisationsstruktur allerdings auch im Rahmen des Projekts die Weisungsbefugnis und können Aufgaben an Projektmitarbeiter verteilen.

Wie dar Name schon sagt, lässt sich diese Organisationsart als Matrix darstellen:

Matrixorganisation Schema

©️ appvizer

Was ist ein Tool zur Projektorganisation?

Definition

Ein Tool zur Projektorganisation ist eine Software, die Sie beim Überwachen und bei der Durchführung eines Projektes unterstützt. Vom Aufgabenmanagement mithilfe von Gantt-Diagrammen bis zum Ressourcenmanagement bieten solche Anwendungen eine Vielzahl an unterstützenden Funktionen und erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit im Projekt

Der Markt für Projektmanagement-Software ist groß. Einige Anbieter heben den Aspekt Zusammenarbeit in ihrer Software besonders als Quelle von Produktivität und Leistung hervor. Alle Projektteilnehmer haben Zugang zu einer Online-Plattform: Die Kommunikation sowie das Teilen von Informationen und Dokumenten werden dadurch erleichtert.

Mobilität bringt Ihr Projekt weiter

Einige Tools kennzeichnen sich besonders durch die Mobilität, die sie dem Nutzer bieten. Nicht nur SaaS-Software (also Cloud-basierte Software) ermöglicht den Zugriff von jedem Browser oder mobilen Endgerät, einige Anbieter haben zusätzlich auch eine mobile App in ihre Anwendung integriert. Sie sind auf Geschäftsreise oder in der Logistikbranche tätig? Dann finden Sie Ihr Konzept samt Echtzeit-Fortschritt direkt auf Ihrem Handy und können es jederzeit und überall bearbeiten.

Tipps: Wie organisieren Sie ein Projekt?

Um effizient im Projektmodus zu arbeiten, sollten Sie einige Aspekte beachten, um die Gesamtleistung Ihrer Projektmitarbeiter zu erhöhen:

  • Agiles Projektmanagement: Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach “ausstehend”, “in Bearbeitung” und “erledigt” und vereinfachen Sie so Ihr Projektmanagement. Die diesem Muster folgende Kanban Methode passt für rund 80% aller Projekte im Unternehmen (IT-Projekte, Marketing, Kommunikation, etc.)

  • Effiziente Kommunikation, um besser zusammenzuarbeiten: Einige Lösungen enthalten einen Messenger oder sind mit Ihrem E-Mail Konto verbunden. So kann die Anzahl von Tools, die Sie verwenden, reduziert werden und alles in ein einheitliches Umfeld integriert werden.

  • Zentralisieren von Informationen: Verwalten Sie alle Dateien und Daten Ihres Projektes in derselben Anwendung, um nichts zu vergessen und alle benötigten Daten schnell wiederzufinden.

  • Analysieren Sie Ihr Projekt und den Fortschritt mithilfe von Indikatoren auf einem Dashboard:  Sie können Budgetierung vornehmen und einfach feststellen, ob Deadlines eingehalten werden oder welche Ressourcen evtl. fehlen.

Kostenlose Tools

Wrike

Die Management-Software Wrike ist eine simple und anwenderfreundliche Plattform für das Projektmanagement. Sie bietet ein passendes Umfeld für Entwickler, Marketing-Abteilungen, Kreative und Designer. Die schnelle und einfache Erstellung von Projekten mithilfe von Vorlagen steht dabei im Vordergrund. Das Tool ermöglicht zudem eine Organisationsform mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Tafeln. Die kostenlose Einstiegsversion ist für maximal 5 Nutzer geeignet und bietet eine einfache Aufgabenverwaltung.

Zoho Projects

Zoho Projects bietet Projektmanagement in verschiedenen Versionen von der kostenlosen Freeware bis zum professionellen Projektmanagement-Tool für größere Unternehmen. Ihnen stehen Module zur Arbeitsplanung, dem Ressourcenmanagement, Zeitmanagement und ein Messenger zur Verfügung. Im kostenlosen Tarif enthalten sind:

  • 5 Nutzer,

  • 2 Projekte,

  • Dateien versenden mit max. 10 MB,

  • Kalender und Foren.

Zeitmanagement für die Projektorganisation mit Zoho Projects

Die Grenzen kostenloser Tools

Gratis Demoversion… und dann?

Die meisten Software-Anbieter haben eine kostenlose Probeversion für 15 oder 30 Tage im Angebot. Verwechseln Sie aber nicht eine kostenlose Demo mit einer kostenlosen Lizenz. Demos sind sehr nützlich, um herauszufinden, ob die Software allen Ansprüchen genügt. Wenn Sie allerdings eine 100% kostenlose Software suchen, sind Sie bei Demoversionen spätestens nach 30 Tagen ausgesperrt - und wahrscheinlich enttäuscht, dass Sie die jetzt gewohnte Software nicht weiter nutzen können!

Beschränkte Funktionen

Kostenfreie Lizenzen bieten naturgemäß weniger Funktionen an als kostenpflichtige Systeme zur Projektplanung. So sind der Funktionsumfang, die Anzahl der Nutzer oder Projekte und/oder der Speicherplatz bei solchen Optionen eingeschränkt. Jede Funktion und jedes Modul hat Entwicklungskosten, die wieder eingespielt werden müssen. Es gibt also meistens kostenpflichtige zubuchbare Optionen.

