Online-Buchhaltung: Welche Software für mein Unternehmen?

Online-Buchhaltung: Die beste Software im Vergleich

Die Buchhaltung online managen - viele Unternehmer sträuben sich davor. Lassen Sie sich von unserer Auswahl an Softwaretools für die Online-Buchhaltung überzeugen.

Einfache und benutzerfreundliche Schnittstellen, leistungsstarke Funktionen, die kostbare Zeit sparen und gleichzeitig die Einhaltung der Rechnungslegungsgrundsätze und gesetzlicher Vorschriften sicherstellen - das ist das Gesicht der Buchhaltung im Jahr 2019.

Welche Online-Buchhaltungslösung sollten Sie für Ihr Unternehmen wählen? Welche Vorteile bringt eine solche Anwendung? Wir präsentieren Ihnen im Folgenden unsere Auswahl an Buchhaltungssoftware im SaaS-Modus.

Inhalt:

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Was ist Online-Buchhaltung?

Definition

Die Online-Buchhaltung nimmt auf dem Softwaremarkt einen immer größeren Stellenwert ein. Softwarelösungen für die internetbasierte Buchführung sind Werkzeuge, die es erlauben, die Konten und Bücher eines Unternehmens online zu halten und zu verwalten. Sie müssen also keine Buchhaltungssoftware lokal auf Ihrem Computer installieren. Alles, was Sie für das Management benötigen, ist eine Internetverbindung, denn Sie greifen - wie der Name schon sagt - auf alle Daten online zu.

Die Hauptfunktionen einer Online-Buchhaltungssoftware

Mit einem Online-Buchhaltungstool können Sie:

  • den allgemeinen Kontenplan erstellen,

  • Journals führen,

  • Buchungsvorgänge (Soll und Haben) erfassen,

  • Cashflows überwachen,

  • Einträge zentralisieren,

  • die Bankabstimmung mit Ihren Konten durchführen,

  • Ihre Rechnungsstellung verwalten, uvm.

Online-Buchhaltung - ideal für kleine Unternehmen

Software für die internetbasierte Buchhaltung wird aus mehreren Gründen besonders von selbständigen Unternehmern und Kleinunternehmen geschätzt:

  • Sie sind günstig. In vielen Fällen können sogar kostenlose Lösungen für Ihre Organisation ausreichend sein, beispielsweise für Selbstständige, die keine umfangreichen buchhalterischen Funktionen benötigen;

  • Sie sind sehr einfach und intuitiv zu bedienen und erfordern keine tiefgehenden Kenntnisse in der Buchhaltung;

  • Sie sind jederzeit und von unterwegs aus zugänglich, was für Unternehmer, die oft auf Reisen sind, sehr wertvoll ist;

  • Sie bieten eine einfache und übersichtliche Berichterstattung über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens;

  • Sie erleichtern die Kommunikation mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater.

Vorteile der Online-Buchhaltung

Die Verwendung von Online-Software zur Führung Ihrer Buchhaltung ist für CFOs, Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Unternehmer gleichermaßen von großem Interesse, da sie eine Vielzahl an Vorteilen mit sich bringt.

Zeitersparnis

Die Eingaben von Konstanten und Variablen, die bei der manuellen Erfassung von Buchungen beispielsweise mit Hilfe von Excel erforderlich sind, gehören der Vergangenheit an. Ihre Daten werden ausgelesen, ihre Verarbeitung automatisiert und beschleunigt und relevante Zahlen direkt in Folgeperioden übertragen. Sie müssen Ihre Informationen also nicht nach jedem Jahresabschluss neu eingeben.

Fehlervermeidung

Weniger manueller Input bedeutet auch weniger Fehler. Zeitaufwändige Detail-Eingaben, die das Risiko von Unregelmäßigkeiten in Ihren Konten erhöhen, werden eliminiert. Schluss mit Copy-Paste und eigenhändiger Übertragung!

Datensicherung

Online-Buchhaltungslösungen, die auf gesicherten Servern gehostet werden, garantieren ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten, da die Entwickler verpflichtet sind, alle die Cybersicherheit betreffenden Standards und Richtlinien einzuhalten. Mit einer SaaS-Lösung können Sie Ihre Buchhaltungsaktivitäten also sorglos und zuverlässig digitalisieren.

