Interne und externe Personalbeschaffung im Vergleich - Welche Methode wann anwenden?

Interne und externe Personalbeschaffung im Unternehmen

Interne und externe Personalbeschaffung gehören zu den HR-Prozessen, die ein Unternehmen in Abhängigkeit von seinen jeweiligen Ressourcen anwenden muss. Es kann sich dabei beispielsweise um die Schaffung einer neuen Stelle oder das Finden von Nachfolgern ausscheidender Mitarbeiter beinhalten. Betrachten wir die Vor- und Nachteile jeder dieser beiden Recruitment-Methoden, die jeweils verschiedene Zielgruppen zu verwalten haben: bestehende Mitarbeiter oder externe Bewerber.

Inhalt:

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Internes Recruitment

Interne Personalbeschaffung

Quelle: Atman Co.

Die interne Personalbeschaffung besteht darin, potenzielle Kandidaten für eine neu geschaffene oder neu zu besetzende Stelle aus dem Personalbestand des Unternehmens zu suchen, um die strategischen oder operativen Bedürfnisse des Unternehmens bestmöglich zu erfüllen.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Der unbestreitbare Vorteil dieses Verfahrens: Der in neue Funktionen beförderte Mitarbeiter ist bereits gut in das Unternehmen integriert und ist mit seiner Kultur und Organisationsstruktur sowie seinen Arbeitsabläufen und Ressourcen, seiner Entwicklungspolitik und ähnlichem bereits vertraut.

Daher bietet interne Personalbeschaffung unter anderem die folgenden Vorteile:

  • Die Integration der Person ist bereits effektiv, was der Personalabteilung insbesondere in operativer Hinsicht Zeit und Kosten spart.

  • Der Mitarbeiter ist besser in der Lage, alle Dimensionen seiner neuen Mission zu bewerten, da er das Umfeld, in dem das Unternehmen tätig ist, bereits kennt.

  • Die Recruiting- und Onboarding-Kosten werden so minimiert.

Internes Recruiting hat zudem auch sehr positive Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke bzw. das Employer Branding des Unternehmens: Die Entwicklungsmöglichkeiten werden konkretisiert und bewährt.

Der Personalchef kann durch ein perfekt kontrolliertes Talentmanagement das volle Potenzial des Humankapitals ausschöpfen. Mithilfe interner Beförderungen kann er positiv innerhalb der Firma kommunizieren und so die Einstellungspolitik bewerben.

Die Möglichkeit, neue Aufgaben zu übernehmen, stärkt das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter und verleiht ihrer Motivation Flügel.

Aus dem Vertrauen heraus, das einem beförderten Mitarbeiter entgegengebracht wird, kann er seine Fähigkeiten weiterentwickeln und bestimmte Kompetenzen schärfen.

Die interne Personalbeschaffung eliminiert des Weiteren auch Kosten im Zusammenhang mit den Gebühren von Headhuntern und Personalvermittlern sowie Fehler im Bezug auf den Person-Job-Fit, die von diesen leichter begangen werden können.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

In einigen Fällen muss die intern beförderte Person vor dem Antreten ihrer neuen Position eine spezifische Aus- oder Fortbildung absolvieren, um so alle notwendigen Fähigkeiten zu erwerben. Dieser Zustand beansprucht zeitliche und finanzielle Ressourcen, die das Unternehmen natürlich bereitstellen muss. Eine solche Investition setzt ein entsprechendes Potenzial seitens des betroffenen Mitarbeiters voraus.

Ein weiterer Nachteil ist, dass das Thema Umzug die ursprüngliche Motivation der beförderten Person abkühlen kann. Wer übernimmt die Umzugskosten? Ist der Mitarbeiter bereit, seine Umgebung zu wechseln? Der Arbeitgeber muss im Falle eines anstehenden Umzugs daher solide Argumente zur Förderung einer internen Mobilität haben.

Darüber hinaus kann es sehr schädlich für das Arbeitsklima sein, wenn sich herausstellt, dass eine Beförderung aufgrund von Günstlingswirtschaft oder gar Nepotismus erfolgt. Es ist unerlässlich, Chancengleichheit, Transparenz und professioneller Objektivismus innerhalb eines Unternehmens haben daher oberstes Gebot.

Ein Mitarbeiter, der sich diskriminiert fühlt, verliert seine Motivation und kann sich anderen Kollegen gegenüber sogar demotivierend verhalten.

