Interne und externe Personalbeschaffung im Vergleich - Welche Methode wann anwenden?

Interne und externe Personalbeschaffung gehören zu den HR-Prozessen, die ein Unternehmen in Abhängigkeit von seinen jeweiligen Ressourcen anwenden muss. Es kann sich dabei beispielsweise um die Schaffung einer neuen Stelle oder das Finden von Nachfolgern ausscheidender Mitarbeiter beinhalten. Betrachten wir die Vor- und Nachteile jeder dieser beiden Recruitment-Methoden, die jeweils verschiedene Zielgruppen zu verwalten haben: bestehende Mitarbeiter oder externe Bewerber.

Die interne Personalbeschaffung besteht darin, potenzielle Kandidaten für eine neu geschaffene oder frei gewordene Stelle intern zu suchen, bzw. aus dem Personalbestand des Unternehmens,  um die strategischen oder operativen Bedürfnisse des Unternehmens bestmöglich zu erfüllen. Ziel ist es, den geeigneten Mitarbeiter zu finden.

Der unbestreitbare Vorteil dieses Verfahrens: Der in neue Funktionen beförderte Mitarbeiter ist bereits gut in das Unternehmen integriert und ist mit seiner Kultur und Organisationsstruktur sowie seinen Arbeitsabläufen und Ressourcen, seiner Entwicklungspolitik und ähnlichem bereits vertraut.

Daher bietet interne Personalbeschaffung unter anderem die folgenden Vorteile:

• Die Integration der Person ist bereits effektiv, was der Personalabteilung insbesondere in operativer Hinsicht Zeit und Kosten spart.

• Der Mitarbeiter ist besser in der Lage, alle Dimensionen seiner neuen Mission zu bewerten, da er das Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, bereits kennt.

• Die Recruiting- und Onboarding-Kosten werden so minimiert.

Internes Recruiting hat zudem auch sehr positive Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke bzw. das Employer Branding des Unternehmens: Die Entwicklungsmöglichkeiten werden konkretisiert und bewährt.

Der Personalchef kann durch ein perfekt kontrolliertes Talentmanagement das volle Potenzial des Humankapitals ausschöpfen. Mithilfe interner Beförderungen kann er positiv innerhalb der Firma kommunizieren und so die Einstellungspolitik bewerben.

Aus dem Vertrauen heraus, das einem beförderten Mitarbeiter entgegengebracht wird, kann er seine Fähigkeiten weiterentwickeln und bestimmte Kompetenzen schärfen.

Die interne Personalbeschaffung eliminiert des Weiteren auch Kosten im Zusammenhang mit den Gebühren von Headhuntern und Personalvermittlern sowie das Risiko einer Fehlrbesetzung.

In einigen Fällen muss die intern beförderte Person vor dem Antreten ihrer neuen Position eine spezifische Aus- oder Fortbildung absolvieren, um so alle notwendigen Fähigkeiten zu erwerben. Dieser Zustand beansprucht zeitliche und finanzielle Ressourcen, die das Unternehmen natürlich bereitstellen muss. Eine solche Investition setzt ein entsprechendes Potenzial seitens des betroffenen Mitarbeiters voraus.

Ein weiterer Nachteil ist, dass das Thema Umzug die ursprüngliche Motivation der beförderten Person abkühlen kann. Wer übernimmt die Umzugskosten? Ist der Mitarbeiter bereit, seine Umgebung zu wechseln? Der Arbeitgeber muss im Falle eines anstehenden Umzugs daher solide Argumente zur Förderung einer internen Mobilität haben.

Darüber hinaus kann es sehr schädlich für das Arbeitsklima sein, wenn sich herausstellt, dass eine Beförderung aufgrund von Günstlingswirtschaft oder gar Nepotismus erfolgt. Es ist unerlässlich, Chancengleichheit, Transparenz und professioneller Objektivismus innerhalb eines Unternehmens haben daher oberstes Gebot.

