Projektdefinition: erster Schritt zum Erfolg Ihres Projekts

Wie entwirft man ein Projekt am besten, damit es nicht zum Scheitern verurteilt ist?

Wie kann man eine Projektbasis erarbeiten, die eine lineare Umsetzung eines Projekts garantieren und dessen Erfolg bestimmen kann?

Das heißt, wie kann man sicherstellen, dass ein Projekt innerhalb des Kosten- und Zeitrahmens abgeschlossen wird? Und dass es gleichzeitig die geplanten Ziele erreichen kann?

All das ist dank einer optimalen Projektdefinition möglich!

Was ist aber eine Projektdefinition? Und wie kann sie optimal in Ihrer Organisation durchgeführt werden, indem alle möglichen Fehler vermieden werden?… Das alles erfahren Sie in diesem Artikel!

Bevor wir uns dem Konzept der Projektdefinition zuwenden, ist es am besten, kurz den Begriff “Projekt” zu definieren.

Der Begriff „Projekt“ bezeichnet eine Abfolge von Aktivitäten, die durch einen Anfang und ein Ende gekennzeichnet ist. Ein Projekt verfolgt, in der Regel, festgelegte Ergebnisse, sowie Zeitrahmen, innerhalb welcher seine Aktivitäten abgeschlossen werden sollen.

Ein Projekt ist also eine Reihe von im Voraus geplanten Aktionen, die einmalig und von fester Dauer ist. Das Projekt zielt darauf ab, ein klares und vordefiniertes Ziel zu erreichen. Dieser Zweck kann durch einen kontinuierlichen Prozess der Planung und Kontrolle von Ressourcen und Zwängen von Kosten, Zeit und Qualität verwirklicht.

Die Projektdefinition bildet die Grundlage eines Projekts. Sie bezeichnet die allererste Projektphase und ist ein relevantes Tool im Projektmanagement, da sie als Fundament eines erfolgreiches Projekts dient.

Konkret geht es um die Festlegung der Vorgaben und die Rahmenbedingungen für eine spätere Projektplanung. Die Projektdefinition ist nämlich die Phase, in der die Grundzüge des Projekts skizziert werden:

→ Durch die Projektdefinition werden Folgende Bestandteile festgelegt:

• Die Ziele,
• Die Zielgruppen,
• Der Arbeitsplan,
• Die Produkte,
• Die erwarteten Ergebnisse,
• Die Partner,
• Der Zeitraum,
• Der Ort, usw.

Die Projektdefinition entspricht der Ideenfindungsphase, das heißt das Vorbereiten eines Projekts.

Die Projektdefinition beginnt mit einer Idee und endet mit dem Verfassen eines Dokuments, des Projektauftrags, das Folgendes zusammenfasst:

• Den Kontext des Projekts,
• Seine Bestandteile,
• Eine erste Schätzung der Projektkosten und der für die Umsetzung benötigten Ressourcen.

Die Projektdefinition endet, als die Hauptaspekte des Projekts skizziert und vom Projektteam mitgeteilt werden. Der Projektdefinition folgt die Planungsphase.

Zunächst ist die Prämisse zu berücksichtigen, dass sich jedes Projekt je nach dem Bereich, in dem es erstellt wird, unterscheidet. Je nach Art des Unternehmens und der Branche, in der sie entstanden werden, nehmen Projekte unterschiedliche Formen an.

Unabhängig von der fachspezifischen Form von Projekten, haben alle Projekte aber einige Hauptelemente gemeinsam. Es sind Elemente, die bei der Ausarbeitung der Projektdefinition berücksichtigt werden müssen.

Die ober genannten Hauptelemente, die ein Projekt definieren und zu seiner Bildung beitragen, sind:

• Zeitlichkeit: Ein Projekt hat immer einen vorher festgelegten Anfang, eine Dauer und ein Ende;
• Einzigartigkeit und Spezifität des Ziels: Ein Projekt erzeugt ein einzigartiges Ergebnis bzw. Produkt;
• Die Bindung bestimmter Ressourcen (Menschen, Geld, Material, Maschinen), die speziell für das Projekt zugewiesen wurden;
• Entwicklung nach Phasen, die den Projektlebenszyklus ausmachen: Konzeption, Planung, Implementierung und Abschluss;

☝ Ein Projekt wird ständig Kontroll- und Verifizierungsphasen unterworfen, um sicherzustellen, dass das Ziel erreicht wird. Den Überwachungsphasen folgen Anpassungsphasen, durch die die notwendigen Änderungen vorgenommen werden.

• Einsatz eines Projektteams;
• Hohe Anpassungsfähigkeit an die komplexen und dynamischen Situationen, in denen das Projekt umgesetzt wird.

Jedes Projekt ist also durch die Kombination aus den Hauptelementen und den Elementen des jeweiligen Sektors gekennzeichnet.

Nichtsdestotrotz besitzen alle Projekte eine besondere Struktur, die als Projektzyklus bezeichnet wird. Es lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Die Ideenfindungsphase (die Projektdefinition);
• Die Planung;
• Die Implementierung;
• Der Abschluss.

In Übereinstimmung mit den oberen Annahmen muss eine relevante Projektdefinition all die oben erwähnten Elemente in Betracht ziehen. Die oben genannten Punkte legen nämlich die Vorgehensweise fest, die zu befolgen ist, um eine relevante Projektdefinition zu verfassen.

Die Hauptelemente müssen sich nämlich in der Projektdefinition widerspiegeln. Tatsächlich ist die Projektdefinition eine erste Skizze, die alle Komponenten des Projekts und alle Phasen zusammenfassend enthalten muss.