Dies kann das reibungslose Funktionieren der Organisation behindern, und die Firma kann daraufhin ein gutes aber bislang nicht befördertes Mitglied verlieren, welches sich anderweitig nach Beschäftigungsalternativen umgeschaut hat.

In bestimmten Situationen kann der interne Rekrutierungsprozess daher eine schlechte Idee sein. Dann muss das Unternehmen darüber nachdenken, sich an die Außenwelt zu wenden, um einen Bewerber einzustellen, dessen Profil eine neue Vision und Perspektive verspricht. Dies gilt besonders dann, wenn die Entwicklung einer Unternehmung stagniert, neue Ideen benötigt oder Wettbewerbsvorteile ausgearbeitet werden müssen.

Externes Recruitment

externe Personalbeschaffung

Quelle: Medium.com

Eine externe Personalbeschaffung kann insbesondere dann von Vorteil sein, wenn das Unternehmen stark wächst. Ein davon ausgehender erhöhter oder spezifischer Personalbedarf, einhergehend mit einer umfangreichen Talentsuche außerhalb Ihrer Unternehmung unterstützt dann die Entwicklung.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Ein wichtiges Argument: Die Entscheidung, externe Kandidaten zu suchen, bedeutet den Zugang zu einem breiteren Bewerberpool, in dem die Motivationen für Veränderung und berufliche Weiterentwicklung eines jeden potenziellen neuen Mitarbeiters klar erkennbar sind.

Das externe Recruitment hat den Vorteil, die positiven Ergebnisse des Unternehmens nach außen hin zu kommunizieren. Es ist notwendig, bewährte Argumente und überzeugende Leistungen darzustellen, um potenzielle Kandidaten anzuziehen. Somit ist es auch eine Gelegenheit, die Arbeitgebermarke und das Engagement des Unternehmens in Bezug auf das Humankapital zu fördern, diesmal jedoch mit Menschen außerhalb des Unternehmens als Zielpublikum.

In den meisten unternehmerischen Kontexten lassen sich folgende Vorteile der externen Personalbeschaffung feststellen. Sie können:

  • junge Talente einstellen, die sich eher der Unternehmenspolitik anschließen.

  • diese jungen Mitarbeiter an das Unternehmen binden, indem sie durch die gesammelte Erfahrung und Kompetenzentwicklung wachsen.

  • ihre Erwartungen an ein gewünschtes Profil - einschließlich Fähigkeiten, Know-how und zwischenmenschlichen Fähigkeiten - zum Ausdruck bringen.

Wenn das Ziel der Einstellung darin besteht, eine Person an Bord zu holen, die über bestimmte Fähigkeiten verfügt oder Werkzeuge beherrscht, werden die Kosten für interne Schulungen vermieden.

Der Personalverantwortliche stellt durch die Verfolgung einer externen Recruiting-Strategie eine qualifizierte Person ein, die gleichzeitig motiviert ist, in ein neues Team einzusteigen und an einem bestimmten Projekt teilzunehmen.

Darüber hinaus bringt ein neuer Mitarbeiter seine eigene, objektive Sichtweise auf Herausforderungen und Projekte mit. So wird das Kapital des Unternehmens profiliert und durch Kreativität und frischen Wind bereichert.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Option Nr. 1: Der Personalleiter ist für das externe Recruitment verantwortlich.

Diese Aufgabe kann sowohl in Bezug auf das Schalten von Stellenanzeigen als auch auf die Kandidatenauswahl sehr zeitaufwändig sein.

Die Aufgabe kann sich zudem als schwierig herausstellen, wenn es darum geht, Mitarbeiter für spezialisierte Stellen wie beispielsweise zertifizierte Experten mit einem Nischenprofil einzustellen.

Option Nr. 2: Der Personalverantwortliche lagert diese Aufgabe an eine spezialisierte Personalberatung aus, welches über einen Talentpool von qualifizierten Kandidaten in den erforderlichen Berufen verfügt.

Für diese externe Methode ist natürlich ein Budget erforderlich: Es ist notwendig, einen Headhunter mit gutem Ruf zu wählen, um eine treffende Auswahl der Kandidaten entsprechend dem gewünschten Profil zu gewährleisten.

Ein weiterer Nachteil: Ein Newcomer muss sich zunächste an interne Abläufe gewöhnen, das Team kennenlernen, eine gewisse Menge an Informationen verdauen und bestimmten Projekte unter Umständen quasi aus dem Stand heraus annehmen.