Vergleich: Kostenpflichtige Software für die Projektorganisation

Meistertask

Meistertask ist eine umfangreiche Anwendung für die Projektverwaltung und -organisation. Ihre Vorhaben können Sie dabei in den unterschiedlichsten Ansichten visualisieren: Kanban, Gantt, Aufgabenliste… für jeden Geschmack ist etwas dabei. Sie können Ihr Projekt zudem über den ganzen Lebenszyklus hinweg kollaborativ begleiten und koordinieren. Die Anwendung bietet eine Online-Version sowie eine mobile App für iOS, Android, Mac und Windows an. Meistertask umfasst unter anderem folgende Funktionen:

  • Aufgabenverwaltung für kleine und große Teams,

  • Aufgabenabhängigkeiten,

  • Automatisierung wiederkehrender Aufgaben,

  • zahlreiche Schnittstellen zu Slack, GitHub, Zendesk uvm.,

  • Integration eines Mindmap-Tools,

  • Kostenmanagement.

Screenshot Projektmanagement mit Meistertask

Taskworld

Profitieren Sie dank der Taskworld-Timeline von einer guten Übersicht über Ihre Projekte, mithilfe welcher Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben im Projektzeitplan verfolgen können. Verschiedene Dashboards und bunte Tags helfen Ihnen, alles im Blick zu behalten.

Die Lösung betont besonders die Zusammenarbeit und interne Kommunikation und erleichtert diese mit Kanban-Boards und einem integrierten Messenger zur Verfügung, den Sie auch an Ihr Postfach anbinden können. Sie sparen Zeit, vermeiden überflüssige Tools und haben alle Daten an einem Ort, um effizienter arbeiten zu können. Die Datenübertragung wird vor allem durch den SSL-Standard gesichert. Fabien Chesnias, General Manager bei Mövenpick, schätzt die Effizienzsteigerung durch das Programm:

Dieses Tool hat uns geholfen, alle unsere Aufgaben effizient zu bearbeiten und unsere Deadlines einzuhalten.

Taskworld Screenshot - Projektübersicht im Dashboard

Teamleader

Teamleader erleichtert die administrative Arbeit von Unternehmern und ermöglicht Ihnen die Koordinierung verschiedenster Arbeitsprozesse. Neben den Modulen CRM, Kontaktmanagement, Zeiterfassung sowie Leadmanagement gibt es einen Aufgaben- und Projektplaner. Die Software, welche sich vor Allem an KMUs richtet und den Mittelstand bei Kundenbeziehungen und internen Prozessen unterstützt, bietet allerlei Tools für ein unkompliziertes Projektmanagement. Das Programm kann mit guter Übersichtlichkeit und einer intuitiven Bedienung punkten. Teamleader beinhaltet wichtige Funktionen für ein effizientes und leicht in Ihr bestehendes IT-Umfeld integrierbares Projektmanagement:

  • Einfachere Planung Ihrer Roadmap dank integrierter Meilensteine.

  • Ressourcenplanung: Deadlines und Budget werden überwacht, sodass weder dem Projektleiter noch den Projektmitarbeitern nichts entgeht.

  • Wer trifft welche Entscheidung, wer hat welche Verantwortung? Die funktionelle Gliederung per Organigramm veranschaulicht die Organisation.

  • Zeiterfassung für jede Teilaufgabe oder Phase.

  • Dokumentenmanagement: Alle wichtigen Pläne, Verträge und Daten an Ort und Stelle.

  • Tools für die Rechnungsstellung sind integriert - so bleibt alles Relevante zentral verfügbar.

Fazit

Die perfekte Organisation für ein Projekt zu definieren, ist keine leichte Aufgabe, da jedes Vorhaben, jedes Projektteam und jedes Unternehmen spezifische Eigenschaften, Bedürfnisse, Einschränkungen und Strukturen aufweist und eine generelle Standardisierung daher nur sehr eingeschränkt möglich ist. Ein Bewusstsein über diese individuellen Aspekte ist essenziell für eine erfolgreiche Projektorganisation und Durchführbarkeit der Projektarbeit. Ist dieses Bewusstsein vorhanden, kann die Planung, Ausarbeitung und Entwicklung einer Idee mithilfe von unterstützender Management-Software für die Projektverwaltung vorangetrieben und erheblich erleichtert werden. Ihre Projektleiter und alle anderen Mitarbeiter der betroffenen Teams werden es Ihnen danken! Probieren Sie es selbst aus!

Software-Auswahl für Sie

Prescreen

Prescreen
Bewerbermanagement Software
14 Tage gratis testen
Software ansehen

Laoviland Salient Design

Laoviland Salient Design
Revolutionieren Sie Ihre kreative Nutzung ohne Copyright!
Kostenlos Download (Beta)
Software ansehen

SimplyBook.me

SimplyBook.me
Online-Buchungssystem
Visit Website
Software ansehen
Diesen Artikel kommentieren

Neuen Kommentar hinzufügen