Sicherstellung der Rechtskonformität

Buchhaltungssysteme integrieren automatisch alle Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie die geltenden gesetzlichen Vorschriften für die Buchhaltung, Bilanzierung, Kostenrechnung und Rechnungslegung. Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre rechtskonform und ordnungsgemäß erfassten Daten.

Wie können Sie Ihre Konten online führen?

4 Tipps für eine gründliche Unternehmensbuchhaltung

Tipp 1: Blicken Sie in die Zukunft

Die Buchhaltung erfordert die Einhaltung von Fristen sowie der Nomenklatur des allgemeinen Kontenplans. Ihre Finanzkonten, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Berichte müssen genauen Buchführungsregeln entsprechen.

Gerade, wenn Sie die Buchhaltung nicht gerade zu Ihren Lieblingsbeschäftigungen zählen, sollten Sie nicht bis zur letzten Minute mit Buchungen, Abschlüssen und Co. warten! Geraten Sie in Zeitnot oder Verzug bei der Anmeldung von Steuern oder der Einreichung Ihrer Abschlüsse, drohen Konflikte mit den Steuerbehörden.

Tipp 2: Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse

Nicht alle Unternehmen haben dieselben Bedürfnisse. Dies gilt auch für die von ihnen eingesetzten Tools. Die Größe oder der Tätigkeitsbereich Ihrer Unternehmung sind daher zwei entscheidende Faktoren bei der Auswahl einer passenden Software. Stellen Sie sich eingangs konkrete Fragen, wie z.B:

  • Welche Funktionen benötigen Sie für Ihre Kontenführung?

  • Möchten Sie Ihre gesamte Buchhaltung selbstständig verwalten oder benötigen Sie dazu die Unterstützung eines Steuerberaters?

  • Benötigen Sie nur ein Tool für die Buchhaltung oder sollten auch Funktionen für die Verwaltung Ihrer Rechnungen, Angebote und Spesenabrechnungen inklusive sein?

Tipp 3: Verwenden Sie Software, die sich an Ihr Unternehmen anpasst

Einige Buchhaltungstools sind speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen, Freiberuflern oder selbständigen Unternehmern zugeschnitten. Darüber hinaus können sie dank einer umfangreichen Funktionsbreite oftmals noch genauer an Ihr Unternehmen angepasst werden, um spezifischen und individuellen Anforderungen gerecht zu werden. So kann beispielsweise der Mobilitäts- und Kooperationsbedarf Ihrer Mitarbeiter bei der Auswahl eines möglichst hilfreichen Tools besonders entscheidend sein.

Tipp 4: Trennen Sie Beruf und Privatleben

Die Trennung der Konten des Unternehmens von den persönlichen Konten des Managements ist absolut unerlässlich und wird auch Selbstständigen dringend empfohlen. Da alle Betriebsausgaben gerechtfertigt sein müssen, würde die Vermischung von Privat- und Geschäftskonten Ihre Buchhaltung erschweren und undurchsichtig gestalten.

Was ist mit dem Buchhalter?

Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Buchhaltung an einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater auszulagern. Dieser Ansatz, der für das Unternehmen zusätzliche nicht zu unterschätzende Kosten verursacht, ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

Um diesen Aufwand zu reduzieren, erscheint die cloud-basierte Buchhaltung als ideale Lösung für Entrepreneure und Kleinbetriebe: Sie verwalten Ihre Buchhaltung selbstständig mithilfe eines Online-Tools und nutzen die Dienste eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers nur zur Vorlage Ihrer Jahresabschlüsse. Der externe Experte greift dann verstärkt in beratender Funktion ein, um Sie bei steuerlichen, buchhalterischen oder strategischen Fragen zu unterstützen.

Online-Buchhaltungsprogramme bieten zudem auch einen direkten Zugang für Ihren Buchhalter, um die Kommunikation und den Austausch von Informationen und Dokumenten zu erleichtern.

Top 3 der kostenlosen Tools für die Online-Buchhaltung

Software Unternehmensart Hauptstärke
CashCrtl Kleinstbetriebe, KMUs Übersichtlichkeit
freeFiBU Kleinstbetriebe, KMUs Benutzerfreundlichkeit
Papierkram Startups, Kaufleute, KMUs Finanzbuchhaltung und Zusatztools

CashCtrl: Übersichtlich und auf den Punkt genau

CashCtrl ist eine schweizer Lösung für die Online-Buchhaltung, die in ihrem Kern alle für ein effektives und effizientes Rechnungswesen nötigen Features und Tools beinhaltet. Die Anwendung überzeugt mit enormer Übersichtlichkeit trotz eines relativ schlichten und funktionalen Designs.

