Digitale Zusammenarbeit: Vorteile & Tools für gemeinsame Arbeit

In der heutigen Ära des digitalen Wandels betrifft die digitale Zusammenarbeit jede Art von Unternehmen und jede Strukturgröße. Die Vorteile sind vielfältig: Sichtbarkeit, Produktivität, Wissensaustausch, Wettbewerbsfähigkeit... Aber was steckt richtig dahinter?

Wenn man von digitale Zusammenarbeit spricht, spricht man oft von Collaboration Tools: Sie ermöglichen es einem Unternehmen oder einem Verein, zu geringen Kosten über effiziente Online-Arbeitswerkzeuge zu verfügen, aus der Ferne zu kommunizieren, mit mehreren Personen zu arbeiten und alle Aufgaben des Projektmanagements zu erleichtern.

Gehen wir mal tiefer ins Thema ein und schauen wir uns mal das Konzept des “digital collaboration” genauer an!

Digitale Zusammenarbeit oder virtuelle Zusammenarbeit bezieht sich auf alle kollaborativen Aktivitäten zwischen Mitarbeitern oder Teams. Die Zusammenarbeit an Aufgaben oder Projekten wird durch Online-Kollaborationssoftware erheblich erleichtert und kann daher auch aus der Ferne, d.h. ohne Anwesenheit oder physische Begegnung von Einzelpersonen, durchgeführt werden.

Heutzutage, wo digitale Transformation und Home Office zu einer Norm geworden sind, haben Software as a Service (SaaS) und Plattformen in Bereichen wie Kommunikation, Projektmanagement oder File Transfer eine große Rolle für das Teamwork zu spielen.

Collaboration Tools sind digitale Werkzeuge, die die Zusammenarbeit fördern und über den Begriff der kooperativen Arbeit hinausgehen: Die an einem Projekt beteiligten Personen arbeiten nicht mehr isoliert, in Silos, sondern gemeinsam und in Echtzeit.

Werkzeuge für die Online-Zusammenarbeit, so genannte Groupware, sind entweder monofunktional oder bieten mehrere Möglichkeiten durch verschiedene Software-"Bausteine", die miteinander kommunizieren können.

Liste der Instrumente der Zusammenarbeit (nicht erschöpfend):

• Office-Suite,
• CRM (gemeinsame Kundendatenbank),
• gemeinsame Agenda,
• E-Mail,
• Instant Messaging oder Chat,
• Videokonferenz,
• Task-Manager,
• Plattform zur gemeinsamen Nutzung und Übertragung von Dateien,
• interner Kommunikationskanal (Intranet),
• soziale Netzwerke des Unternehmen,
• kollaborative Plattformen,
• Projektmanagement-Lösung,
• Wissensmanagement-Plattformen,
• interaktives Mindmapping.

Die digitale Zusammenarbeit und ihre Tools sind aus mehreren Gründen vorteilhaft:

• Aus der Ferne kommunizieren
  Digitale Tools erleichtern die Kooperation und Koordination der Teams aus der Ferne und ermöglichen es aus mehreren Standorten zu arbeiten und live auszutauschen. Verantwortungen und Fristen können mit Tools besser gesetzt und gefolgt werden.
  
• Produktivität der Teams
  Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet auch, dass Mitarbeiter keine Zeit mehr in den Verkehrsmittel verlieren und dass sie in einer entspannten Umgebung arbeiten können, in der sie weniger gestört werden… was ihre Produktivität erhöhen kann.
   
• Zentralisierte Informationen
  Alle Kräfte können für ein gemeinsamer Projekt eingesetzt werden, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden. Dank Tools können Mitglieder auf alle Dokumente und Arbeitsgrundlagen gleichzeitig zugreifen. Dateien und Austauschvorgänge werden in Echtzeit synchronisiert.
   
• Sichtbarkeit
  Digitale Zusammenarbeit und Tools schaffen Sichtbarkeit in Ihre Aufgaben: Sie können die Arbeit besser organisieren, indem Sie die Zuweisung und den Fortschritt jeder Aufgabe in Echtzeit verfolgen können. Sie haben also mehr Zeit, um Ihre Arbeitsmethoden zu verbessern.

Bevor Sie sich Webtools oder einer Kollaborationsplattform zuwenden, sind hier 3 Kriterien zu beachten:

• Kriterium Nr. 1: Kommunikation
  Erlaubt die Collaboration-Software Fernkommunikation? Auf welche Weise werden Informationen ausgetauscht? Ist es möglich, mit mehreren Personen live zu kommunizieren?
   
• Kriterium 2: Gemeinsame Arbeit
  Erlaubt die Lösung die Arbeit mit mehreren Personen? Ist eine Zusammenarbeit zwischen Teams an mehreren Standorten möglich? Wie werden Dokumente bearbeitet? Ist es möglich, Dateien auszutauschen?
   
• Kriterium Nr. 3: Projektmanagement
  Erlaubt Ihnen die Plattform, die Arbeit zu organisieren? Wie weisen Sie die Rollen zu? Wie kann man den Fortschritt des Projekts verfolgen? Sind Zwischenfälle vorhersehbar?
   

☝️ Ihre Wahl sollte sich in den meisten Fällen an Tools orientieren, die einfach zu bedienen sind (Ergonomie), Ihnen perfekte Sicherheit bieten und die Möglichkeit bieten, Benutzerrechte zu verwalten.

Ihre Popularität wurde durch die Nutzung im Privaten aufgebaut, bevor sie sich als berufliche Nutzung niederließen.

Skype und Hangouts sind funktional für den Zugang zu Instant Chats. Andere Videokonferenz-Software bieten jedoch weitere professionnelle Optionen.

Trellos Beliebtheit hat aufgrund seiner einfachen Handhabung zugenommen. In der Tat können Sie mit dem Tool auf einfache Weise kollaborative Arbeitsbereiche erstellen: Sie erstellen Karten oder Tabellen, denen Sie Kommentare, Dateien, Beschriftungen und Daten hinzufügen.

Sie können diese Karten mit den Personen Ihrer Wahl teilen. Die visuelle Mechanik von Trello ermöglicht es Ihnen, die Aufgaben eines Projekts im Drag-and-Drop-Modus zu verwalten, genau wie Kanban-Modelle.

Happeo kombiniert eine digitale Arbeitsplatz- und Kollaborationsplattform mit einem sozialen Intranet. Durch die Vereinheitlichung des digitalen Instrumentariums eines Unternehmens in einem integrierten Ökosystem wird die Ablenkung minimiert und Informationssilos aufgelöst.

So wird die Produktivität Ihrer Teams beschleunigt, und Sie haben eine Vision über den Fortschritt der Projekte.

Die Annahme einer kollaborativen Plattform bedeutet, dass sich alle Ihre Web-Tools in einem einzigen Arbeitsbereich befinden, was freie kollaborative Werkzeuge Ihnen nicht immer bieten können.

Digitaler zu werden bedeutet auch, dass man das Change Management berücksichtigen muss: Einige Mitarbeiter können gegen Änderungen der Arbeitsmethoden resistent sein…

💡 Falls Sie also neue Werkzeuge einsetzen wollen:

• Beobachten Sie zuerst den Einsatz Ihres Teams,
• Identifizieren Sie ihre Bedürfnisse,
• Begrenzen Sie die Anzahl der verschiedenen Tools,
• Lassen Sie Ihr Team das Tool testen,
• Sammeln Sie Feedback.