Vergleich der Top-Urlaubsplaner für Ihre Mitarbeiter

Urlaubsplaner für Mitarbeiter

Das Management von Urlauben und Abwesenheiten ist ein Thema, das allen Personalabteilungen innewohnt. Bezahlter Urlaub, krankheitsbedingte Abwesenheit, Überstundenabbau… Die unterschiedlichen Arten von Abwesenheiten und die damit verbundenen Regelungen haben es in sich. Wie kann man also den Mitarbeitern den Prozess der Urlaubsantragsstellung und Arbeitgebern die Validierung der gestellten Anfragen erleichtern?

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Vergleich der Online-Software für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Optimieren Sie Ihre Prozesse, erleichtern Sie die Arbeit der Personalabteilung bei der Übertragung von bezahltem Urlaub - alles mit einem leistungsstarken Urlaubsplaner. Mitarbeiter und HR-Manager werden es Ihnen danken!

Inhalt:

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Welche Arten von Urlaub und Abwesenheit gibt es?

Art des Urlaubs

Die Arten von Urlaub und Abwesenheiten sind vielfältig. Nachfolgend haben wir Ihnen eine Liste mit möglichen Gründen für ein Fernbleiben vom Arbeitsplatz zusammengestellt:

  • bezahlter Erholungsurlaub sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor

  • Überstundenabbau und Freizeitausgleich

  • Feiertage und Ferien (variieren je nach Bundesland)

  • Krankheitsbedingte Abwesenheit

  • Mutterschaftsurlaub

  • Elternzeit und deren Verlängerung

  • Sonderurlaub bei schwerer Erkrankung eines nahen Familienmitglieds

  • unbezahlter Sonderurlaub für die intensive Pflege eines erkrankten Kindes oder nahen Verwandten

  • Betriebsurlaub

  • Umzug aus betrieblichen Erfordernissen

  • Bildungsurlaub (bzw. Bildungsfreistellung oder Bildungszeit, je nach Bundesland unterschiedlich geregelt)

  • Sonderurlaub bei Ausübung eines politischen Mandats

  • Sabbatical

  • Hochzeit

  • Tod eines nahen Familienmitglieds

Bezahlter Erholungsurlaub: Arbeitnehmerrechte

In der Bundesrepublik Deutschland haben alle Arbeitnehmer (Arbeiter, Angestellte, Auszubildende sowie in arbeitnehmerähnlichen Verhältnissen Beschäftigte) grundsätzlich gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Die Mindestanforderungen diesbezüglich regelt das sogenannte Bundesurlaubsgesetz

Wir haben hier die wichtigsten Informationen zum Thema gesetzlicher Urlaubsanspruch aufgeführt:

  • Der Urlaub muss vom Arbeitgeber bestätigt werden.

  • Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr.

  • Der vollständige Urlaubsanspruch wird erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses gewährt.

  • Die gesetzliche Mindestzahl von Urlaubstagen kann durch einen Tarifvertrag, einen Branchenvertrag, einen Betriebsvertrag oder den Arbeitsvertrag erhöht werden.

  • Erkrankungen oder Maßnahmen der medizinischen Vorsorge, auch während des Urlaubes, werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

  • Der Urlaub ist in der Regel zusammenhängend zu gewähren. Ist dies aus triftigen Gründen nicht möglich, kann der Gesamturlaubsanspruch in Teilurlaub aufgeteilt werden. In diesem Fall muss einer der Urlaubszeiträume mindestens 12 aufeinanderfolgende Werktage umfassen.

  • Der Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen und kann nur in Ausnahmefällen übertragen werden. 

  • Das Urlaubsentgelt ist vor Beginn des Urlaubs auszuzahlen.

Soviel zur Theorie… Aber wie managt man Urlaub und Abwesenheit der Mitarbeiter einfach und unkompliziert in der Praxis? Es gibt hierfür eine Vielzahl an nützlichen Werkzeugen, von denen wir Ihnen nun einige vorstellen.

Urlaubsverwaltung mit Excel

Microsoft Excel ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Büroautomatisierung in vielen - wenn nicht sogar allen - Unternehmen. In einer Zeit, in der sich die Welt im digitalen Wandel befindet, ist dieses Programm immer noch das bevorzugte Instrument zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit von Mitarbeitern.

Eine Reihe von Vorteilen kann Excel nicht abgesprochen werden wie z.B. die Tatsache, dass es sich um ein extrem bekanntes Werkzeug handelt und dass es eines der grundlegenden Werkzeuge ist, die durch die Microsoft Office Suite auf dem Computer nahezu jedes Mitarbeiters verfügbar sind.