In der kostenlosen Variante umfasst das Funktionspaket von CashCtrl unter anderem Grundfunktionen für die:

  • Erstellung und Verwaltung von Rechnungen,

  • Ordnungsgemäße Führung von Buchungs- und Kontenjournals,

  • Erstellung von Jahresabschlüssen,

  • Warenwirtschaft, Artikel- und Anlagenverwaltung,

  • Kontaktverwaltung dank integriertem Personenverzeichnis,

  • Durchführung buchhalterischer Auswertungen und Erstellung personalisierter Berichte.

Cash Ctrl Screenshot Dashboard

 

freeFiBU: Kostenlos und trotzdem umfangreich

freeFiBU ist eine cloud-basierte Buchhaltungssoftware, die sich speziell an KMUs richtet und deren Stärken vor allem in Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit liegen. Die sonst oft als lästig angesehenen Buchungsvorgänge können so schnell und ohne großen Aufwand vorgenommen werden.

Darüber hinaus ist die Funktionspalette für eine kostenlose Anwendung relativ umfangreich: Mit freeFiBU können Sie unter anderem:

  • Vorgefertigte branchenspezifische Buchungsmasken anwenden;

  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen vornehmen,

  • Offene Posten verwalten und ausbuchen,

  • Voranmeldungen der Umsatzsteuer per ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt übertragen,

  • Ihre Daten gegen Entgelt im DATEV-Format an Ihren Steuerberater exportieren.

FreeFibu Online-Buchhaltungssoftware

 

Papierkram: Mehr als nur Buchhaltung

Papierkram ist eine Onlinesoftware, die vor allem die Finanzbuchhaltung ins Auge fasst, aber gleichzeitig über die Kernfunktionen für eine ordnungsgemäße Buchführung hinausgeht und auch mit Tools für das Kunden- und Lieferantenmanagement, die Projektplanung und -budgetierung oder die Zeiterfassung glänzen kann. Wie in einem kleinen ERP-System sind so alle die webbasierte Buchungen direkt betreffenden und ergänzenden Daten zentralisiert und können bequem online verwaltet werden.

Die Besonderheiten von Papierkram sind unter anderem:

  • Einfache Erstellung und individuelles Design von Rechnungen;

  • Steuerrechtliche Sicherheit auch in EU- und Drittländern;

  • Inhaltserkennung und -import aus digitalen Belegen;

  • Zeiterfassung und Projektbuchhaltung.

Der deutsche Buchhaltungs-Allrounder eignet sich insbesondere für Startups, Selbstständige und Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe. Die kostenlose Basis-Version erlaubt unbegrenzt viele Angebote, Belege und Rechnungen sowie Projekte.

Papierkram Dashboard - Online-Buchführung

 

Nachteile kostenloser Software

Kostenlose Buchhaltungssoftware ist nicht im Überfluss vorhanden. Möglicherweise finden Sie daher nicht genau die Lösung, die Ihren Spezifikationen perfekt entspricht. Abgesehen von diesem Problem gibt es noch weitere Nachteile, die sich verstärkt auf Ihren Berufsalltag auswirken können.

Begrenzte Anwendungsmöglichkeiten

Kostenlose Softwareanwendungen oder kostenlose Versionen generell kostenpflichtiger Lösungen sind zumeist nur für eine begrenzte Anzahl von Benutzern, Kunden, Kontakten oder Projekten nutzbar. Der Speicherplatz, sofern überhaupt vorhanden, ist oft minimal und langfristig weitgehend unzureichend.

Begrenzter Funktionsumfang

Die volle Breite an Funktionen ist oft nur mit einer kostenpflichtigen Lizenz verfügbar. Eine kostenlose Version mit den grundlegenden Funktionen kann Ihnen anfangs durchaus genügen. Um aber Zugriff auf die leistungsfähigsten Funktionen zu erhalten, benötigen Sie zumeist ein erweitertes Budget.