Durch die Projektdefinition sollte es leichter zu verstehen sein, wie sich das Projekt entwickeln wird. Es sollte auch damit klarer sein, was sein Inhalt, sein Umfang und sein Ziel sein werden.

Im spezifischen müssen bei der Projektdefinition zwei zentrale Schritte berücksichtigt werden: Vorbereitung und Initiierung.

In dieser Phase der Projektdefinition wird es festgelegt, worum es im Projekt gehen soll und warum das Projekt wichtig ist. Es wird auch entschieden, welche Ziele es verfolgt und welche Ergebnisse damit erreicht werden sollen.

In der Phase der Vorbereitung sollte man versuchen, die folgenden Fragen zu beantworten und Informationen darüber zu sammeln:

• Welche ist die zentrale Frage, um die herum das Projekt entwickelt werden soll? → Problembeschreibung
• Welchen Zweck muss das Projekt verfolgen? → Projektziele
• Welche sind die Methoden, mit denen dieses Ziel erreicht werden soll? → Projektabgrenzung
• Innerhalb welches Zeitrahmens soll das Projekt beendet werden? → Projektabgrenzung
• Welche sind die geschätzten Ressourcen, die für die Verwirklichung des Projekts vorgesehen werden? → Projektabgrenzung
• Welches Projektteam sollte eingesetzt werden? → Projektteilnehmer
• Wer sind die Auftraggeber bzw. die Stakeholder? → Schnittstellenpartner
• In wie viele und welche Phasen soll das gesamte Projekt unterteilt werden?
• Welche sind die Faktoren, die zum Erfolg beitragen können, sowie die Risiken, die bei der Projektdurchführung auftreten könnten?

☝ Beim Verfassen der Projektdefinition ist es wichtig, sich hauptsächlich auf die folgenden drei Elemente zu konzentrieren:

a. Projektziel;

b. Projektzielsetzung;

c. Projektumfang.

👀 Für jeden Faktor fordern Sie die richtigen Informationen seitens der Stakeholders an!

Auf Englisch bedeutet es “goal”. Damit ist der langfristige Nutzen des Projektes für die Stakeholders (betroffenen Interessensgruppen) gemeint.

→ Antwort auf die Frage: Was soll erreicht werden?

Auf Englisch wird sie als “objective” ausgedrückt. Damit sind die Endresultate in der Form von Teilziele gemeint, die innerhalb eines bestimmten zeitlichen und kostgebundenen Rahmen und der vorgesehenen Risikoparameter verwirklicht werden. Durch diese Parameter sollte der festgelegte und erwartete Nutzen erreicht werden.

→ Antwort auf die Frage: Wie soll das Ziel erreicht werden?

Der Projektumfang erklärt, was das Projekt betrifft und was nicht Teil des Projekts ist. Er dient dazu, klare Grenzen zu setzen.

→ Antwort auf die Frage: Was liegt innerhalb und was außerhalb eines Projekts?

☝ Nicht-Projektbereiche erklären ist nützlich, weil damit die Gefahr vermieden werden kann, dass sich der Projektumfang immer weiter vergrößert.

Das kann zum Beispiel passieren, wenn Auftraggeber Sie immer wieder bitten, neue Aufgaben in das Projekt aufzunehmen.

Achtung! Für den Fall, dass Änderungen vorgenommen werden, sollte man diese sorgfältig dokumentieren (zum Beispiel, wenn mehr Budget eingesetzt wird).

Eine Evaluierung der Umsetzbarkeit eines Projekts ist durch die folgenden Methoden möglich:

• Machbarkeitsstudie, die zeigt, ob ein Projekt durchführbar, rentabel und wirtschaftlich relevant ist;
• PoC (Proof of Concept), der überprüft, wenn ein Projekt lohnend sein kann.

In der zweiten Phase der Projektdefinition wird der Projektauftrag geschaffen. Durch dieses Dokument ist es gemeint, die in der Vorbereitungsphase gewonnenen Informationen schriftlich festzulegen.

Der Projektauftrag wird vom Projektmanager geschaffen und dadurch wird generell auch den Projektleiter benannt. Nachdem der Projektauftrag verfasst wurde, werden das Projektteam und die Stakeholder gesammelt. Danach werden die Inhalte des Projekts mit den Stakeholdern abgestimmt (wobei die Entscheidungsvorlage für die Stakeholder Projektantrag genannt wird).

Als der Projektauftrag bzw. der Projektantrag erarbeitet sind, werden sie gestellt und zur Entscheidung vorgelegt.

Die Projektdefinition verfolgt das Ziel, den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten.

Wie bei jeder Art von Arbeit, wenn man keine gute Grundlage legt und nicht richtig anfängt, kann das Ergebnis nur mittelmäßig sein. Das Fundament eines Projekts muss nämlich sauber vorbereitet und gearbeitet werden. Nur so können alle möglichen Probleme, die auftreten können, minimiert, wenn nicht sogar eliminiert werden.

Dank einer guten Projektdefinition ist es also möglich, den Aufwand an Energie zu minimieren. Das ist sowohl für das Projektteam als auch für die Kunden von Vorteil.

Der Erfolg eines Projekts wird in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Ergebnisse gemessen. Ein Projekt wird als erfolgreich angesehen, nicht nur wenn es innerhalb des geplanten Zeitrahmens durchgeführt wurde. Den Erfolg bei einem Projekt erreicht man auch, wenn die verfügbaren Einsatzressourcen ausreichend waren und wenn es die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden.

Wenn Sie alle Anweisungen, die wir Ihnen bisher gegeben haben, befolgt haben… Dann sind Sie auf dem besten Weg für ein erfolgreiches Projekt!

Sollten Sie Fragen oder Zweifeln haben, zögern Sie bitte nicht, uns diese direkt in der Kommentarbox mitzuteilen!