Doch je größer das Unternehmen wird, desto komplexer wird es, Urlaub und Abwesenheit mit einer Excel-Vorlage zu verwalten. In der Tat bedeutet ein solches Management auch:

  • ein erhöhtes Risiko für Doppeleinträge

  • mehr manuelle Fehler

  • ein komplexer Validierungsprozess

  • lange Durchlaufzeit für die Bearbeitung von Anfragen

  • Daten, die zum Zeitpunkt des Zugriffs nicht immer auf dem neuesten Stand sind

  • mangelnde Transparenz bei der globalen, abteilungsbezogenen oder individuellen Urlaubsplanung

Professionelle Online-Urlaubsplaner helfen, diese Nachteile zu überwinden. Sie liefern fortschrittliche Funktionen und Zeitersparnis zu einem erschwinglichen Preis: eine maßvolle Investition mit vielen nützlichen Features!

Vorteile eines digitalen Urlaubsplaners

Online-Tools sind eine sehr gute Alternative zu Excel, wenn es um effiziente und unkomplizierte Urlaubsplanung geht. Warum?

Die Vorteile dieser Tools für das Unternehmen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Optimierung der Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

  • Vereinfachung der Beantragung und Validierung von Fehlzeiten

  • Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung

  • Anzeige und Aktualisierung des Urlaubssaldos für jeden Mitarbeiter in Echtzeit über sein persönliches Nutzerportal

  • Visualisierung von Zeitplänen pro Mitarbeiter, Team, Abteilung oder für das gesamte Unternehmen

  • oft auch vereinfachtes Lohn- und Gehaltsmanagement durch Verknüpfung mit anderen Tools oder durch integrierte Zusatzfunktionen

  • weniger Papierverbrauch - ein kleiner Schritt für den Umweltschutz

  • geringeres Fehlerrisiko (Vermeidung von Doppelbuchungen, fehlerhaften Anfragen, Übertragungen usw.)

Wie wählt man angesichts der Fülle an verfügbaren Tools die für sein Unternehmen passende Urlaubsplaner-Software? Wir unterstützen Sie bei der Auswahl mit dem folgenden Vergleich.

Ein kostenloser Urlaubsplaner?

Es werden durchaus auch kostenlose Softwares für die Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter angeboten. Dabei handelt es sich zumeist um sogenannte Open-Source-Software (quelloffene Anwendungen, die von einer großen Community frei weiterentwickelt werden). 

Freeware oder kostenlose Open-Source-Urlaubsplaner haben den Vorteil, dass sie das Urlaubsmanagement automatisieren, oft beachtliche Funktionen beinhalten und den Anwender seine Excel-Tabellen vergessen lassen, ohne dass er dafür einen einzigen Cent zahlen muss.

Diese Lösungen stoßen jedoch sehr oft bereits sehr schnell an ihre Grenzen:

  • eingeschränkter Funktionsumfang

  • begrenzte Benutzerzahl

  • starre Formatierungen und wenig benutzerfreundliches Design

  • seitens der Anwender oft Mangel an technischen Fähigkeiten, um eine Open-Source-Lösung an ihre Bedürfnisse anzupassen

  • kein oder nur sehr eingeschränkter Kundensupport bei Fragen oder Problemen

In Anbetracht dieser Mängel vergleichen wir für Sie mehrere komplette professionelle Softwarepakete, bei denen Sie wissen, wofür Sie bezahlen.

Vergleich: Die besten Urlaubsplaner für Ihre Mitarbeiter

Urlaubsplaner-Vergleichstabelle

Software Unternehmensart Stärke
Clockodo Kleinunternehmen

Integrierte Zeiterfassung

Easypep

Sehr kleine Unternehmen, KMUs

Planung von Dienst-, Arbeits- und Urlaubsplänen

HRworks

KMUs

Komplette Personalmanagement-Software

PayFit

Startups, KMUs

Urlaubsverwaltung und Personalabrechnung in einem Tool

Timebutler

Kleine bis mittlere Unternehmen

Rundum-Planung leicht gemacht

clockodo

clockodo ist eine HR-Software, die die Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung und Erstellung von Stundenzetteln in einer einzigen Anwendung zusammenfasst. 

Das Tool bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern dank der clockodo-Stoppuhr volle Transparenz in Bezug auf die Arbeitszeiten, Unterbrechungen, sowie An- und Abwesenheiten. Somit erfüllt Ihre Zeiterfassung die durch ein im Mai 2019 gefälltes Urteil des Urteil des EuGH festgelegten Anforderungen.

clockodo Urlaubsplaner

Ihre Belegschaft beantragt Urlaube in nur wenigen Klicks im cloudbasierten Urlaubsplaner. Ebenso einfach bestätigen die zugewiesenen Urlaubsmanager die Anfragen. Zudem ist das Urlaubskonto Ihrer Mitarbeiter mit der Stempeluhr synchronisiert, sodass jegliche Überstunden direkt erfasst und anschließend im Nu per Anfrage abgebaut werden können.