Alle diese Elemente bedürfen einer gewisse Anpassungszeit, in der der neue Mitarbeiter nicht voll einsatzfähig ist.

Es ist wichtig, sich auf die Integration eines neuen Teammitglieds vorzubereiten und ihm oder ihr die nötige Zeit zu geben, alle neuen Funktionen, Prozesse, Zuständigkeiten und Bedingungen zu verstehen.

Ein selten auftretendes, aber nennenswertes Risiko: Der Eintritt eines neuen Mitarbeiters kann zum Austritt eines guten und bewährten Beschäftigten aus dem Unternehmen führen - sei es aufgrund von Unterschieden bzw. Unstimmigkeiten in der Arbeitsweise, aus einem internen Wettbewerb heraus oder aus persönlichen Gründen.

Der Rekrutierungsprozess: 8 Schritte zur Neueinstellung

Unabhängig von Ihrer Branche und der Art Ihrer Geschäftstätigkeit ist es wichtig, den Personalbedarf und die gesuchte Qualifikation im Rahmen eines detaillierten Einstellungsplans zu definieren.

Egal, ob es darum geht, eine interne Stellenausschreibung zu veröffentlichen, die zur Beförderung eines Mitglieds des Teams führt, oder darum, einen externen Fachmann  einzustellen - einige Praktiken sind in jedem Fall empfehlenswert. Im folgenden stellen wir Ihnen acht bewährte Schritte für die interne und externe Personalbeschaffung vor.

Schritt 1: Verwenden Sie das geeignete Werkzeug für Ihren Rekrutierungsprozess

Softwareempfehlungen für die interne Personalbeschaffung

Eine Talentmanagementsoftware - wie kiwiHR oder Talentsoft  - bietet dem Personalchef mehrere Vorteile, um die Belegschaft seines Unternehmens karriereorientiert zu verwalten:

  • Die Software zentralisiert alle Informationen und Daten, die für das jährliche Mitarbeitergespräch relevant sein können.

  • Sie bildet die Fähigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiters ab.

  • Das Programm ermöglicht Ihnen, die Entwicklung und Leistung der betroffenen Person zu visualisieren.

  • Sie erhalten die Möglichkeit, ein dem Stellenprofil entsprechendes Profil in Echtzeit zu identifizieren.

  • Trainingsbedarf ist direkt aus der digitalen Personalakte eines jeden Ihrer Mitarbeiter ersichtlich.

Softwareempfehlungen für die externe Rekrutierung

Software für die Personalsuche und -beschaffung  - wie Prescreen oder Recruitee - werden zu wertvollen Verbündeten im Online-Recruitment, die Zeitersparnis und Präzision beim Management und der Auswahl von Kandidaten bringen.

Die Hauptvorteile dieser Tools für Personalverantwortliche oder Personalvermittler sind unter anderem:

  • die Erstellung einer Karriereseite, über die Sie Ihre Arbeitgebermarke bewerben können,

  • die parallele Veröffentlichung Ihrer Online-Stellenausschreibung auf Jobbörsen und in sozialen Netzwerken (Social Recruiting),

  • ein effizientes Bewerbungs- und CV-Management durch eine intelligente Bewerberdatenbank,

  • die Bewerberverfolgung und Verlauf der Kommunikation mit Kandidaten,

  • die kollaborative Verwaltung und Auswahl der Bewerber mit Kommentarfunktionen für das gesamte von der Personalsuche betroffene Team, sowie

  • Filter- und Suchoptionen für eine ideale Übereinstimmung zwischen dem Stellenangebot und den eingegangenen Bewerbungen.

Schritt 2: Definieren Sie die Position und schreiben Sie das Angebot

Jobbeschreibung für die Personalsuche

Quelle: Officevibe

Unabhängig von der Art der Personalbeschaffung, ob extern oder intern, ist es notwendig, zunächst den Verantwortungsumfang der beworbenen Position und das Profil des idealen Kandidaten zu definieren, der die sie einnehmen soll.

In einer Stellenbeschreibung ist es unerlässlich:

  • die Mission, den Aktionsplan und die Ziele im Rahmen der betroffenen Position darzustellen,

  • die für die Erfüllung dieser erforderlichen Fähigkeiten aufzulisten,

  • Angaben über die erforderliche Berufserfahrung zu machen,

  • die erwarteten Sprachkenntnisse zu definieren,

  • die auszuführenden Aufgaben zu bestimmen,

  • Informationen über die Arbeitsumgebung bereitzustellen,

  • das Charakterprofil und benötigte Know-How zu beschreiben,

  • sowie ggf. die Höhe der Vergütung und etwaige Vorteile wie Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse, Vergünstigungen oder Angebote zur Kinderbetreuung mitzuteilen.