Dies kann das reibungslose Funktionieren der Organisation behindern, und die Firma kann daraufhin ein gutes aber bislang nicht befördertes Mitglied verlieren, welches sich anderweitig nach Beschäftigungsalternativen umgeschaut hat.

In bestimmten Situationen kann der interne Rekrutierungsprozess daher eine schlechte Idee sein. Dann muss das Unternehmen darüber nachdenken, sich an die Außenwelt zu wenden, um einen Bewerber einzustellen, dessen Profil eine neue Vision und Perspektive verspricht. Dies gilt besonders dann, wenn die Entwicklung einer Unternehmung stagniert, neue Ideen benötigt oder Wettbewerbsvorteile ausgearbeitet werden müssen.

Eine externe Personalbeschaffung kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn das Unternehmen stark wächst. Ein davon ausgehender erhöhter oder spezifischer Personalbedarf, einhergehend mit einer umfangreichen Talentsuche außerhalb Ihrer Unternehmung unterstützt dann die Entwicklung. Ziel ist es, die geeignete Kandidaten zu finden. Aber wie kann das effizient gehen?

Keine Sorge! Dafür existieren leistungsfähige Tools, wie zum Beispiel Greenhouse, das faire und strukturierte Rekrutierungsprozesse optimiert. Durch Funktionen für das Applicant Tracking, die Erstellung von Karriereseiten, die Analyse der Kandidaten-Pipeline, das Posten auf Jobbörsen, Datenberichte, und vieles mehr, sind Sie in der Lage, Ihr Rekrutierungsprozess auf nächster Ebene zu bringen: von der Suche nach Kandidaten bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter!

Ein wichtiges Argument: Die Entscheidung, externe Kandidaten zu suchen, bedeutet den Zugang zu einem breiteren Bewerberpool, in dem die Motivationen für Veränderung und berufliche Weiterentwicklung eines jeden potenziellen neuen Mitarbeiters klar erkennbar sind.

Das externe Recruitment hat den Vorteil, die positiven Ergebnisse des Unternehmens nach außen hin zu kommunizieren. Es ist notwendig, bewährte Argumente und überzeugende Leistungen darzustellen, um potenzielle Kandidaten anzuziehen. Somit ist es auch eine Gelegenheit, die Arbeitgebermarke und das Engagement des Unternehmens in Bezug auf das Humankapital zu fördern, diesmal jedoch mit Menschen außerhalb des Unternehmens als Zielpublikum.

In den meisten unternehmerischen Kontexten lassen sich folgende Vorteile der externen Personalbeschaffung feststellen. Sie können:

• junge Talente einstellen, die sich eher der Unternehmenspolitik anschließen.

• diese jungen Mitarbeiter an das Unternehmen binden, indem sie durch die gesammelte Erfahrung und Kompetenzentwicklung wachsen.

• ihre Erwartungen an ein gewünschtes Profil - einschließlich Fähigkeiten, Know-how und zwischenmenschlichen Fähigkeiten - zum Ausdruck bringen.

Der Personalverantwortliche stellt durch die Verfolgung einer externen Recruiting-Strategie eine qualifizierte Person ein, die gleichzeitig motiviert ist, in ein neues Team einzusteigen und an einem bestimmten Projekt teilzunehmen.

Darüber hinaus bringt ein neuer Mitarbeiter seine eigene, objektive Sichtweise auf Herausforderungen und Projekte mit. So wird das Kapital des Unternehmens profiliert und durch Kreativität und frischen Wind bereichert.

Option Nr. 1: Der Personalleiter ist für das externe Recruitment verantwortlich.

Diese Aufgabe kann sowohl in Bezug auf das Schalten von Stellenanzeigen als auch auf die Kandidatenauswahl sehr zeitaufwändig sein.

Die Aufgabe kann sich zudem als schwierig herausstellen, wenn es darum geht, Mitarbeiter für spezialisierte Stellen wie beispielsweise zertifizierte Experten mit einem Nischenprofil einzustellen.