Die Stärken von clockodo:

  • Schnittstellen zu bekannten Fakturierungs- und Personalabrechnungsprogrammen

  • Datenspeicherung in Deutschland - höchste Datensicherheit ist somit garantiert

  • Kostengünstiges Tool (ab 6,50€ pro Monat und Nutzer, ab dem 11. Mitarbeiter sogar nur 3,50€)

Easypep

Easypep ist ein Tool für die Dienst- und Urlaubsplanung. Mithilfe von Easypep können Sie Schichten individuell planen, Mitarbeiter einteilen und natürlich Fehlzeiten, Urlaub oder Schichttausch bequem jederzeit und von überall aus managen.

Easypep erlaubt es Ihnen, Abwesenheitsarten im Urlaubskalender zu definieren, sodass die Urlaubsverwaltung ganz an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Teams angepasst ist.

Urlaub verwalten mit Easypep

Die geleistete Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter können Sie in Form von Tabellen exportieren und auswerten, um Ihre Personalplanung darauf aufbauend weiter zu optimieren.

Stärken von Easypep:

  • Multifunktionaler Planer: Schichten, Abwesenheiten und Personaleinsatz in einem Tool managen

  • Modul zur Arbeitszeiterfassung steht als Erweiterung bereit

  • Flexible und kostengünstige Lösungen

HRworks

HRworks ist eine Rundum-HR-Suite, die neben der Urlaubsverwaltung auch Funktionen beispielsweise für das Recruiting oder das Reisemanagement umfasst. HRworks ist somit für Unternehmen geeignet, die nach einem globalen Softwaresystem für Ihre Personalabteilung suchen.

Das Tool berechnet anhand der von Ihnen eingegebenen Personaldaten und Informationen über Beschäftigungs- und Vertragsarten die individuellen Urlaubsansprüche Ihres Personals automatisch.

HRworks Personalsoftware

Die Stärken von HRworks:

  • Individuelle Anpassung der Abwesenheitsarten, Feiertage und Arbeitspläne

  • Berechnung des Bradford-Faktors, um Absentismus frühzeitig zu erkennen

  • Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis (bei mind. 20 Nutzern nur 6€ pro Nutzer)

PayFit

PayFit ist kein Urlaubsplaner an sich, sondern eine HR-Software für KMUs, die die Lohnbuchhaltung und das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement in einem einzigen Online-Tool zentralisiert.

Das verfügbare Urlaubsguthaben steht den Mitarbeitern jederzeit zum Abruf bereit und die Erfassung von Fehlzeiten erfolgt automatisch. Auch das Stellen von Abwesenheitsanfragen ist in nur wenigen Klicks erledigt.

Payfit-Urlaubsplaner: Mitarbeiter Ansicht

Darüber hinaus bietet es eine globale Transparenz für Manager und Führungskräfte: Mitarbeiterpräsenz, Verwaltungsdaten, Urlaubsplanung usw. - alles ist online und mit sicherem Zugriff verfügbar.

Die Stärken von PayFit:

  • Proaktiver und kompetenter Kundensupport

  • Einsparung von durchschnittlich drei Tagen pro Monat für die administrative Verwaltung Ihres Personalwesens

  • Ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten

Timebutler

Timebutler ist ein Urlaubsplaner, der Ihnen beim Verwalten der Ab- und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter unter die Arme greift. Das Tool ist ebenso simpel wie genial und gibt Management, Abteilung und Individuum dank einer sehr visuellen Darstellung einen klaren Überblick über die Urlaubszeiten, Anträge und Abwesenheitstypen.

Zudem umfasst das Tool auch Werkzeuge für die Zeiterfassung, wodurch Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter sowie beispielsweise den Fortschritt von Projekten jederzeit messen und überwachen können.

Das Tool gibt Ihnen außerdem die Möglichkeit, individuelle Nutzerrechte, Ansichtsoptionen, Maskierungen und Vertreterrollen einzustellen.

Timebutler Urlaub und Abwesenheit

Die Stärken von Timebutler:

  • Hochgradig individualisierbare Software

  • Extrem einfache Bedienung und übersichtliche Kalenderdarstellungen

  • Umfassende Definition der Nutzerrechte für jeden Angestellten

Vereinfachtes Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement

Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit der Mitarbeiter mit einer Online-Software vereinfacht nicht nur den Antrags- und Validierungsprozess, sondern spart sowohl HR-Managern als auch Arbeitnehmern jeden Monat viel Zeit.

Die Herausforderung der Urlaubsverwaltung wird von Urlaubsplaner-Software also wesentlich gemildert. Oft umfasst die von der Anwendung geleistete Automatisierung die Zeiterfassung oder Erstellung von Gehaltsabrechnungen und zentralisiert so HR-Daten an einem Ort - oder der Urlaubsplaner ist Bestandteil einer HR-Software. All dies lässt Ihre Personalmitarbeiter schneller und fehlerfreier arbeiten, Ressourcen effektiver verwalten und die Digitalisierung Ihres Personalwesens noch ein Stück weiter vorantreiben.

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