Schritt 3: Bewerben Sie die Stellenanzeige

Internes Einstellungsverfahren:

Eine interne Stellenanzeige kann einfach per E-Mail an die Manager der betreffenden Abteilungen, an eine Vorauswahl von durch die Talentmanagement-Software ermittelten Profilen oder direkt an alle Mitarbeiter gesendet werden.

Weitere Verbreitungswege sind das Unternehmensintranet oder das Corporate Social Network, ein interner Netsletter, falls vorhanden, oder die Veröffentlichung von Aushängen in Ihren Räumlichkeiten. Interne Seminare oder Veranstaltungen wie Team-Mittagessen oder Potlucks sind ebenfalls Möglichkeiten, über die Suche nach Kandidaten zu kommunizieren.

Externes Einstellungsverfahren:

Die Jagd außerhalb des Unternehmens ist schwieriger! Personalbeschaffungssoftware ist daher eine große Hilfe, um Ihr Stellenangebot gleichzeitig auf mehreren professionellen Stellenbörsen zu verbreiten.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Stellenangebote potenziellen Bewerbern nahezubringen, ist es, sie in entsprechenden Karriererubriken der Fachpresse zu kommunizieren. Achten Sie dabei stets darauf, das Publikum der Zeitschrift zielgerichtet anzusprechen.

Personalvermittlungsagenturen, deren Haupttätigkeit die Vernetzung von Arbeitgebern und Bewerbern ist, werden auch dazu benutzt, wenden zudem oft den Ansatz des Social Recruitings an: Die Personalbeschaffung erfolgt über die Suche über professionelle soziale Netzwerke wie Linkedin oder Xing. Eine solche Vorgehensweise empfiehlt sich auch für Unternehmen, die eigenständig auf Kandidatensuche gehen!

Schritt 4: Sortieren Sie die Bewerbungen

Bewerbermanagement und CV-Datenbank

Quelle: Human Resources Online

Interne Personalbeschaffung:

Halten Sie Ihr Talentmanagement im Rahmen eines effizienten Personalmanagements auf dem neuesten Stand: Das Abrufen der Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter sollte schnell und unkompliziert erfolgen.

Besonders wenn Sie spezialisierte HR-Software verwenden, sparen Sie wertvolle Zeit, um sich auf die eigentliche Analyse der Bewerbungen zu konzentrieren.

Externe Personalbeschaffung:

Mathematisch gesehen erhalten Sie eine beeindruckende Anzahl von Bewerbungen, die in der Regel von einem Anschreiben und einem Lebenslauf begleitet werden.

Um diesen Zufluss an Informationen zu bewältigen, ohne mit seinem Latein ans Ende zu kommen, ist eine Online-Bewerbungssoftware unerlässlich: Die Abgleichsfunktionen und die kollaborative Vorauswahl durch die Einbeziehung der betroffenen Manager werden eine wertvolle Hilfe bei der Identifikation des neuen Supertalents für Ihr Unternehmen sein.

Schritt 5: Wählen Sie die besten Bewerber

Bewerberauswahl bei der Personalbeschaffung

Quelle: Forefront International / Human Resources Online

Bei gleichwertigen Profilen gibt es nichts Besseres als einen Einstellungstest für eine bestimmte Aufgabe: Sie können beurteilen, wie jeder Bewerber unter den gleichen Bedingungen auf dasselbe Thema reagiert und sich so besser zwischen ihnen entscheiden.

Bei appvizer wurden unsere Autoren vor der Einstellung alle gebeten, einen Artikel mit bestimmten Anforderungen zu verfassen. Unsere Entwickler wurden alle über die spezielle CodinGame Plattform auf eine bestimmte Aufgabe hin getestet.

Schritt 6: Das Vorstellungsgespräch

Die Führungskraft oder eine der Personen, die täglich mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, sollte beim Vorstellungsgespräch anwesend sein: Egal ob sie sich bereits kennen oder nicht, müssen beide Parteien in der Lage sein, fachlich und professionell zu kommunizieren und ihre Vorstellungen von der Stelle frei auszutauschen.