Option Nr. 2: Der Personalverantwortliche lagert diese Aufgabe an eine spezialisierte Personalberatung aus, welches über einen Talentpool von qualifizierten Kandidaten in den erforderlichen Berufen verfügt.

Für diese externe Methode ist natürlich ein Budget erforderlich: Es ist notwendig, einen Headhunter mit gutem Ruf zu wählen, um eine treffende Auswahl der Kandidaten entsprechend dem gewünschten Profil zu gewährleisten.

Ein weiterer Nachteil: Ein Newcomer muss sich zunächste an interne Abläufe gewöhnen, das Team kennenlernen, eine gewisse Menge an Informationen verdauen und bestimmten Projekte unter Umständen quasi aus dem Stand heraus annehmen.

Es ist wichtig, sich auf die Integration eines neuen Teammitglieds vorzubereiten und ihm oder ihr die nötige Zeit zu geben, alle neuen Funktionen, Prozesse, Zuständigkeiten und Bedingungen zu verstehen.

Ein selten auftretendes, aber nennenswertes Risiko: Der Eintritt eines neuen Mitarbeiters kann zum Austritt eines guten und bewährten Beschäftigten aus dem Unternehmen führen - sei es aufgrund von Unterschieden bzw. Unstimmigkeiten in der Arbeitsweise, aus einem internen Wettbewerb heraus oder aus persönlichen Gründen.

Eine Talentmanagementsoftware - wie kiwiHR oder Talentsoft - bietet dem Personalchef mehrere Vorteile, um die Belegschaft seines Unternehmens karriereorientiert zu verwalten:

• Die Software zentralisiert alle Informationen und Daten, die für das jährliche Mitarbeitergespräch relevant sein können.

• Sie bildet die Fähigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiters ab.

• Das Programm ermöglicht Ihnen, die Entwicklung und Leistung der betroffenen Person zu visualisieren.

• Sie erhalten die Möglichkeit, ein dem Stellenprofil entsprechendes Profil in Echtzeit zu identifizieren.

• Trainingsbedarf ist direkt aus der digitalen Personalakte eines jeden Ihrer Mitarbeiter ersichtlich.

Software für die Personalsuche und -beschaffung  - wie Prescreen oder Recruitee - werden zu wertvollen Verbündeten im Online-Recruitment, die Zeitersparnis und Präzision beim Management und der Auswahl von Kandidaten bringen.

Die Hauptvorteile dieser Tools für Personalverantwortliche oder Personalvermittler sind unter anderem:

• die Erstellung einer Karriereseite, über die Sie Ihre Arbeitgebermarke bewerben können,

• die parallele Veröffentlichung Ihrer Online-Stellenausschreibung auf Jobbörsen und Social Media Kanäle (Social Recruiting),

• ein effizientes Bewerbungs- und CV-Management durch eine intelligente Bewerberdatenbank,

• die Bewerberverfolgung und Verlauf der Kommunikation mit Kandidaten,

• die kollaborative Verwaltung und Auswahl der Bewerber mit Kommentarfunktionen für das gesamte von der Personalsuche betroffene Team, sowie

• Filter- und Suchoptionen für eine ideale Übereinstimmung zwischen dem Stellenangebot und den eingegangenen Bewerbungen.

Damit Sie die verschiedenen Quellen der Personalbeschaffung besser vergleichen können, stellen wir Ihnen die folgende Tabelle zur Verfügung, in der ihre jeweiligen Stärken und Schwächen sowie empfehlenswerte IT-Tools zusammengefasst sind:

Wie gehen Sie bei der Personalbeschaffung vor? Intern oder extern? Empfinden Sie bestimmte Schritte auf dem Weg zur Neueinstellung als besonders essentiell? Berichten Sie uns gerne von Ihren Erfahrungen zu den Methoden der Personalbeschaffung!