Begrenzter Support

Support ist in der Regel nicht Bestandteil einer kostenlosen Lizenz. Im Falle eines Problems, ob technischer oder geschäftlicher Natur, haben Sie keine andere Wahl: Finden Sie die Lösung selbst (und verlieren Sie dadurch einen halben Tag) oder wenden Sie sich an den kostenpflichtigen Kundenservice des Anbieters.

Top 4 der professionellen Tools für die Online-Buchhaltung

Software Unternehmensart Hauptstärke
BuchhaltungsButler Startups Automatisierungsgrad
CANDIS Smartbooks Startups, Kleinstunternehmen Künstliche Intelligenz
FastBill Kleinstunternehmen, KMUs Interoperabilität
sevDesk Startups, Kleinstunternehmen, KMUs Funktionsumfang

BuchhaltungsButler: Automatisch zum (Buchungs-)Erfolg

BuchhaltungsButler überzeugt mit einem enorm hohen Grad an Automatisierung, der es erlaubt, Buchungsabläufe zu beschleunigen. Belege werden dank OCR-Technologie eingescannt, erfasst und digitalisiert. Das Sortieren, Kategorisieren und Kontieren übernimmt die Software anschließend für Sie.

Das endgültige Bestätigen der Buchungsvorgänge liegt dann wiederum bei Ihnen, sodass alle Vorgänge trotz der automatischen Schritte validiert und verifiziert werden und alles seine Richtigkeit behält.

Mit BuchhaltungsButler haben Sie zudem eine Software für die Finanzverwaltung, die dank SSL-Zertifizierung, DSGVO- und GoBD-Konformität sowie ausgeklügelter Backup-Konzepte garantierte Revisions- und Datensicherheit mit sich bringt.

 

CANDIS Smartbooks: Intelligent und lernbereit

CANDIS Smartbooks ist eine Anwendung, die viele ihrer Funktionen auf künstliche Intelligenz stützt und so das Arbeiten Ihrer Buchhaltung erleichtert.

Die Software lernt beispielsweise aus den eingegebenen Geschäftsprozessen und schlägt für neue Buchungsvorgänge automatisch die passenden Konten vor. Zudem erkennt CANDIS Smartbooks Skonti-Beträge selbstständig und zeigt Ihnen auf, wo Sie Kosten einsparen können. Außerdem gleicht das Tool Ihre Kontenbewegungen und Rechnungen ab und weist Sie auf eventuelle Abweichungen hin, sodass Sie schnell auf Unstimmigkeiten reagieren können.

Candis Smartbooks Online-Buchhaltung

FastBill: Buchhaltungs-Schnittstelle intern wie extern

Mit FastBill reiht sich ein Kandidat in diese Liste ein, der sich perfekt in Ihr buchhalterisches Gesamtsystem integrieren lässt. Ob Finanzabteilung, Steuerberater, Bank oder Kunden - die Kommunikation mit allen Beteiligten wird vereinfacht und die entsprechenden Prozesse werden automatisiert.

Diese Buchhaltungssoftware eint neben den klassischen Funktionen für die Verwaltung von Rechnungen, Belegen, Buchungsvorgängen und der finanziellen Gesamtsituation des Unternehmens eine Vielzahl an Funktionen, die durch ihre Interoperabilität hervorstechen:

  • Zeiterfassung und Verwaltung der Zugriffsrechte für Mitarbeiter;

  • Digitale Kundenakte und integriertes Kundencenter, über welches Ihre Kunden ausstehende Rechnungen direkt online per PayPal, Klarna oder Kreditkarte begleichen können;

  • Anbindung Ihres Geschäftskontos und Synchronisierung mit Ihren Zahlungsflüssen.

Fastbill Online-Buchhaltungssoftware

 

sevDesk: Das Komplettpaket

Als professionelles Buchhaltungstool umfasst sevDesk alle Funktionen, die Sie für eine rundum sorglose Online-Buchführung benötigen. Von A wie Auftragsabwicklung bis Z wie Zahlungserinnerung lässt sich beinahe jedes erdenkliche Buchhaltungs-Feature in sevDesk finden:

  • Rechnungen können einfach und personalisiert erstellt, bearbeitet oder gruppiert,

  • Kassenbücher geführt,

  • Mahnungen versendet und

  • Lagerbestände verwaltet werden.