Sie können im Grunde zwei Arten von Interviews durchführen, oder Sie können Ihre Mischung aus beidem machen:

  • Strukturiertes Interview: Der Personalvermittler folgt einem definierten Raster, um das Interview durchzuführen. Damit sollen Werturteile oder subjektive Kriterien beseitigt werden. Nachteil: Der Austausch ist begrenzt, weil er stirken Vorgaben folgt.

  • Unstrukturiertes Interview: Es fördert die Interaktion und spontane Reaktionen. Dies führt dazu, dass der Kandidat sich wohler fühlt, die Möglichkeit erhält, sich frei zu äußern und in der Folge oft besser in der Lage ist, Berufungen zu erkennen. Der Recruiter ist in vielen Fällen angenehm überrascht.

Schritt 7: Die endgültige Einstellung

Neubesetzung einer Stelle

Quelle: Strategy Focused Group

Der Vertrag ist unterzeichnet, die Stellenbesetzung erledigt: Sie haben den idealen Bewerber ausgewählt. Die schwere Aufgabe der Personalbeschaffung haben Sie erfolgreich gemeistert und können sich nun entspannen...

Stopp! So ganz stimmt das nicht...

Eine echte Einstellung ist nur dann vollendet, wenn die Integration und das Onboarding des neuen Mitarbeiters erfolgreich sind:

  • Wenn Sie intern einstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Kollege seine neuen Funktionen korrekt integriert und dass es (für beide Seiten) keine Lücken zwischen Abmachungen und Realität gibt.

  • Wenn Sie extern einstellen, müssen Sie dem neuen Mitarbeiter, wie bereits erwähnt, Zeit geben, sich anzupassen, um sein neues Arbeitsumfeld zu verstehen und sich zu integrieren.

Um den Erfolg der Probezeit zu gewährleisten, sind Zuhören, Dialogs und regelmäßige Besprechungen erforderlich!

Schritt 8: Antworten Sie allen erfolglosen Bewerbern

Eine Antwort, selbst eine negative, ist für einen abgelehnten Bewerber immer noch besser als keine Antwort.

Zudem könnten Sie einen Kandidaten zwar zum gegebenen Zeitpunkt ablehnen, könnten seine Kompetenzen aber in Zukunft gebrauchen.

Achten Sie daher darauf, jeder Person zu antworten, ihr für ihr Interesse an Ihrer Organisation und der Position zu danken und anzugeben, dass Sie mit ihren Lebenslauf mit ihrer Zustimmung gerne aufbewahren möchten.

Wünschen Sie jedem Bewerber Erfolg bei seiner weiteren Jobsuche! Seien Sie positiv und motivierend, jede E-Mail, die an die Kandidaten gesendet wird, spiegelt Ihre Personalpolitik und gutes Personalmarketing wider! Es ist also stets in Ihrem Interesse, auch im Falle einer negativen Antwort den bestmöglichsten Eindruck zu hinterlassen.

Vergleichstabelle: Interne versus externe Personalbeschaffung

Damit Sie die verschiedenen Quellen der Personalbeschaffung besser vergleichen können, stellen wir Ihnen die folgende Tabelle zur Verfügung, in der ihre jeweiligen Stärken und Schwächen sowie empfehlenswerte IT-Tools zusammengefasst sind:

 

Interne Personalbeschaffung

Externe Personalbeschaffung

Vorteile
  • Arbeitnehmer bereits in das Unternehmen integriert

  • Weiterentwicklung und Förderung bestehender Talente

  • Geringe Kosten

  • Förderung der Arbeitgebermarke

  • Höhere Motivation der Bewerber
  • Quelle für neue Sichtweisen und Ideen

  • Bereits spezialisierte Fähigkeiten

  • Großer Kandidatenpool

Nachteile
  • Begrenzter Kandidatenpool

  • u.U. zusätzliche Schulungen nötig

  • Widerstand bei Umzugsbedarf

  • Missgunst oder Neid anderer Mitarbeiter

  • Höhere Kosten

  • Auswahl zeitaufwändig und schwierig

  • Größeres Risiko für schlechten Person-Job-Fit

  • Integrations- und Einarbeitungszeit

Empfohlene Software

Talentmanagement-Software

  • kiwiHR

  • Talentsoft

Software für Personalbeschaffung

  • Prescreen
  • Recruitee

Wie gehen Sie bei der Personalbeschaffung vor? Empfinden Sie bestimmte Schritte auf dem Weg zur Neueinstellung als besonders essentiell? Berichten Sie uns gerne von Ihren Erfahrungen im Bereich interne und externe Personalbeschaffung!

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