Auch können Sie personalisierte Kostenstellen anlegen und so noch mehr Struktur in Ihre Buchhaltung bringen. Die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater und dem Finanzamt wird dank integrierter DATEV- und ELSTER-Schnittstellen vereinfacht und automatisiert.

Die Lösung bietet darüber hinaus branchenspezifische Anpassungen für eine Vielzahl an Berufen, um sich noch gezielter nach Ihrem Unternehmen auszurichten. Mit den zusätzlich angebotenen Add-Ons können Sie zudem je nach Bedarf Zusatzfunktionen zu Ihrem Buchhaltungssystem hinzufügen.

sevDesk für die Online-Buchhaltung

 

Die besten Werkzeuge für Selbstständige und Freiberufler

Sind Sie selbstständig beschäftigt oder üben einen freien Beruf aus und sind auf der Suche nach einer Online-Software, die Sie bei Ihrer Buchhaltung unterstützt? Hier sind drei Werkzeuge, die Ihnen das Leben leichter machen.

Billomat: Unkompliziert und mobil

Die kostengünstige “Solo”-Version von Billomat erlaubt die Nutzung der Software für genau einen Nutzer. Trotz einiger Einschränkungen im Hinblick auf den Funktionsumfang bietet sich diese Variante bestens für Selbstständige oder Freiberufler, die Wert auf eine unkomplizierte Anwendung mit vielen Features legen.

Billomat umfasst unter anderem Funktionen für die:

  • Erstellung personalisierter Rechnungen mit vorgefertigten Rechnungsvorlagen;

  • Digitalisierung von Belegen;

  • Auftragsabwicklung und Angebotserstellung;

  • Inventarverwaltung und CRM.

Interoperabilität ist ein weiteres Stichwort bei Billomat: dank zahlreicher Add-Ons können Schnittstellen u.a. zu Salesforce, Amazon, Google Drive oder Shopify eingefügt werden.

Billomat Dashboard für Online-Buchhaltung

Extra: Die Desktop-Anwendung von Billomat wird durch eine mobile App ergänzt, welche Ihnen zusätzliche Flexibilität und Mobilität ermöglicht.

Kontolino!: So viel Unterstützung, wie Sie mögen

Egal, ob Sie Ihre Buchhaltung komplett in Eigenregie oder doch mit der zeitweisen oder intensiven Unterstützung eines Steuerberaters abwickeln möchten, mit Kontolino! steht Ihnen eine Software zur Verfügung, die Ihnen unter die Arme greift, wo immer Sie Unterstützung benötigen, aber dennoch große Flexibilität und Spielraum in Bezug auf das Ausmaß der Autonomie Ihrer Arbeitsprozesse bietet.

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer oder Freiberufler nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, ist Kontolino! so eine perfekte Möglichkeit, Ihre Finanzdaten übersichtlich zu verwalten.

Unternehmensbuchhaltung online mit Kontolino

Extra: Kunden schätzen insbesondere den persönlichen Support von Kontolino! für seine leichte Erreichbarkeit und umfassende Unterstützung bei Anwendungsfragen.

tagwerk: “Selbst ist der Freelancer”

tagwerk ist ein Buchhaltungstool, das sich gezielt an nicht-bilanzierungspflichtige Selbstständige, Freelancer und Freiberufler richtet. Mit dieser Lösung können Sie Ihre einfache Buchhaltung mühelos (und dank mobiler App auch unterwegs) online bewältigen.

tagwerk integriert alle essentiellen Werkzeuge für eine vollständige Erfassung und Verwaltung Ihrer Finanzen: von Buchungen, der Erstellung von Rechnungen und der Belegerfassung bis hin zur Einkommensüberschussrechnung (EÜR) ist alles inbegriffen, was ein selbstständiger Unternehmer für seinen Buchhaltungsalltag braucht.

Tagwerk Online-Buchhaltung für Freelancer und Selbstständige

Extra: Für einen Nutzer ist die Anwendung als Testversion (mit eingeschränkter Rechnungsanzahl) für unbegrenzte Zeit kostenlos.

Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung mit einer Online-Software

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, automatisieren und professionalisieren möchten, werfen Sie einen Blick auf das Angebot an Online-Software, welches von Jahr zu Jahr umfangreicher wird. Die angebotenen Lösungen decken Bedürfnisse für alle Arten von Unternehmen ab und für jedes Budget lässt sich eine Option finden. Sie müssen sich nur entscheiden!

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